Voici quelques exemples de documents pouvant constituer une pièce justificative comptable : une facture de vente, une facture d'achat, un bulletin de paie, un relevé bancaire, un listing informatique…
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Les délais de conservation de ces documents sont également évoqués.
PIECES EXTERNES
Il s'agit des factures fournisseurs, des diverses notes de débit/crédit clients et/ou fournisseurs, des extraits des comptes bancaires, des documents et autres correspondances à incidence comptable.
1) LE LIVRE-JOURNAL
Ce document comptable retrace la chronologie jour après jour des transactions réalisées par l'entreprise. Selon la nature des opérations (banque, achat, vente), elles sont retranscrites dans des journaux différents : journal des achats, journal des ventes ou journal de banque.
Il existe différentes sortes de journaux selon l'opération comptable à classer. Il est alors question de : journal des ventes. journal des achats.
Les documents comptables obligatoires sont le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire. La balance comptable est quant à elle facultative, mais peut également être un outil précieux pour tenir la comptabilité d'une SARL.
Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou par ordre alphabétique. Vous pouvez également envisager un classement selon le type des documents : documents clients, documents fournisseurs, documents relatifs à la banque, etc.
Ensuite, il est nécessaire de justifier et d'analyser les comptes de gestion, classes 6 et 7. Pour chaque compte, il faut analyser les imputations comptables des charges et des produits. Il faut toujours veiller au bon rattachement de l'exercice concerné.
(Comptabilité) Document comptable justifiant les mouvements d'espèces.
Pour tenir sa comptabilité et produire ses comptes, l'entreprise doit obligatoirement appliquer plusieurs principes comptables : principe de prudence, principe de continuité d'exploitation, principe d'indépendance des exercices, principe d'intangibilité du bilan d'ouverture…
Bilan comptable : une obligation pour toutes les entreprises ? En tant que dirigeant d'entreprise, vous êtes dans l'obligation de dresser un bilan comptable à la fin de chaque exercice fiscal. Il fait partie des documents comptables obligatoires, au même titre que le compte de résultat et l'annexe.
Elle se compose de la déclaration de résultat de l'entreprise, mais aussi de tableaux annexes qui reprennent les éléments de l'exercice fiscal : le bilan comptable, le compte de résultat, la détermination du résultat fiscal ainsi que les éléments hors bilan.
Il est primordial d'archiver et de s'assurer de la bonne sauvegarde de tous les documents, y compris les justificatifs. La dématérialisation prévient alors les phénomènes d'effacement des encres.
Plus concrètement, ces documents justificatifs comptables sont vos factures d'achat, vos factures de vente, notes de frais, relevés de banque, bulletins de salaire, déclarations fiscales...
Le journal comptable est un document recensant l'ensemble des opérations financières d'une entreprise par ordre chronologique et au cours d'un même exercice donné. En entreprise, il est même recommandé de tenir plusieurs journaux comptables appelés des journaux auxiliaires pour une gestion optimale.
Justifier les comptes de trésorerie
En général, pour cadrer les comptes bancaires, un état de rapprochement bancaire est établi et le solde comptable est rapproché du solde figurant sur le dernier relevé bancaire. Pour les comptes de caisse, ils sont comparés avec le dernier brouillard de l'exercice.
Justifier ses soldes clients, c'est expliquer le solde de chaque compte client à la date de clôture. En effet, si un solde client n'est pas nul, alors cela signifie qu'une facture de vente restait en attende de règlement à cette date.
Un ratio inférieur à 1 est considéré comme bon, car il indique que votre entreprise génère des fonds pour financer ses opérations grâce à ses capitaux propres plutôt qu'en s'endettant.
– Conserver et classer les relevés bancaires, qui sont des justificatifs comptables devant être conservés. Nous recommandons de les ranger par ordre chronologique dans un classeur spécifique.
Les quatre états financiers principaux sont le bilan, le compte de résultats, l'état des flux de trésorerie, et l'état des bénéfices non répartis. Généralement, ceux-ci offrent des informations sur la dernière période et la période antérieure, afin d'avoir une base de comparaison.
Sanctions en cas d'absence de comptabilité
Une amende de 9 000 € est prévue pour les SARL, SA, SAS, les sociétés en commandite simple et celles par actions, qui n'auraient pas répondu de leurs obligations de comptabilité.