Le classement des documents permet un gain de temps, au même titre que le logiciel de comptabilité. Il diminue les risques de perte de documents. En outre, le classement de documents contribue à suivre sereinement la gestion de son entreprise ainsi qu'à préserver le patrimoine de celle-ci.
Les documents comptables obligatoires sont le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire.
L'essentiel est de ne créer aucune rupture dans la numérotation des pièces comptables. Si votre exercice comptable commence en mars 2022 et que vous éditez une dizaine de factures, celles-ci pourront être numérotées de la manière suivante : 2022-03-01 à 2022-03-10. Puis, en avril, vous poursuivrez avec la 2022-04-11.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Les différentes pièces comptables
Plus concrètement, ces documents justificatifs comptables sont vos factures d'achat, vos factures de vente, notes de frais, relevés de banque, bulletins de salaire, déclarations fiscales...
Un classement précis des pièces comptables
Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Bien classer et conserver les relevés bancaires
De plus, il est recommandé de les ranger dans un classeur spécial (un classeur « Banque » ou, si l'entreprise dispose de plusieurs établissements bancaires, un classeur par agence) par ordre chronologique.
Pour tenir sa comptabilité et produire ses comptes, l'entreprise doit obligatoirement appliquer plusieurs principes comptables : principe de prudence, principe de continuité d'exploitation, principe d'indépendance des exercices, principe d'intangibilité du bilan d'ouverture…
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc.
Il faisait en effet partie des livres obligatoires dans la tenue de la comptabilité de l'entreprise. Dorénavant, le journal (ou livre journal) et le grand livre sont les deux documents obligatoires.
Livre-journal : définition
Aussi appelé journal comptable, le livre-journal comptable est un document comptable qui enregistre tous les mouvements financiers de l'entreprise, à savoir ses recettes et ses dépenses.
Le classement des documents d'une entreprise peut être effectuée de plusieurs manières. Il existe un classement par ordre alphabétique, chronologique, catégorique ou selon le type du contenu. Il est important de mettre à jour régulièrement les archives afin de faciliter le clasement.
L'archivage, c'est le stockage des pièces comptables d'entreprise en respectant les durées de conservation imposées par la loi. En effet, une fois traitées, les données sont classées selon un ordre établi, de façon à garantir leur intégrité et leur traçabilité.
Les livres comptables obligatoires : grand-livre, livre-journal et livre d'inventaire.
En résumé, les pièces comptables représentent toutes les pièces justificatives qui peuvent légitimer les écritures comptables passées dans votre comptabilité générale. Il peut s'agir de factures d'achat, de vente, les relevés bancaires, les talons de chèque, mais aussi les tickets de carte bancaire.
Les pièces justificatives sont des documents commerciaux, de transport et officiels qui, soit appuient des renseignements spécifiques fournis dans la déclaration de marchandises, comme c'est le cas de la facture commerciale (par exemple pour le montant de la facture, le vendeur et l'acheteur), du document de transport ...
Le classement consiste à ranger les informations logiquement, dans le matériel et le mobilier approprié. Le classement doit permettre de retrouver un document, de reclasser un document utilisé et de retirer les documents anciens.
Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.