Un nom de fichier ou de dossier se doit d'être unique, court, sans espace et significatif. Il faut donc, pour chaque documents ou répertoire, trouver le meilleur compromis entre une désignation courte et une désignation explicite permettant de traduire le contenu qui lui est associé.
Le nom d'un fichier doit être le plus court possible et doit refléter son contenu. Il peut contenir son sujet (rapport d'activité, résultats d'analyse, bilan, etc.), sa date, sa version (si le document est destiné à évoluer).
Une astuce : pour connaître le vrai nom d'un dossier, faites un clic droit sur son nom (vrai ou faux), dans l'Explorateur, choisissez Propriétés et activez l'onglet Partage. Le vrai nom apparaît dans la fenêtre.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Le classement doit être réalisé de manière logique et hiérarchisée. Vous devez créer des dossiers et sous-dossiers allant du plus général, au particulier. C'est ce que l'on nomme l'arborescence.
Recherchez le fichier que vous voulez renommer, sélectionnez-le, puis sélectionnez Renommer dans le ruban (ou appuyez sur F2 sur votre clavier). Tapez le nouveau nom que vous voulez que le fichier soit nommé, puis appuyez sur Entrée.
2 – Règles de nommage
О Les articles définis ou indéfinis ne doivent pas accompagner le nom du fichier (ex. : la réunion GED) ; О Les lettres accentuées doivent être évitées (ex. : adhésion) ; О Les dates doivent être harmonisées d'après la norme ISO 8601 (ex. : 13 avril 2018 => 20181304).
Les documents ou les médias électroniques ont besoin d'un nom de fichier unique pour être identifiés. Il se compose normalement du vrai nom du fichier et d'une extension (. doc pour un document Word, .
Un nom doit être unique et significatif. Des règles doivent donc s'appliquer pour permettre à un document : - d'être reconnu dans les différents environnements existants - d'être connu et identifiable (ce qui signifie qu'il n'est pas nécessaire d'ouvrir un document pour savoir de quoi il s'agit).
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
QU'EST CE QU'UN PLAN DE NOMMAGE ? QU'EST CE QU'UN PLAN DE CLASSEMENT ? C 'est un ensemble de règles communes à la DDT permet- tant de classer les documents informatiques. Il facilite l'accès à l'information, développe le travail colla- boratif et le partage des ressources.
Ouvrez une fenêtre du gestionnaire de fichiers. Dans le volet d'affichage, ouvrez le fichier ou le dossier à déplacer. Maintenez la touche Ctrl enfoncée, puis faites glisser le fichier ou le dossier sur le bureau. L'icône relative au fichier ou au dossier est ajoutée sur le bureau.
Quelle que soit sa version, Windows ne vous laisse pas nommer des noms de fichiers n'importe comment. Généralement, la limitation la plus connue concerne une liste de caractères spéciaux interdits : <, >, :, “, /, \, |, ?, *. Il est également interdit de terminer un nom de fichier par un espace, ou un point.
Pour classer vos documents, vous pouvez choisir de les ranger par ordre alphabétique, par entité, par département, ou même par fonction. Il y a encore quelques années, il n'y avait pas d'autre choix que de conserver ces documents au format papier.
Le classement de documents, qu'est-ce que c'est ? Définition. Le classement de document inclut l'ensemble des tâches et processus qui vont permettre de traiter, ordonner, classer et faciliter la recherche de documents au sein d'une entreprise.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.