La gestion des documents d'entreprise s'effectue généralement en 4 étapes clés, qui sont : L'identification des documents. Le stockage des documents archivés. La destruction ou le classement définitif des archives, constituant ainsi le patrimoine économique et social de l'entreprise.
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
L'archivage de documents est l'activité de conservation des documents de l'entreprise. Le record management (ou processus d'archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie.
Qu'est-ce qu'une archive papier ? Toute structure (entreprise, organisme public etc.) est à l'origine de nombreux documents au format papier. On désigne une archive papier comme l'un de ces documents physiques produit dans l'exercice des activités de la structure.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Le classement est effectué à partir de la date de réception d'un document reçu et à partir de la date d'émission d'un document envoyé. Exemple : les revues sont classées de janvier à décembre, de gauche à droite. Le classement alphanumérique est une combinaison du classement alphabétique et du classement numérique.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Le classement a une très grande importance. Il doit : Donner à chaque objet une place unique et définitive, ce qui évite des recherches longues et difficiles, • Permettre de déceler rapidement toute absence et toute interversion de documents ; • Permettre une bonne conservation des documents.
Il est recommandé d'effectuer le transfert de documents au moins une fois par année, afin de respecter les durées de conservation prévues dans les règles de gestion des documents, mais aussi afin d'assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
Le service des archives est tenu d'organiser les documents d'entreprise archivés selon un système ou plan de classement. Ce dernier étant la colonne vertébrale du système d'organisation des archives, il permet ainsi : Une structure logique et hiérarchique des documents, allant du général au particulier.
L'archivage numérique des factures peut être effectué par l'entreprise directement ou par un tiers mandaté à cet effet. Si l'entreprise n'est pas en mesure de respecter toutes les règles permettant la conservation numérisée d'une facture papier, elle doit la conserver en format papier.
Les archives jouent un rôle d'information du citoyen et participent à la transparence administrative. Elles sont un outil essentiel de la démocratie et doivent être rendues accessibles au plus grand nombre. Les archives font partie de la mémoire collective et de la culture.
La SAÉ ou situation d'apprentissage et d'évaluation est « un ensemble constitué d'une ou plusieurs tâches à réaliser par l'étudiant en vue d'atteindre le but fixé ». Elle permet à l'étudiant de développer et d'exercer une compétence indispensable pour l'acquisition de son diplôme universitaire.
Il doit être sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit également d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui souvent sont très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
L'archiviste, gardien de la mémoire
respecter « l'ordre originel », c'est-à-dire la manière dont les documents ont été organisés au moment de leur création, afin de garder une trace des liens existant entre les documents et de la façon dont le producteur menait ses activités.
1 – Identification et authentification des archives.
Il peut s'agir des document suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.