Le versement d'une gratification au stagiaire est obligatoire dès lors qu'il est accueilli par l'entreprise plus de deux mois : soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour, ou encore à partir de la 309e heure, au cours de la même année scolaire ou universitaire, même si sa présence n'est pas continue.
Une gratification minimale est versée au stagiaire si la durée du stage est supérieure à 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour) au cours de la même année scolaire ou universitaire. En dessous de ces seuils de durée, l'organisme d'accueil n'a pas l'obligation de verser une gratification.
On parle aussi de gratification quand l'employeur est obligé de verser une somme à un stagiaire dès lors qu'au cours d'une année, ce dernier a passé 308 heures ou plus au sein de l'entreprise. Pour calculer la gratification, l'employeur doit faire le décompte du nombre d'heures de présence effective du stagiaire.
Obligation de gratifier un stagiaire
Le stagiaire doit obligatoirement être rémunéré si : le stage dure plus de 2 mois (soit 44 jours) ; dès la 309è heure de stage s'il est effectué de façon non continue. Dans le cas contraire, l'employeur est libre de verser ou non une gratification.
Exemple. Soit un stage du 1er janvier au 30 avril 2022, pour un total de 588 heures (h) réellement effectuées. Compte tenu du plafond horaire de la Sécurité sociale 2022 (26 €), la gratification totale est de : 588 h × 26 € × 15 % = 2 293 €.
Les primes liées à la participation des salariés aux résultats de l'entreprise lorsqu'elles sont versées dans le cadre d'un accord collectif. Les gratifications versées à l'occasion de la remise de la médaille d'honneur du travail, dans la limite du salaire mensuel de base.
Le stagiaire n'étant pas considéré comme un salarié, il ne s'agit ni d'un salaire, ni d'une rémunération, ni d'une indemnité. On parle alors de gratification. Un employeur qui accueille un stagiaire doit lui verser une gratification minimale. Elle est exonérée de cotisations sociales (dans certaines conditions).
Montant minimum
Le montant de la gratification doit figurer dans votre convention de stage. Le taux horaire de la gratification est égal au minimum à 3,90 € par heure de stage, correspondant à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale (soit 26 € x 0,15).
L'employeur qui accueille un stagiaire dans son entreprise peut lui verser une gratification. Le stagiaire n'étant pas assimilé à un salarié, l'employeur ne lui verse pas de rémunération.
La prime de participation est obligatoire pour les entreprises qui emploient plus de 50 salariés sur une période de 12 mois (consécutifs ou non) au cours des 36 derniers mois. Ce dispositif a pour visée de redistribuer une partie des bénéfices de l'entreprise au profit des salariés.
La gratification instantanée c'est le désir d'expérimenter une sensation de plaisir sans délai. Vous voulez quelque chose et vous la voulez maintenant. Dans notre société moderne, tout nous pousse à agir selon le principe de recherche du plaisir.
Les bons cadeaux et/ou bons d'achats sont un excellent moyen de gratifier vos salariés sans payer de cotisation. Ils sont donnés suite à un événement : Noël, mariage, pacs, départ en retraite, fête des mères, fêtes des pères, rentrée scolaire, Saint-Nicolas, Sainte-Catherine…
Madame, Monsieur, Suivant actuellement des études de [précisez] à [précisez le nom de l'établissement], je souhaiterais effectuer un stage dans votre établissement dans le cadre de ma [précisez : 1ère, 2ème…] année de formation. Ce stage de [précisez la durée] devrait avoir lieu dès [précisez la période].
La gratification est versée mensuellement à compter du 1er jour du 1er mois de stage.
Durée maximale
La durée du ou des stages ou formation effectués en milieu professionnel est de 6 mois maximum par organisme d'accueil et par année d'enseignement.
La première justification pour ne pas payer un stagiaire est que l'employeur s'expose à des dépenses non salariales. Certains employeurs vous diront qu'un stage est une formation qui a un coût pour l'entreprise, et de ce fait ne peuvent se permettre de payer à la fois une formation et un salaire.
L'employeur doit respecter un délai de carence entre 2 stages : il est de 1/3 de la durée du stage précédent. Après un stage de 6 mois, l'employeur doit attendre 2 mois avant d'accueillir un nouveau stagiaire sur le même poste. Cette obligation ne s'applique pas si le stagiaire interrompt lui-même le stage.
En matière de jours fériés, le stagiaire est soumis aux mêmes conditions que les autres salariés de l'entreprise . Il est cependant conseillé de préciser les conditions de rémunération et de repos dans la convention de stage.
Le montant de la gratification de stage est aussi déterminant concernant l'obligation de soumettre une fiche de paie ou pas au stagiaire. Jusqu'au seuil de franchise de cotisation, la fiche de paie n'est pas obligatoire. Cependant, l'employeur doit remettre au stagiaire un document écrit qui atteste des sommes versées.
Les revenus générés par le stage doivent être inscrits dans la catégorie « Autres Ressources » à la rubrique « Revenus de stage et de formation professionnelle ». Bon à savoir : les indemnités versées par les entreprises à des étudiants dans le cadre d'un stage inclus dans leur cursus ne sont pas à déclarer à la CAF.
Toutefois, une gratification vous est versée si, au cours de la même année scolaire ou universitaire, la durée de votre stage est supérieure : soit à 2 mois consécutifs (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour), soit à partir de la 309e heure de stage même s'il est effectué de façon non continue.
Les primes d'intéressement et de participation sont deux autres leviers majeurs. Ces primes exonérées de cotisations sociales doivent toutes deux être prévues par un accord d'entreprise. L'intéressement permet à l'entreprise d'associer les salariés aux résultats de l'entreprise et donc les inciter à la performance.
Les avantages qui peuvent se négocier
La date d'embauche. Les vacances et les congés payés. La flexibilité de l'horaire. Le télétravail.
Les primes les plus courantes sont la prime d'ancienneté, la prime de treizième mois, la prime pour l'emploi ou encore les primes liées aux conditions de travail, telles les primes d'astreinte, d'intéressement, d'apprentissage, d'insalubrité, de froid, d'habillement, de chaussures.