Vous pouvez commencer par rappeler l'échéance du paiement à votre client puis lui envoyer une lettre de relance de facture impayée. Sans réponse de la part de votre client, vous aurez la possibilité d'envoyer une mise en demeure de payer.
Envoyer une lettre de mise en demeure
La mise en demeure constitue la dernière forme de relance amiable pour facture impayée. Il s'agit d'un courrier officiel par lequel le créancier somme le débiteur de régler sa dette.
L'émission d'une relance de facture impayée doit respecter un délai. Le délai de paiement de la facture commence à courir à partir de sa date d'émission. Après cette date, l'entreprise créancière peut entamer une procédure de recouvrement amiable en envoyant une lettre de relance à son client.
Cas général
Le formulaire doit être envoyé au tribunal judiciaire ou au tribunal de proximité. Le tribunal compétent est celui du domicile (ou du siège social) du débiteur : Personne tenue envers une autre d'exécuter une obligation (qui peut être le versement d'une somme d'argent).
Comme pour une lettre, il vous suffit de mentionner l'objet de votre mail, les date et numéro de la facture impayée, la marchandise ou le service concerné, la demande de paiement. Envoyez le mail avec demande d'accusé de réception et pensez à conserver une trace de l'envoi de ce mail et sa réception par le client.
Vous pouvez mettre en pièce jointe ladite facture non payée. Optez pour un message court, allez droit au but. Portez attention à la rédaction de l'objet de votre message : il doit être court, précis et mentionner les mots “retard”,”facture n°XXXX”, ou “relance”.
Comment demander poliment le paiement d'une facture
Soyez précis dans votre message. Le message ne doit pas être ambigu. Le client doit clairement comprendre que vous demandez le remboursement d'une facture impayée. Rappelez le numéro de la facture que l'on doit vous payer, vous éviterez ainsi des malentendus.
Nous vous remercions d'avance de procéder au règlement de cette facture d'ici le [date]. Si jamais une difficulté vous amenait à devoir retarder votre paiement, nous vous remercions de bien vouloir nous en tenir informés par retour de mail ou au [numéro de téléphone].
Bonjour XXXXX, Je me permets de vous contacter concernant la facture n°XXXXXXX qui arrive à échéance le XX/XX/XXXX, que je vous remets en pièce jointe. Pourriez-vous me confirmer que cette facture vous est bien parvenue et qu'il n'y à aucun bloquant pour son règlement.
La mise en demeure est l'action qui permet de constater l'impayé ou le retard de paiement. Il est conseillé d'envoyer la mise en demeure par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre recommandée électronique avec accusé de réception.
Envoyer un e-mail ou une lettre simple de demande de paiement. Appeler le client par téléphone dans le cas où l'e-mail n'a pas été répondu. E-mail ou lettre de relance. Envisager d'autres procédures (injonction à payer et mise en demeure).
Nous vous prions de vouloir procéder au paiement de ces … euros, dans un délai de huit jours. Nous vous remercions par avance de votre diligence. Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos respectueuses salutations.
Voici un exemple de mail de demande de facture manquante : Madame, Monsieur, Par un règlement en date du [date du paiement], nous avons payé la facture correspondant à [nature de la prestation], via [mode de paiement] pour un montant de [montant].
Quand on demande poliment quelque chose, il vaut mieux utiliser “je voudrais”. À première vue, la phrase suivante est parfaitement correcte: Je veux un café. En effet, grammaticalement, il n'y a rien à redire: le verbe “vouloir” est parfaitement conjugué à la 1re personne du présent de l'indicatif.
Objet : lettre de rappel concernant une facture impayée
Madame, Monsieur, Suite à la vérification de votre compte client et sauf erreur de notre part, la facture n°XX en date de XX n'a toujours pas été acquittée. La date d'échéance étant dépassée, nous vous demandons de régulariser la situation par retour de courrier.
En principe, le délai de prescription d'une facture est de : 2 ans pour les factures adressées à un particulier, 5 ans pour les factures adressées à un autre professionnel.
Pour laisser une dernière chance à votre client, vous pouvez lui adresser un courrier de mise en demeure (idéalement par recommandé avec accusé de réception) spécifiant votre volonté de saisir le tribunal en cas de non-paiement de la facture et des pénalités de retard sous le délai que vous aurez choisi.
En vertu de l'article L441-3 du code de commerce, l'entrepreneur est tenu de vous délivrer une facture si vous la réclamez. S'il ne donne pas suite à vos demandes et si vous avez besoin de cette facture, vous pouvez saisir la juridiction de proximité dont il dépend pour qu'il soit condamné à vous la délivrer.
Puis-je invoquer la prescription pour ne pas payer ma dette ? Oui, il est possible d'invoquer la prescription d'une facture pour ne pas la régler. En effet, il s'agit d'un argument recevable devant le juge et qui rend irrecevable l'action en paiement engagée par le créancier.
Envoyer un rappel par SMS
Sous l'onglet File d'attente , les planificateurs peuvent facilement envoyer un rappel à un client. Recherchez le rendez-vous et sélectionnez Rappels (les trois points ...). Choisissez ensuite Envoyer un rappel PAR SMS.
Vous pouvez simplement rappeler à l'ordre le salarié en lui adressant un courrier afin de lui demander expressément qu'il cesse ses agissements. En cas de réitération de faits similaires, une sanction pourra être prise à son encontre.
Si vous avez le ruban Classique, sous l'onglet Message , sélectionnez Actions > Rappeler ce message. Si vous disposez du ruban simplifié, sélectionnez l'onglet Message , puis sélectionnez Autres commandes (...). Pointez sur Actions et sélectionnez Rappeler ce message.
Quand faire une lettre de relance ? La lettre de relance doit être envoyée dès que le délai de paiement de la facture est arrivé à échéance. C'est à partir de ce moment qu'il faut considérer que le client est en retard dans le paiement et qu'il devient possible d'engager le recouvrement de la facture.
Nous vous prions de vouloir procéder au paiement de ces … euros, dans un délai de huit jours. Nous vous remercions par avance de votre diligence. Nous vous prions d'agréer, Madame, Monsieur, nos respectueuses salutations.