Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.
Dans le cas de l'archivage, la bonne conservation des documents répond également à des exigences légales. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, certaines archives seront ainsi à conserver durant 10 ans minimum.
Quelle est la procédure d'archivage des documents en entreprise ?
Pour archiver les documents au sein d'une entreprise, le mieux est de s'équiper rapidement d'un logiciel d'archivage, disponible en licence ou en mode Saas. Pour archiver correctement les documents au sein d'une entreprise, 4 grandes étapes sont nécessaires : L'identification et l'authentification des archives.
L'archivage physique des documents consiste à conserver vos documents papiers dans des centres de données sécurisés. Les enjeux de ce type d'archivage sont le tri et le stockage des données dans un espace adapté pour éviter les sinistres.
Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Quelles sont les trois grandes fonctions des archives ?
Communiquer
Communication aux services producteurs. Après versement aux Archives, les services administratifs ont régulièrement besoin de consulter les documents versés par eux-mêmes ou leurs prédécesseurs. ...
Quels sont les outils de classement des documents ?
les outils de classement des documents comprennent les dossiers physiques avec étiquettes, les classeurs, les chemises, les pochettes plastiques, ainsi que les solutions de classement numérique telles que les logiciels de gestion de documents et les applications de stockage en ligne.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
– Identifier les documents (doubles, brouillons, etc.) – Replacer les activités de l'organisme dans un contexte plus large pour comprendre les règles de répartition des archives.
Le classement des pièces consiste à ranger chronologiquement chacune des pièces comptables numérotées et enregistrées en comptabilité selon une méthode préétablie et précise. Le système de classement doit être défini en corrélation avec le système de numérotation (l'un ne va pas sans l'autre).