Bonjour [NOM], je vous ai laissé un message vocal la semaine dernière au sujet de X et je me permets de vous rappeler pour savoir si vous auriez un moment à me consacrer? Pour rappel, nous [EXPOSEZ VOTRE PROPOSITION DE VALEUR].
Pour leur donner une première bonne impression, l'entretien doit toujours débuter par cette formulation : le nom de l'entreprise, le prénom et le nom de la personne qui reçoit l'appel, puis éventuellement son service ou sa fonction, le tout suivi d'un « bonjour ».
Je m'appelle {votre nom} et je vous appelle de la part de {votre entreprise}. Nous offrons {Brève explication de ce que vous faites/offrez}. J'aimerais vous inviter à {Bénéfice offert par votre produit/service}. Quel serait le bon moment pour vous rappeler afin que nous puissions en discuter davantage ?
« Puis-je me permettre de vous mettre en attente ? » ou « Ne quittez pas, je vous prie » : formule incontournable quand on est dans l'obligation de faire patienter son correspondant. « Je vous remercie d'avoir patienté » : autre formule incontournable après avoir mis son correspondant en attente.
En toutes circonstances, les agents d'accueil doivent garder le sourire, être polis, se montrer disponibles, être à l'écoute et garder leur calme. Il s'agit de mettre le client en confiance en répondant à ses questions et ses attentes quelle que soit la situation.
C'est précisément l'objectif de la méthode Croc en vente : structurer son appel tout en gardant une certaine flexibilité en fonction des réponses de son interlocuteur. Cette technique va au-delà du script de phoning écrit mot à mot.
Pour se présenter, on peut utiliser :
Je suis / Je m'appelle + prénom + nom de famille. Je suis + Madame/Monsieur + nom de famille.
Le téléconseiller doit commencer par se présenter, en donnant le nom de l'entreprise, puis son prénom (ou son nom et prénom en fonction des consignes). Il doit ensuite dire “Bonjour”, puis ouvrir la discussion par une question ouverte et rassurante, comme “comment puis-je vous aider ?”.
Lorsque vous avez le client mécontent au téléphone, commencez par l'écouter. L'écoute active consiste à ne pas interrompre son interlocuteur, éventuellement questionner, reformuler et synthétiser ce que vous avez compris. Ensuite, il vous faudra exprimer votre empathie pour sa situation.
Vous devez répondre avec votre nom et celui de votre société, sans oublier une formule de bienvenue. Par exemple, vous pouvez dire : « Société X, bonjour, je suis Mme Y, que puis-je faire pour vous ? ». Une bonne présentation assure à votre interlocuteur qu'il sollicite la bonne personne et la bonne entreprise.
Si vous avez du mal à sourire au téléphone, dessinez un smiley géant sur une feuille de papier et posez-la devant vous ou accrochez-la au mur et concentrez-vous sur cette image. Au bout d'un certain temps, vous vous serez habitué à faire un grand sourire au combiné ou au microphone de votre casque.
Au revoir, madame. Je vous remercie. Bonne journée!
Comment raccrocher? 1/ Par un mot de remerciement. 2/ C'est la personne qui a appelé qui raccroche en premier. 3/ Si la communication est coupée, c'est le demandeur qui rappelle afin d'éviter que les deux interlocuteurs ne le fassent en même temps.
Dans les situations de travail, vous devriez répondre au téléphone avec votre nom et celui de votre société. Par exemple, vous pourriez dire : « merci d'appeler le garage Ducoin. Je m'appelle Jean, comment puis-je vous aider X Source de recherche ? »
S'il est en colère, renforcez vos manifestations d'empathie. Un truc : placez-vous dans ses souliers et tentez de voir comment vous réagiriez dans la même situation. Montrez aussi que vous avez vraiment la volonté de résoudre le problème. Souvenez-vous que le client est persuadé que sa situation est unique.
Une des bonnes techniques à mettre en place est la méthode SBAM, à savoir : Sourire, Bonjour, Au Revoir, Merci. La posture et le sourire font partie des facteurs clés de l'accueil. La clientèle doit se sentir la bienvenue et considérée dans les 30 secondes après avoir passé la porte de la boutique.
Afin de montrer votre sympathie envers vos clients, n'oubliez pas de les accueillir avec du sourire. C'est une arme simple d'utilisation, mais très efficace pour faire bonne impression. Même une personne agressive pourra s'adoucir si vous lui souriez dès que vous vous apprêtez à lui parler.