Qu'est-ce qu'une note de débours ? Une note de débours est comparable à une note de frais : il s'agit d'une avance de frais. Cependant, une note de débours permet de déclarer des dépenses qui sont effectuées pour le compte d'une entreprise tierce.
Les débours sont des sommes engagées au nom et pour le compte de clients de l'entreprise. C'est l'entreprise qui avance les sommes correspondant aux achats mais la facture est établie au nom du client final (qui va rembourser son fournisseur sur présentation du justificatif, à l'euro près).
Les débours n'entrent ni dans vos charges, ni dans votre chiffre d'affaires. Ils sont enregistrés en comptabilité dans le compte 467. En contrepartie, c'est le client final qui pourra déduire la charge dans sa comptabilité et récupérer la TVA s'il y en a.
Alors que les débours sont simplement payés par votre société pour le compte de votre client. Ils sont directement facturés par le fournisseur à votre client, même si c'est vous qui payez.
Définition du débours
Sont appelées débours des sommes d'argent avancées pour le compte ou dans l'intérêt d'une autre personne. On retrouve fréquemment ce terme pour caractériser les frais avancés par les auxiliaires de justice (avocat, greffier, etc.) à un justiciable qui devra, a posteriori, s'acquitter de ces frais.
Une note de frais est un document établi par un salarié qui rappelle l'ensemble des frais professionnels exposés au cours d'une période donnée. Elle est établie dans le but de se faire rembourser les frais par son employeur ; que ce soit au réel ou forfaitaire.
Les débours sont en quelque sorte les notes des indépendants. Ils permettent de se faire rembourser par un client lorsque vous devez avancer de l'argent en son nom. L'avantage de cette solution se situe dans le fait que les remboursements effectués ne sont pas pris en compte comme des recettes.
L'auto-entrepreneur est tenu de mentionner le débours dans sa facture globale. Afin d'en facturer les frais concernés, il doit décrire dans chaque ligne la prestation réalisée et les débours engagés, et ce, pour chaque service. Pour se faire rembourser les débours, il doit joindre les justificatifs à la facture.
Comptabilisation des notes de frais. Les notes de frais des salariés sont généralement comptabilisées dans le compte 6251 « voyages et déplacements » ou le compte 6256 « missions et réceptions ». Souvent considérées comme un complément de rémunération par les salariés, ces notes de frais peuvent être sujettes à abus.
Le montant de la note de débit est d'abord comptabilisé dans le compte « clients » au montant hors taxes. En parallèle, il est crédité au compte des ventes de marchandises, des prestations de services ou des produits financiers s'il s'agit de recouvrer des intérêts.
→ Le trop-perçu n'est pas remboursé, mais comptabilisé dans le compte client pour la prochaine facture que recevra le client. Procédure recommandée: Rapprocher le paiement (trop-perçu compris) de la facture. (Le trop-perçu est automatiquement comptabilisé comme avoir sur le compte «2030 - Acomptes reçus de tiers».)
Les frais de débours sont des sommes avancées au nom et pour le compte de son client par l'auto-entrepreneur. Il s'agit d'une avance qui sera remboursée par le client au centime près. Les frais de débours ne constituent pas du chiffre d'affaires pour l'auto-entrepreneur.
La facture d'avoir ou “note de crédit” est un document comptable qui informe le client d'une rectification ou d'une annulation de la facture initiale et/ou du remboursement de son paiement, total ou partiel. Pour simplifier, c'est une facture négative qui vient annuler ou corriger la facture initiale.
L'entreprise dispose de deux solutions pour refacturer les frais à ses clients : la première, qui est la plus simple, consiste à les intégrer à titre accessoire à la facture de vente qu'elle adresse au client, la seconde consiste à effectuer une facture uniquement pour procéder à la refacturation des frais.
Ce compte peut être utilisé pour comptabiliser les frais accessoires liés aux achats lorsqu'ils ne sont pas incorporés dans ces comptes (607, 605…).
4-1 Remboursement du trop perçu
Dans notre exemple le notaire rembourse 200 € de trop perçu. Pour cette opération il faut utiliser le menu : Compta > Saisie Périodique > Paiement Encaissement Tiers, en choisissant le compte 467500 puis l'option “encaissement venant d'un tiers”.
La refacturation de frais correspond à la situation dans laquelle la société prestataire engage des frais en son nom, puis les récupère en les refacturant à la société cliente concernée. Cela concerne aussi bien des dépenses de logement, que de repas ou de déplacement.
En principe, en relevant de la micro-entreprise, vous ne facturez pas la TVA puisque vous bénéficiez du dispositif de "franchise en base de TVA". Vous ne déduisez donc pas de TVA. Vous devez alors mentionner sur vos factures : "TVA non applicable, art. 293 B du CGI".
Un auto-entrepreneur ne peut pas déduire ses charges
Un auto-entrepreneur paie donc des impôts sur ses frais. Par conséquent, toutes les dépenses professionnelles (emprunt, achats de matières premières, loyer, assurances, téléphone, frais de véhicule, cotisations sociales...) restent à la charge de l'auto-entrepreneur.
Le principe est simple : l'auto-entrepreneur ne peut pas émettre de notes de frais et obtenir le remboursement des dépenses effectuées dans l'intérêt de sa micro-entreprise. Ainsi, il ne peut pas se faire rembourser les frais engagés pour l'achat d'un nouvel ordinateur ou d'un véhicule professionnel.
Elles se justifient par l'exercice de l'activité et/ou l'intérêt de l'entreprise, mais attention, pour être remboursées, les sommes engagées par le salarié doivent être proportionnelles au besoin réel. Les notes de frais sont à la seule charge de l'employeur et ne peuvent venir réduire le salaire versé.
Il s'agit d'un remboursement, il faut donc renseigner les informations à propos du paiement : le montant du remboursement. le moyen de paiement utilisé, le compte en banque ou la caisse.
Une déclaration sur l'honneur consiste à rédiger une lettre expliquant le contexte, le type de frais ainsi que tous les détails utiles (nom du fournisseur, dates, lieux, etc) afin de pallier l'absence de facture.