Une lettre administrative constitue effectivement une preuve réelle de la démarche engagée que l'on peut réaliser et apporter à toutes fins utiles. Dans un premier temps, avant même la rédaction de celle-ci, il convient de déterminer l'objet de la déclaration ou de la demande.
La lettre à forme administrative :
C'est une lettre dont : l'expéditeur est une Administration publique d'État ; le destinataire est une Administration publique du même État. Elle est adressée pour les besoins du service.
La lettre personnelle est échangée entre proches (ami, membre de la famille, etc.) et la lettre officielle est échangée entre une personne et un organisme (entreprise, association, administration, etc.).
La rédaction administrative constitue une voie privilégiée pour améliorer les rapports entre l'administration et les usagers. Elle est aussi un mode de sélection essentiel dans les concours administratifs.
Les lettres ont joué un rôle irremplaçable dans notre culture, assure Garfield. Elles nous font voyager dans le temps, font revivre les lieux, les personnes d'une manière sans égale. Elles sont une source historique irremplaçable.
Il peut s'agir des documents suivants : dossier, rapport, étude, compte rendu, procès verbal, statistique, directive, instruction, circulaire, note et réponse ministérielle, avis, code source, décision.
Parfois, un très court objet peut être suffisamment explicite, mais, en général, un objet est composé de deux éléments : un nom, qui renseigne sur la nature de l'action spécifiée dans la lettre (demande, réclamation, acceptation, refus, rappel, invitation, etc.), et un complément, qui précise le propos de la lettre.
L'en-tête. L'en-tête permet au destinataire d'identifier directement l'auteur de la lettre, le lieu, la date de rédaction et éventuellement l'objet du courrier. En haut à gauche, l'auteur indique son titre de civilité, son prénom, et enfin son nom.
Les rôles de la lettre
L'auteur (ou émetteur, expéditeur) d'une lettre a un message à délivrer, qu'il adapte en fonction de son destinataire. Une lettre privée peut avoir plusieurs buts : raconter, décrire, expliquer, exprimer des sentiments ou des idées.
La lettre de réclamation peut prendre la forme d'une lettre de Mise en Cause : il s'agit d'un document édité directement en ligne, par lequel l'expéditeur expose le différend qui l'oppose au destinataire et lui présente ses demandes, afin de mettre fin à la situation litigieuse.
Elle est la relation écrite au sujets d'opérations administratives (ou commerciales) entre administratifs et d'autres services administratifs, commerciaux, industriels, entre une personne et une administration ou encore entre personnes.
- La lettre officielle est utilisée dans les relations professionnelles, commerciales ou administratives. Elle est très codifiée, elle obéit à des règles rigoureuses de présentation et de rédaction. - La lettre amicale est moins codifiée.
Emplacement de la signature
Dans la lettre à deux alignements, la signature se place à droite, alignée avec la mention du lieu et de la date. Le nom du ou de la signataire figure plus ou moins quatre interlignes sous la salutation, et la signature manuscrite est apposée dans cet espace, à l'encre noire ou bleue.
Par la présente lettre recommandée, je souhaite porter à votre connaissance une situation difficile que je vis au travail/dans l'entreprise. Au sein de l'entreprise, j'occupe le poste de [Précisez le poste occupé, les fonctions] depuis le [Précisez la date d'embauche.].
LES CARACTERISTIQUES DE LA LETTRE
L'indication d'un lieu et d'une date, une formule d'appellation mentionnant le destinataire («Mon-sieur», «Chère amie»…), une formule d'introduction, annonçant la nature du message, une formule de politesse finale, la signature.
Commencez par l'en-tête de la lettre, contenant votre nom et votre adresse. Ajoutez la date et le nom et l'adresse de la personne à qui vous écrivez. Saluez la personne avec une formule courtoise. Expliquez la raison de votre demande et mentionnez le nom du document que vous souhaitez obtenir.
Définition La lettre officielle
La lettre officielle encore appelée lettre officielle à forme administrative ou « lettre administrative » ou encore « lettre entre services », est dite officielle parce qu'elle émane d'une autorité administrative qui la rédige dans un but professionnel.
La lettre formelle est utilisée pour vous adresser à une personne importante, souvent avec une fonction officielle (maire du village, personnalité politique), responsable dans une entreprise (directeur), etc. – une lettre à une administration (préfecture, mairie, ministère…)
La loi n° 78-753 du 17 juillet 1978 a instauré un droit d'accès des citoyens aux documents administratifs. Ainsi, toute personne peut obtenir communication des documents détenus par une administration dans le cadre de sa mission de service public, quels que soient leur forme ou leur support.
Quittances de loyer, contrat d'assurance, contrat de prêt immobilier, talons de chèques, jugement de divorce, factures d'électricité, bulletins de salaires... les documents de la vie quotidienne sont nombreux. Leur délai légal de conservation varie selon la nature du document.
Le courrier ordinaire, envoyé sans suivi, ne possède aucune valeur juridique car il ne permet en aucun cas de prouver le dépôt, l'envoi ou la réception dudit courrier. Ainsi, vous ne saurez pas si le courrier est bien arrivé, ni à quelle date il est arrivé, et vous ne pourrez rien prouver de ce point de vu.