RÈGLE 1 : - Avoir une arborescence la plus courte possible (3 niveaux maxi)5. RÈGLE 2 : - Donner des noms de dossiers les plus courts possibles (20 à 25 caractères maximum). Pour faciliter l'archivage ultérieur : RÈGLE 3- s'interdire d'avoir en même temps des dossiers et des documents dans un niveau donné.
On peut organiser ses fichiers dans une structure hiérarchique. On peut organiser ses fichiers en les groupant dans des dossiers distincts selon leur type (image, son, texte, ...).
Faites un tri des documents sur votre bureau
Rassemblez toutes les feuilles volantes d'un côté et faites un tas. Faites de même avec les pochettes à rabat et les classeurs non classés. Faites un tri des documents, vous ne devez conserver que les papiers administratifs ou comptables ayant une réelle utilité.
Gloomaps est un outil en ligne qui se révèle très pratique quand on veut créer une arborescence de site. Un outil simple et gratuit. Flowmapp est un outil en ligne permettant de concevoir l'architecture de votre site internet. Cet outil vous aide à concevoir et planifier facilement l'expérience utilisateur.
Accédez à l'endroit où vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom de votre dossier, puis appuyez sur Entrée. Pour enregistrer un document dans le nouveau dossier, ouvrez-le, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,accédez au nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
Pensez à ranger vos dossiers dans un endroit sécurisé, à l'abri des jeunes enfants par exemple. Si vous avez l'espace adapté, vous pouvez même ranger certains papiers dans un coffre fort ou un meuble à serrure.
Le plan doit respecter une structure logique de classement; chaque document étant réparti et classé selon un schéma logique comprenant des niveaux hiérarchisés et correspondant à la nature des documents. Ainsi pour chaque document une place précise et définitive lui est attribuée.
Une bonne gestion de ses papiers administratifs demande du temps, de la patience et une très bonne organisation. En effet, il est important d'effectuer de temps en temps du rangement ou un tri radical dans vos papiers administratifs pour éviter de perdre du temps à chercher un papier ou un document en particulier.
Le classement des dossiers administratifs et des papiers administratifs est un outil d'organisation qui doit être élaboré par un organisme et qui doit être appliqué de tous. Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique.
Il est possible de changer l'ordre dans lesquels les fichiers sont affichés dans l'explorateur, en faisant un clic dans un espace vide, et en survolant « Trier par » : ordre alphabétique, type, date… Il est également possible de regrouper les fichiers en catégories distinctes avec la fonction « Regrouper par ».
Une arborescence désigne alors généralement une organisation des données en mémoire, de manière logique et hiérarchisée, utilisant une structure algorithmique d'arbre. Cette organisation rend plus efficace la consultation et la manipulation des données stockées.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Le classement des dossiers
Les documents peuvent être stocker au même endroit de manière très anarchique. Archivage - Il s'agit de ranger les documents sans utilité immédiate mais qu'il faut conserver un certain temps (délai légal) jusqu'à leur destruction.
En bibliothéconomie ou en archivistique, un plan de classement est un outil d'organisation de documents qui facilite leur classement et leur repérage. Il permet de s'orienter de manière logique et hiérarchique — d'un sujet général à un sujet spécifique — dans un fonds d'archives ou une collection.