Prenons un exemple: Un salarié utilise sa voiture personnelle (5CV) pour une distance de 10 000 km. Le calcul sera le suivant : (0,308 x 10 000) + 1200 = 4 280. Après établissement d'une note de frais kilométrique, le salarié pourra obtenir un remboursement d'un montant de 4 280 euros de la part de son employeur.
Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel en 2021 avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d'un montant de frais réels égal à 2 524 € (4 000 km x 0,631) pour la déclaration de revenus faite en 2022.
L'indemnisation des frais professionnels liés à de grands déplacements peut se faire : sur la base des frais réellement engagés (sur présentation des justificatifs fournis par le salarié) ; sur la base d'une indemnité forfaitaire ; sur une base mixant l'indemnisation réelle et forfaitaire.
Par exemple, selon une étude menée par l'Automobile Club Association, un Français au volant d'une petite voiture essence roule en moyenne près de 8640 km par an. Avec un prix de revient au kilomètre d'environ 0,7€, on estime le coût annuel de cette voiture à plus de 6000 €.
Pour 6 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, vous pouvez faire état d'un montant de frais réels égal à : (6 000 km x 0,339) + 1 320 = 3 354 €.
Où facturer les frais de déplacement au client ? Deux solutions s'offrent à vous : Intégrer les frais de déplacement à titre accessoire à la facture de vente finale que vous enverrez au client ; Effectuer une facture à part pour la refacturation de ces frais.
Plus précisément, le calcul indemnité kilométrique couvre : achat du véhicule (ainsi que les éventuels frais financiers liés à l'achat) carburant. entretien (vidanges, freins, amortisseurs, révisions, nettoyage...)
Le barème de 2022 a augmenté, pour atteindre une valeur maximale quotidienne de 19,40 €. En conséquence le montant déduit par repas atteint cette année la somme maximale de 14,40€ puisque la valeur d'un repas pris à domicile a, cette année, atteint les 5 €.
Taux raisonnables pour les allocations
Pour 2022, ils sont : de 0,61 $ /km pour les premiers 5 000 kilomètres parcourus; de 0,55 $ /km pour tous les kilomètres parcourus suivants.
Exemple : pour 8 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule automobile d'une puissance de 6 CV, le montant des frais kilométriques s'élève à : (8 000 * 0,323) + 1 256 = 3 840 euros.
Pour les auto-entrepreneurs, les frais de déplacement ne peuvent pas être déduis de la déclaration de revenus. Il faut donc les facturer au client en ajoutant une ligne dédiée dans la facture.
Ces frais de déplacement sont déductibles du résultat imposable de votre entreprise ou du revenu du professionnel s'ils respectent les conditions suivantes : ils doivent servir l'intérêt direct de l'exploitation de l'entreprise.
La formule de calcul est : 0,25 x nombre de km parcours aller et retour entre le domicile et le lieu de travail x nombre de jours de travail. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié.
Les frais kilométriques supportés par une entreprise sont en principe déductibles de son résultat imposable si elle satisfait aux principes généraux de déduction. (intérêt de l'entreprise, comptabilisation).
Les heures de trajet pour se rendre de son domicile personnel à son lieu habituel de travail ne peuvent être considérées comme des heures de travail effectif. Ce temps n'ouvre droit à aucune rémunération ni contrepartie sauf dispositions conventionnelles, contractuelles ou usage plus favorable.
La prime de trajet est soumise à charges sociales, contrairement à l'indemnité de frais de transport. A savoir : un salarié en CDD, CDI ou un intérimaire perçoit une prime de trajet dès qu'il utilise un véhicule pour se déplacer sur un chantier.
Qui peut prétendre à la prime transport ? La prime accordée pour les véhicules personnels ne concerne que les salariés dont la résidence habituelle ou le lieu de travail sont situés en dehors d'un périmètre de transports urbains.
Les primes versées sont défiscalisées dans certaines conditions : Une exonération d'impôts dans la limite de 1.000 euros pour les entreprises ne disposant pas d'accord d'intéressement à la date de versement de la prime.
Tout salarié est susceptible d'avoir droit à une indemnité repas s'il remplit ces conditions : Être contraint de prendre son repas sur son lieu de travail. Ne pas disposer d'une cantine sur son lieu de travail. Le temps de pause est insuffisant pour rentrer prendre son repas à son domicile.
Vous avez une cantine sur votre lieu de travail ou à proximité : pour calculer vos frais réels, vous devez soustraire la valeur d'un repas pris à domicile du prix de votre repas à la cantine. Par exemple, si votre repas à la cantine vous a coûté 9 euros, vous pourrez déduire 4,05 euros (9 – 4,95).
Exemple : Vous bénéficiez de tickets restaurant de 9 €, dont 5 € sont payés par l'employeur. Sur un repas pris de 12 euros, la valeur du repas pris à l'extérieur minoré de la participation de l'employeur est de 12 € - 5 € = 7 €. Sur les 7 € à votre charge, vous pouvez déduire de vos revenus 7 - 4.90 = 2.10 €.
Dépenses vestimentaires ou de coiffure
Dans ce cas, les dépenses déductibles comprennent non seulement le prix d'achat, mais également le coût de l'entretien et du blanchissage desdits vêtements.