Archiver des éléments dans Outlook
Sélectionnez un ou plusieurs messages de votre boîte de réception ou de tout autre dossier à archiver. Dans le groupe Supprimer, sélectionnez Archiver. Vous pouvez également utiliser la touche Retour arrière pour archiver immédiatement un ou plusieurs messages sélectionnés.
L'archivage sert principalement à documenter et à prévenir la perte de données. Ce faisant, les e-mails sont stockés de manière sécurisée et leur contenu reste inchangé. Ils peuvent être restaurés si nécessaire, afin de ne pas perdre des contenus importants.
Accéder aux e-mails archivés à partir du volet de navigation
pst archivé dans Microsoft Outlook, passez simplement à la vue Courrier, puis cliquez pour ouvrir le Archives dossier ou ses sous-dossiers dans le volet de navigation. Ensuite, vous pouvez voir les e-mails archivés.
Le Système d'Archivage Électronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
Outlook dispose d'un outil qui vous permet de sauvegarder et de restaurer votre boîte aux lettres à l'aide de l' Assistant d'importation et d'exportation. Pour y accéder, cliquez sur l'onglet fichier > ouvrir & exporter > puis Importer/exporter.
Pour créer une archive Outlook, ouvrez le logiciel de messagerie Outlook, cliquez dans le menu sur "fichier", "paramètres du compte", "fichiers de données", "ajouter". Nommez votre dossier et sauvegardez-le. Vos archives seront sauvegardées sur l'espace de stockage de votre ordinateur à présent.
A Une archive ne peut être lue que par une seule personne. B Une archive ne peut pas être supprimée. C Une archive permet de garder l'arborescence des dossiers.
Double-cliquer sur Archives.
Cliquer sur Installer puis rentrer son mot de passe. Le panneau dédié aux archives est maintenant installé. Cliquer dessus pour avoir accès aux options. Dans le menu déroulant Après la décompression choisir supprimer l'archive.
Cliquez avec le bouton droit sur un courrier et sélectionnez Créer une règle. Sélectionnez le dossier dans lequel déplacer tous les messages de cet expéditeur ou de cet ensemble d'expéditeurs, puis sélectionnez OK. La règle est appliquée à tous les messages entrants.
Dans Outlook Express, cliquez sur le menu Outils puis sur Comptes. Sélectionnez votre compte puis cliquez sur le bouton Propriétés. Dans l'onglet Avancé, cochez la case Conserver une copie des messages sur le serveur. Pour purger le serveur de vos mails, il suffit de cocher la case Supprimer du serveur après 5 jours.
Dans le menu Fichier, pointez sur Ouvrir, puis cliquez sur Fichier de données Outlook. Cliquez sur le fichier . pst que vous souhaitez ouvrir, puis sur OK. Remarque : Le nom du dossier associé au fichier de données apparaît dans la Liste des dossiers.
Les fichiers de données Outlook (. pst) créés à l'aide d'Outlook 2010 sont enregistrés sur votre ordinateur dans le dossier Documents\Fichiers Outlook. Si vous utilisez Windows XP, ces fichiers sont créés dans le dossier Mes documents\Fichiers Outlook.
- Faite un clic droit sur «Archives » puis cliquez sur «Nouveau dossier… ». - Vous pouvez maintenant saisir le nom de votre dossier, dans notre exemple «archive boîte de réception juillet 2012». - Validez en cliquant sur «OK».
Les fichiers de données Outlook (. pst) créés à l'aide de Outlook 2013 ou Outlook 2016 sont généralement enregistrés sur votre ordinateur dans le dossier Documents\Outlook Files.
Sélectionnez un courrier électronique. Glissez-déplacez-le vers un dossier. Remarque : Pour déplacer plusieurs messages, sélectionnez-en un, maintenez la touche Maj enfoncée, puis sélectionnez les autres. Ensuite, cliquez dessus, puis glissez-déplacez-les vers un dossier.
Il est recommandé d'effectuer le transfert de documents au moins une fois par année, afin de respecter les durées de conservation prévues dans les règles de gestion des documents, mais aussi afin d'assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
la réduction des coût liés à l'usage du papier : comme le fait d'imprimer ou d'envoyer des factures, contrats et justificatifs. il limite les risques de destruction d'information occasionnés par le feu ou les dégâts des eaux. il facilite la manipulation des documents et le partage d'informations.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Il est recommandé de conserver ses archives dans un local spécialement affecté à cet effet. Les archives n'aiment pas les excès : il faut être vigilant à la température et au taux d'humidité du local de conservation (entre 16 et 22°C pour le papier et 45% +/- 10% d'humidité relative), ainsi qu'à la lumière.
Le Système d'Archivage Electronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.