Étape n° 1 : la définition des objectifs du projet. Les objectifs constituent le point de départ et la structure de n'importe quel projet d'entreprise.
La première étape à réaliser est celle de dresser la liste des tâches à réaliser. C'est cette étape qui est la plus délicate, car elle jette les fondations du projet. Si l'on oublie une tâche à ce moment-là , le projet sera faussé, et sa gestion le sera donc aussi.
Le cycle de vie de la gestion de projet est généralement décomposé en quatre phases : lancement, planification, exécution et clôture. Ces étapes représentent le parcours de votre projet du début à la fin.
Quelle qu'en soit la nature, il faudra une gestion attentive de plusieurs éléments : temps, coût, qualité, approvisionnement, ressources humaines et risques (voir la liste complète sur le site Web du Project Management Institute). Voici donc cinq considérations essentielles pour mener à bien un projet.
Votre plan de projet est un document formel qui décrit l'ensemble du projet. C'est un peu comme le sherpa qui guide votre projet en haut d'une montagne. Il montre où vous allez et qui est aux commandes. Un plan de projet définira l'objectif de votre projet ainsi que les jalons pour atteindre cet objectif.
Ce sont : 1- la problématique, 2- l'état des connaissances, 3- l'identification des priorités d'action, 4- la définition du but et des objectifs, 5- les activités prévues, les résultats attendus, l'échéancier et le budget et l'évaluation.
Les 3 piliers de la gestion de projet : planifier - budgéter - maîtriser.
Une tâche est un ensemble d'opérations élémentaires indispensables à l'obtention du contenu du projet défini dans la WBS. La liste des tâches doit comprendre un descriptif de chaque tâche explicitant le travail à réaliser et qui peut prendre la forme d'un fiche de tâche(voir exemple).
C'est aussi dans cette étape que se réalise la décision de réaliser le projet. C'est le point de gel : décision d'y aller, décision d'abandonner le projet, décision de reporter le projet.
L'ensemble de ces parties forment un tout que l'on nomme projet. Ce sont : 1- la problématique, 2- l'état des connaissances, 3- l'identification des priorités d'action, 4- la définition du but et des objectifs, 5- les activités prévues, les résultats attendus, l'échéancier et le budget et l'évaluation.
Les projets internes : développement commercial, déploiement informatique, ressources humaines, production, amélioration continue... Les projets externes : projets clients, conception, évènementiel, industriel...
Qu'est-ce qu'un lancement de projet ? Un lancement de projet permet de définir la vision et la portée des missions de l'équipe. Différentes parties prenantes doivent souvent être impliquées, telles que la direction, les chefs de projet et l'équipe de projet.
La phase de planification de la gestion de projet est le moment où la réflexion et le travail acharné sont les plus importants.
Les étapes du processus de planification stratégique
Hiérarchiser vos objectifs. Élaborer un plan stratégique. Mettre en œuvre et gérer votre stratégie.
C'est l'utilisation du résultat qui prononce le succès du projet. C'est l'appropriation de l'outil par les utilisateurs qui consacre le projet. C'est la dimension humaine qui doit être considérée comme élément déterminant de la réussite d'un projet.
Lors de la rédaction de votre projet vous devez raconter une histoire, tout en restant dans le concret et le factuel. Un projet qui fonctionne est un projet qui donne envie, alors essayez de vous démarquer, d'être original. Vous devez trouver le moyen de susciter la curiosité, l'envie et le coup de coeur !
Pour élaborer le plan définitif, la meilleure méthode est encore de lister les idées et documents, à l'aide de simples tirets (une feuille par grand thème). Il ne faut pas s'occuper encore d'organiser les éléments avec précision. Dans un premier temps, on se contente de recenser les matériaux.
Un projet professionnel doit prendre en considération des éléments personnels (sa motivation, ses aspirations, ses valeurs, ses aptitudes, etc.) et des éléments contextuels (les possibilités offertes par le marché de l'emploi, ses contraintes).
Parmi les outils de planification, on trouve l'analyse (par exemple méthodes QQOQCCP, SWOT…), la prévision, le budget, les scénarios (entre lesquels choisir), les probabilités, les solutions alternatives ou de repli (pour être préparé en cas d'obstacle lors de l'exécution du plan), etc.