Comment Ecrire un mail pour envoyer des documents ?
Monsieur (ou Madame), Par lettre en date du …, vous m'avez demandé de vous fournir les justificatifs suivants : ... Je vous prie de bien vouloir trouver ci-joint, en photocopie, les documents suivants : … Je me tiens à votre disposition pour toute explication complémentaire que vous jugerez souhaitable.
Dans la majorité des services de messagerie, un e-mail avec une pièce jointe sera représenté soit avec un petit trombone soit avec le nom des PJ au niveau de la liste de vos messages.
Les pièces jointes sont généralement indiquées dans une lettre par la mention « Pièce(s) jointe(s) : », « p. j. » ou « PJ : » (les majuscules, points et deux points indiqués doivent être respectés). Cette mention est généralement écrite en bas de la lettre, sous la signature.
[TUTO] GMAIL : envoyer facilement une pièce jointe
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Comment bien commencer un mail ?
Commencer par vous adresser à votre destinataire
Commencez par une appellation correcte de votre destinataire : « Monsieur X / Madame Y » ou par leur fonction : « Monsieur le Directeur ». Évitez de commencer votre e-mail par un « Bonjour », surtout s'il s'agit d'une première prise de contact.
Bonjour Madame, Bonjour Messieurs, Bonjour Madame Nicollet, Bonjour Monsieur Braun, Cher Monsieur, Chère Madame, Monsieur le directeur, Madame la directrice, Monsieur le président, Madame la présidente, Ces formules sont suivies d'une virgule.
Double cliquez sur le mail reçu pour l'ouvrir dans une fenêtre séparée. Cliquez sur l'objet du message. Vous pouvez maintenant le modifier directement et effaçant ou en tapant du texte.
La politesse la plus élémentaire commande de débuter votre mail en écrivant « Bonjour », même si vous ne connaissez pas la personne à qui vous vous adressez. Surtout, si dans votre e-mail vous demandez que l'on vous réponde, n'oubliez pas non plus de remercier par avance votre destinataire.
Pour utiliser cette fonction : ouvrez le message reçu auquel vous souhaitez répondre.
Dans l'entête de la messagerie, cliquez sur « Répondre ». L'adresse électronique de l'émetteur de ce message s'affiche automatiquement dans le champ « À ».
Double cliquez sur le mail reçu pour l'ouvrir dans une fenêtre séparée. Cliquez sur l'objet du message. Vous pouvez maintenant le modifier directement et effaçant ou en tapant du texte. C'est aussi simple que cela !
En lien direct avec le but recherché du courriel, il doit être clair, explicite, et court, et le destinataire doit tout de suite comprendre de quoi il s'agit. ... Ainsi, l'objet d'un courriel est idéalement :
Ouvrez le courrier à rappeler ou à remplacer. Sous l'onglet Message, dans le groupe Actions, cliquez sur Autres actions, puis sur Rappeler ce courrier. Cliquez sur Supprimer les copies non lues de ce courrier ou Supprimer les copies non lues et les remplacer par un nouveau courrier.
Ouvrez l'email que vous avez envoyé, allez dans l'onglet « Fichier » et sélectionnez l'option « Informations ». Plusieurs options s'offriront à vous : cliquez sur « Rappeler ce message. » et le tour est joué !
J'accuse réception de votre courrier/votre lettre/votre rapport du xxx (date) concernant le xxx (libellé). Je l'ai lu attentivement et tiens à vous faire part des observations suivantes : xxx (libellé). Conformément à votre demande, je vous retourne un exemplaire signé et paraphé.
– En réponse à votre courrier du… – Comme suite à votre lettre du… ou Comme suite à notre conversation téléphonique du… – J'ai l'honneur d'accuser réception de votre lettre du… – J'ai l'honneur de vous faire connaître que…