Si vous supprimez ou archivez un message de courrier, il disparaît de votre boîte de réception. Un message supprimé est remis dans le dossier Corbeille, alors qu'un message archivé est remis par défaut dans le dossier Archive ou Tous les messages sur les applications Gmail/Google.
A Une archive ne peut être lue que par une seule personne. B Une archive ne peut pas être supprimée. C Une archive permet de garder l'arborescence des dossiers. D Une archive permet de regrouper un ensemble de fichiers en un seul.
L'objectif le plus courant de l'archive est de retrouver des données anciennes. Par exemple, un fichier unique contenant une donnée très importante, comme un contrat signé par un client il y a plusieurs années, ou un groupe de données connexes, comme tous les dessins de structure d'un bâtiment qui vient de s'effondrer.
L'accès aux archives publiques est un droit constitutionnel. Par principe, quiconque en fait la demande peut avoir communication de documents produits ou reçus par l'État, les collectivités territoriales, les établissements publics et toutes les autres personnes chargées d'une mission de service public.
la réduction des coût liés à l'usage du papier : comme le fait d'imprimer ou d'envoyer des factures, contrats et justificatifs. il limite les risques de destruction d'information occasionnés par le feu ou les dégâts des eaux. il facilite la manipulation des documents et le partage d'informations.
Valeur juridique
La conservation des archives permet de prouver des droits éventuels, de démontrer que des obligations ont été remplies et de justifier les actions de l'administration vis-à-vis de tiers (p. ex. des dirigeants politiques, des clients, des usagers, des citoyens).
Les enjeux juridiques
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Une archive est un fichier dans lequel se trouve tout le contenu d'un dossier (fichiers, arborescence et droits d'accès). Les archives sont généralement des fichiers portant l'extension . tar (format UNIX) ou . zip (sous Windows) et ceux-ci sont souvent compressés.
Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.
La loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 définit les archives comme « l'ensemble des documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l'exercice de leur activité ».
Appuyez ensuite sur Paramètres généraux et entrez dans le menu Actions associées au balayage. Appuyez sur chacune des actions, Balayer (droite), puis Balayer (gauche) pour afficher les options de personnalisation et sélectionnez Supprimer, pour l'un, l'autre ou les deux, en fonction de vos besoins.
Appuyez sur la conversation. Appuyez de manière prolongée sur le message que vous souhaitez supprimer. Facultatif : Pour supprimer plusieurs messages, appuyez de manière prolongée sur le premier, puis appuyez sur les autres. Appuyez sur Supprimer pour confirmer votre choix.
Retrouver ou déplacer des messages archivés
Lorsque vous effectuez une recherche dans Gmail, les résultats incluent tous les messages archivés. Le libellé "Tous les messages" est appliqué à l'ensemble des messages. Si un message a été archivé, vous pouvez le retrouver en ouvrant le dossier de ce libellé.
L'archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l'archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.
Il est recommandé d'effectuer le transfert de documents au moins une fois par année, afin de respecter les durées de conservation prévues dans les règles de gestion des documents, mais aussi afin d'assurer une certaine constance dans vos espaces de rangement.
L'élimination d'archives demande l'établissement d'un bordereau d'élimination engageant ainsi une entreprise de destruction. Le bordereau est une pièce réglementaire, déchargeant le service des archives (demandeur de la destruction) de toute responsabilité quant à la conservation définitive des documents.
Les archives publiques sont les archives produites par les pouvoirs publics et par les organismes chargés d'une mission de service public (établissements publics, organismes consulaires, organismes de droit privé chargés d'une mission de service public, officiers ministériels).
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Lors de la création d'une archive, il est possible (mais pas obligatoire) de garder l'arborescence des répertoires et des fichiers, c'est à dire l'ordre dans lesquels ils sont rangés.
Localisez le fichier ou dossier que vous voulez compresser. Appuyez de façon prolongée (ou cliquez avec le bouton droit) sur le fichier ou dossier, sélectionnez (ou pointez sur) Envoyer vers, puis sélectionnez Dossier compressé.
Facilitez l'exploitation de vos documents
La numérisation ne consiste pas seulement à créer une copie numérique d'un document, mais aussi à en extraire les métadonnées qui seront utilisées plus tard pour sa recherche, via des outils de capture tels que LAD, RAD, OCR…