Cliquez sur la petite icône en haut à droite de l'explorateur de fichiers pour montrer le ruban. Vous aurez des options disponibles pour mieux organiser vos fichiers. Le ruban est divisé en quatre catégories : Fichier, Accueil, Partage, Affichage qui sont ensuite divisés en groupe d'actions utiles.
Que ce soit avec le Finder d'un Mac ou l'Explorateur de fichiers sur Windows, vous pouvez simplement glisser et déposer les dossiers que vous utilisez tout le temps dans la barre d'accès rapide. Une fois ajouté, faites simplement un clic droit sur l'icône dossier qui se trouve maintenant dans la barre des tâches.
Dans l'Explorateur Windows, cliquez sur un dossier, puis cliquez sur Choisir les détails dans le menu Affichage. Activez la case à cocher en regard de chaque objet que vous souhaitez ajouter à l'affichage actuel ou désactivez les cases à cocher des éléments que vous ne souhaitez pas afficher.
RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée. Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C'est ce que l'on nomme l'arborescence.
Un dossier comprend : 1) Une page de présentation (page de garde) où figurent un titre, ton/tes nom(s) et prénom(s), la classe ainsi que la date de réalisation du dossier. 2) un sommaire détaillé (parties et sous partie avec la pagination) 3) Une introduction présentant le sujet et la problématique.
Maintenir le système en ordre. Utilisez une corbeille « à trier ». Lorsque vous recevez de nouveaux courriers ou lorsque vous vous retrouvez avec de nouveaux documents, vous ne pourrez pas toujours les classer tout de suite. Placez tous ces papiers en un seul et même endroit et triez-les lorsque vous en avez le temps.
Comment utiliser Explorateur de fichiers : Pour épingler un dossier à Accès rapide, cliquez avec le bouton droit (ou appuyez longuement) sur le dossier, puis sélectionnez Épingler à Accès rapide. Pour partager un fichier, sélectionnez-le, puis sélectionnez Partager sur le ruban.
Désencombrer : mettez de côté ce que vous gardez et supprimez le reste (fichiers, dossiers, logiciels). Trier : gardez uniquement ce qui vous est régulièrement utile et archivez le reste. Ranger et organiser les différents espaces : le bureau et la bibliothèque (documents, images, vidéos, musique).
Organisez vos accès rapides
L'idée, c'est d'organiser vos fichiers à l'intérieur du dossier "EN COURS". Soit directement selon une arborescence la plus claire possible, soit en utilisant des alias pour garder un accès rapide à vos dossiers en cours ou à ceux que vous utilisez souvent.
Les règles de base. Au préalable, il est essentiel d'établir un plan de classement qui permet dans un premier temps de bien classifier et hiérarchiser tous les documents à archiver selon un système d'organisation ou logique de classement. Il faut consigner les données stockées par sujet du général au particulier.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Faites un tri des documents sur votre bureau
Rassemblez toutes les feuilles volantes d'un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat et les classeurs non classés. Faites un tri des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.
UNE INTRODUCTION
L'introduction doit expliquer synthétiquement votre projet, ses enjeux et la démarche de votre association, le tout en une page.
Un dossier comprend : 1) Une page de présentation (page de garde) où figurent un titre, ton/tes nom(s) et prénom(s), la classe ainsi que la date de réalisation du dossier. 2) un sommaire détaillé (parties et sous partie avec la pagination) 3) Une introduction présentant le sujet et la problématique.
Il est : • Court : aller à l'essentiel. Clair : synthétique et aéré. Vivant : structure dynamique (mise en page attractive, utilisation de couleurs, de photos ou de schémas, etc.). Crédible : toutes les informations doivent être correctes et argumentées, notamment le volet financier.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.