Les 5 qualités d'une lettre commerciale sont : Claire, complète, concise, correcte et courtoise.
Il en existe 5 principaux types : de reconnaissance, de plainte, de demande d'informations, d'ordre et de réponse.
La lettre commerciale est un moyen de communication utilisé par l'entreprise pour échanger avec ses partenaires commerciaux. Une lettre commerciale peut ainsi prendre plusieurs formes comme : Un bon de commande. Une offre commerciale.
💡 Une lettre est un écrit adressé à quelqu'un pour lui communiquer quelque chose. C'est également un document officiel ou administratif, généralement sous forme épistolaire, émanant d'une autorité et conférant divers privilèges, missions, etc.; actes expédiés ou non par une autorité.
Les rôles de la lettre
L'auteur (ou émetteur, expéditeur) d'une lettre a un message à délivrer, qu'il adapte en fonction de son destinataire. Une lettre privée peut avoir plusieurs buts : raconter, décrire, expliquer, exprimer des sentiments ou des idées.
Le format de votre lettre doit inclure une adresse de retour (nom et adresse de votre entreprise), une date, une adresse intérieure (nom et adresse du destinataire), un en-tête salutation, un corps de texte et une conclusion.
Pour qu'une lettre soit efficace, elle se doit de répondre à une structure cohérente qui permet au lecteur d'identifier toutes les informations qui lui sont nécessaires. Une bonne lettre est structurée en trois parties: l'en-tête, le corps, la formule de politesse ou salutation.
Formule d'appel (à gauche) : civilité, titre/fonction du destinataire. Introduction : j'annonce pourquoi j'écris la lettre. Corps de la lettre : développement et conclusion. Signature (à droite) : le nom de la personne qui écrit la lettre (même nom que dans les coordonnées de l'expéditeur).
Le document administratif présente des caractéristiques de forme et de fond, communs : l'en-tête, le timbre, le style… il comporte surtout le sceau de l'Etat.
Les fondements du style administratif sont essentiellement constitués par trois faits de caractères, à savoir : - La mission d'intérêt général dont l'Administration est investie ; - La responsabilité de l'Etat qui est engagée par l'action de l'Administration ; - La notion de hiérarchie.
Ce sont : la dignité, le respect de la hiérarchie ; le sens des responsabilités ; l'objectivité ; la courtoisie ; la prudence ; la précision et l'exactitude ; la clarté, la concision et l'efficacité et l'homogénéité.
Chère [nom], Je vous écris pour vous informer que [information à transmettre au client]. Nous sommes conscients que cela peut être frustrant et nous faisons tout notre possible pour résoudre le problème le plus rapidement possible. Si vous avez des questions ou des inquiétudes, n'hésitez pas à nous contacter.
L'offre commerciale inclut donc des expériences clients réussies, et éventuellement les avis des clients satisfaits. Ces éléments, concrets et réalistes, sont souvent bien mieux convaincants qu'une étude de marché : le prospect se fie à ses concurrents directs pour choisir à son tour la solution qui a fait ses preuves.
Le corps de la lettre (plus précisément le corps du texte) comporte l'introduction, le développement et la conclusion. Les idées doivent s'y enchaîner. Fermer l'infobulle naturellement, dans un ordre logique ou chronologique.
L'objet indique brièvement au ou à la destinataire ce sur quoi porte la lettre. Cette mention est très fortement recommandée, parce qu'elle facilite la compréhension du message et le classement du courrier.
Les courriers et courriels peuvent également constituer des preuves. Ils permettent de comprendre les circonstances de l'affaire et peuvent être retenus par le juge s'ils sont suffisamment précis. Ces preuves permettent d'apporter des éléments sur le contenu de l'accord entre les parties.
Votre lettre officielle doit ainsi comporter les données suivantes : vos coordonnées, celles de votre destinataire, le lieu, la date, l'objet de la demande, le récapitulatif des pièces jointes si des pièces sont jointes, la désignation de l'interlocuteur, votre texte, une formule de politesse qui va le clore, et enfin ...