La gestion documentaire veille à garantir l'authenticité, la sécurité et l'exploitabilité des documents d'activité.
La documentation augmente le savoir collectif de tous ceux avec qui vous travaillez. Lorsque le partage d'informations devient la norme dans votre équipe, vous profitez d'une transparence accrue et d'une culture plus collaborative et stratégique.
Ainsi, les principaux enjeux de la GED pour une entreprise sont l'optimisation des processus documentaires, des gains de productivité, le coût de la solution et la sécurité des données. Comprendre la GED doit guider les organisations dans le choix d'un logiciel.
La gestion documentaire, ou gestion intégrée des documents (GID), peut être définie comme un système pérenne de gestion qui a pour but d'organiser et de contrôler l'intégralité du cycle de vie de l'information d'un organisme – de la production (création et réception) des documents à leur archivage ou destruction – par ...
La gestion électronique des documents (GED) se déroule en quatre étapes distinctes. Ces dernières sont : l'acquisition des documents, leur indexation, leur stockage, puis leur diffusion au sein de l'entreprise.
La GED (gestion électronique des documents) désigne un système informatique permettant d'administrer le processus de gestion documentaire numérique dans une organisation. Ce procédé comprend l'acquisition, l'indexation et le classement, le stockage d'informations, l'accès et la diffusion des documents.
La mise en place d'une GED est essentielle pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur gestion documentaire. Elle permet de centraliser les informations et de les rendre accessibles à tout moment et depuis n'importe où, facilitant ainsi le travail à distance et la collaboration entre les équipes.
En somme, le management ou la gestion consiste à prévoir (les buts et les moyens), organiser (les moyens et les méthodes permettant d'atteindre les objectifs), commander (prendre des décisions et donner des directives), coordonner (les actions et les fonctions) et contrôler(les actions menées et comparer les résultats ...
Il sert à mesurer, évaluer et améliorer l'efficience et l'efficacité des ressources utilisées par une entreprise. Il permet également de mieux anticiper les problèmes. Il convient de noter que l'utilisation d'outils de contrôle de gestion ne remplace pas la nécessité de bonnes pratiques de gestion.
La documentation qualité, appelée également “système documentaire” ou “gestion documentaire", est l'ensemble des documents sur lesquels s'appuie un établissement pour formaliser son organisation. Elle constitue un élément-clé pour mettre en œuvre avec succès le système de management de la qualité d'une structure.
3La question de l'accessibilité demeure en effet centrale. C'est la première mission de la documentation : rendre la connaissance accessible.
La mise en place de standards ne vous aide pas seulement à créer une meilleure documentation, mais aussi à la distribuer plus efficacement. Pour être utile, la documentation doit être accessible à toute votre équipe.
Un système documentaire mis à jour, connu de tous doit permettre l'amélioration continue de la qualité et la sécurité des soins. Les soignants depuis longtemps formalisent leurs pratiques au moyen d'outils tels que protocoles, procédures, etc.. Il est essentiel de bien définir les différents termes utilisés.
Voici les avantages de la méthode de recherche documentaire : Données facilement disponibles : Les données sont facilement disponibles dans diverses sources. Il suffit de savoir où chercher et comment l'utiliser. Les données sont disponibles sous différentes formes et leur exploitation constitue le véritable défi.
Inconvénients : Pas forcément adaptées au problème commercial de l'entreprise, informations pas toujours fiables, pas toujours exploitables directement et parfois chères. Le coût d'une étude documentaire dépend : Du type de recherche. Du secteur d'activité
La gestion des documents est le processus de stockage, de localisation, de mise à jour, de partage et de suivi des documents. Les documents peuvent être définis comme des supports écrits, qu'ils soient imprimés ou purement électroniques, qui contiennent des informations à plusieurs fins.
Les grandes étapes d'une étude documentaire sont : la délimitation de l'étude, la recherche d'informations et le tri des informations récoltées.
Auteur, Base de données, Evaluation de l'information, Indexation, Information, Résumé, Synthèse documentaire, Type d'information.
Stockage des documents ; Mise en place d'un système pour faciliter la consultation des archives ; Destruction des documents archivés.