Des règles fiscales très strictes 289 VII), qui tiennent lieu de facture d'origine (CGI art. 286 et 289), comme celles sur support papier, sont à conserver six ans dans leur forme et contenu originels par l'entreprise émettrice et par l'entreprise destinataire (CGI, ann.
Les factures assorties d'une signature électronique, que l'on dit qualifiées, celles qui sont liées à un certificat électronique, doivent être conservées dans leur forme originale, ainsi que leur contenu non modifié, par l'entreprise chargée de l'émission de la facture.
Les entreprises sont tenues d'archiver leurs documents comptables afin de les conserver et de les rendre accessibles aux agents de l'administration fiscale, tout au long de la durée réglementaire de conservation. Dans ce cadre, l'impression des factures devient : Une obligation légale.
Quelle que soit la raison qui pousse un client à réclamer une copie de facture, vous serez tenu de lui fournir le duplicata demandé, ne serait-ce que pour préserver l'image de votre entreprise.
Comment justifier d'un achat sans facture ? La première chose à faire est de demander un duplicata de la facture manquante à votre fournisseur. Ce document doit porter la mention « duplicata de facture » ou « copie délivrée à la demande de l'acheteur » et « certifié conforme à l'original ».
Le salarié qui ne peut obtenir de duplicata de facture devra, sur une attestation signée de sa main, décliner son identité, ses coordonnées, la raison de sa dépense et son montant. Il doit ajouter la mention « j'ai connaissance des sanctions pénales encourues par l'auteur d'une fausse attestation ».
La facture originale est transmise au client et le fournisseur conserve la copie. Il est à noter que, dans le cas où une facture serait transmise par mail en PDF, du fournisseur au client, et que celui-ci l'imprime pour le traitement, c'est la facture papier qui devient l'original et porte la valeur légale.
Combien de temps conserver vos factures ? Les factures d'électricité et de gaz doivent être conservées cinq ans, de même que les factures d'eau. Les factures de téléphone fixe, mobile et d'abonnement internet doivent être conservées un an.
La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et revêt donc une valeur juridique importante. La facture a plusieurs fonctions, elle matérialise une transaction financière, elle constitue un justificatif comptable et elle sert de support à l'exercice des droits sur la TVA (collecte et déduction).
Quand une facture est-elle prescrite ? En principe, le délai de prescription d'une facture est de : 2 ans pour les factures adressées à un particulier, 5 ans pour les factures adressées à un autre professionnel.
À savoir L'impression sur papier des factures électroniques ne constitue pas une facture d'origine. Il n'est donc ni suffisant, ni nécessaire, d'un point de vue réglementaire, de procéder systématiquement à l'impression puis à l'archivage de ces factures sur support papier.
Est-il obligatoire de fournir une facture ? Lorsque le client est un professionnel, une facture doit obligatoirement être établie pour chaque vente de bien ou prestation de services. Elle doit habituellement être délivrée au moment de la livraison du bien ou de la réalisation de la prestation de services.
Une facture est considérée comme non conforme lorsqu'elle omet certaines informations clés ou présente des erreurs. Ces informations, souvent perçues comme de simples formalités, sont en réalité le socle de la validité de votre facture.
Des preuves à apporter pour refuser de payer une facture ou pour exiger son paiement. D'après l'article 1315 du code civil : Celui qui réclame l'exécution d'une obligation doit la prouver. Réciproquement, celui qui se prétend libéré doit justifier le paiement ou le fait qui a produit l'extinction de son obligation.
Les factures manuscrites : une solution acceptable pour les petites entreprises. En vérité, peu importe à quoi ressemble votre facture à condition qu'elle contienne les informations de base suivantes : Coordonnées de l'entreprise.
Dans la preuve d'achat (ou attestation de paiement) vous retrouverez l'ensemble des informations liées à votre commande et notamment son montant TTC, le montant des frais de port et l'objet de votre achat. Ce document ne peut tenir lieu de facture de TVA.
Les différences entre une facture et un ticket de caisse
Les factures sont éditées avant l'envoi du paiement, tandis que le ticket de caisse est émis après réception du paiement. La facture sert de demande de paiement et le ticket de caisse sert de preuve de paiement.
Chaque omission et inexactitude dans les factures entraine l'application d'une amende fiscale d'un montant de 15€ (selon l'article 1737 du CGI). Attention, ce montant est applicable pour chaque erreur comptabilisée, ce qui signifie que le montant total de l'amende peut vite grimper !
Les actes de naissance et de mariage du défunt ainsi que son livret de famille doivent être conservés à vie. Le testament du défunt doit aussi être gardé à vie, car il peut être nécessaire pour régler la succession. Les documents relatifs à la succession (actes notariés, inventaire du mobilier, etc.)
À noter. Un commerçant a l'obligation de conserver les tickets de carte bancaire pendant 2 ans. Pourquoi les conserver : vos tickets de carte bleue vous permettront de vérifier que les transactions apparaissant sur votre relevé de compte sont bien les vôtres.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
La facture est un élément de preuve d'une opération commerciale et recèle donc une valeur juridique importante. Elle sert par ailleurs de justificatif comptable et de support à l'exercice des droits sur la TVA.
Une facture manquante peut faire, artificiellement, gonfler le bénéfice imposable. Il sera également impossible de récupérer la TVA sur un achat sans facture. Enfin, si l'absence de justificatifs concerne les notes de frais des collaborateurs de l'entreprise, il y a un risque de redressement fiscal par l'URSSAF.
Les signatures peuvent également être utiles lorsque l'entreprise fournit des produits ou des services avant de recevoir le paiement. Une facture signée rend non seulement le paiement légalement obligatoire une fois la transaction terminée, mais elle réduit également le risque de non-paiement de manière générale.