Les normes comptables établissent la manière dont les comptes annuels doivent être présentés. Cela permet de comparer les comptes d'une année à l'autre et de garantir aux différentes parties d'une société une image fidèle de son exercice.
L'approbation des comptes annuels d'une société est une étape obligatoire qui fait partie de la vie juridique de toute entreprise. Elle doit avoir lieu une fois par an et permet aux associés de se prononcer sur la gestion de la société et de valider les comptes sociaux.
Cette obligation légale permet de s'assurer que l'entreprise est en conformité avec les normes en vigueur. Cela permet aussi de fournir des informations claires sur la santé économique et financière de la structure.
Les sociétés ont l'obligation de soumettre leurs comptes annuels à l'approbation de leurs associés (SARL) ou de leurs actionnaires (SA - SAS) dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l'exercice.
Seules les sociétés commerciales ont l'obligation légale de faire approuver leurs comptes annuels, qu'il y ait un ou plusieurs associés. C'est le cas pour les SARL, les SA, les SNC, les SAS, les EURL, les SASU, etc. Les sociétés civiles n'ont pas l'obligation d'approuver les comptes annuels.
L'approbation des comptes annuels est une formalité obligatoire pour toutes les sociétés. Elle concerne notamment toutes les sociétés commerciales, mais aussi les sociétés civiles (comme les SCI) pour lesquelles le gérant doit rendre compte de sa gestion par écrit.
L'aptitude légale à signer l'approbation des comptes annuels de l'entreprise revient uniquement au dirigeant de la société.
Le PV doit être signé et paraphé par tous les associés. Le rédacteur doit être le gérant (pour un PV d'assemblée générale de SARL) ou l'un des membres de l'organe exécutif (pour le PV d'assemblée générale de SAS). Si une autre personne tient le rôle, elle doit être expressément nommée et compétente pour la mission.
Les comptes annuels doivent être déposés auprès du greffe du tribunal de commerce à l'une des échéances suivantes : Dans le mois suivant l'approbation des comptes par l'assemblée ordinaire des actionnaires ou de l'actionnaire unique.
Les associés peuvent, par exemple, refuser d'approuver les comptes en raison d'anomalies détectées dans ces derniers telles qu'une erreur, une fraude, une faute de gestion, ou encore un manque de clarté.
Le commissaire aux comptes est, lui, un acteur extérieur à l'entreprise. II contrôle les comptes annuels et pour cela fait un audit comptable et financier.
L'expert-comptable atteste les comptes annuels, c'est-à-dire qu'il valide leur cohérence et vraisemblance auprès de l'administration fiscale. Seul l'expert-comptable a le pouvoir d'attester les comptes annuels, mais cette démarche n'est pas légale et a pour seul rôle de rassurer l'administration.
La Cour des comptes publie l'acte de certification des comptes de l'État, établi chaque année en application de l'article 58 de la loi organique relative aux lois de finances (LOLF).
Les statuts prévoient généralement que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l'approbation de l'assemblée. Une telle obligation peut toutefois, résulter de dispositions, d'origine et de finalité diverses (statuts, agréments, mise en place d'activités commerciales...).
Le dépôt des comptes est obligatoire uniquement pour les sociétés commerciales (SAS, SASU, SARL, EURL, SA…).
Comment certifier conforme le dépôt des comptes annuels ? Lors de l'envoi des documents, il faudra certifier vos documents et en particulier les comptes annuels. Pour se faire, il vous suffit d'inscrire la mention “certifiés sincères et conformes à l'original”.
Ainsi, si la copropriété souhaite ne pas approuver les comptes, cela signifie que les comptes sont faux. Il n'est donc par définition assez difficile de considérer dans le même temps que le syndic puisse être exonéré de toute responsabilité concernant cette inexactitude des comptes.
Le procès-verbal est le document qui sert de preuve quant à l'approbation des comptes annuels de l'exercice, ou leur refus d'approbation par les associés. Il s'agit du seul document reconnu par la loi pour retranscrire les décisions prises par l'assemblée des associés.
Celle-ci est mentionnée dans les statuts de l'association. Dès lors, pour un exercice comptable calé sur l'année civile, la date de clôture est fixée au 31 décembre de l'année. Ensuite, il est parfaitement possible d'adopter une date de clôture autre que le 31 décembre N.
Le Ficoba, fichier des comptes bancaires, créé en 1971, est géré par la Direction générale des finances publiques (DGFIP).
La Courdes comptes et les chambres régionales des comptes
Elle juge les comptes des comptables publics et certifie la régularité, la sincérité et la fidélité des comptes de l'État et de -la Sécurité sociale. De plus, elle assiste le Parlement et le gouvernement en matière de contrôle.
Le quitus c'est l'acte par lequel le mandataire (le syndicat des copropriétaires) reconnait que son mandant (le syndic) a géré de manière régulière le mandat qui lui a été confié, autrement dit a géré correctement la copropriété. En accordant le quitus, le mandant est dégagé de toutes responsabilités dans sa gestion.