Quelles sont les conditions d'un archivage de qualité ?

• L'accessibilité : il est nécessaire de classer les dossiers de manière à ce qu'il soit facile d'y accéder. ...
• La clarté des noms : vous devez attribuer des noms clairs et lisibles aux dossiers ou classeurs que vous créez.

1. Identifier et authentifier documents.
2. Stocker les archives ainsi constituées.
3. Conserver et pouvoir à tout moment consulter les documents archivés.
4. Éliminer les documents inutiles et archiver définitivement les documents constituant le patrimoine et la mémoire de l'entreprise.

1. 1 - Efficacité et accessibilité Le classement doit : ...
2. 2 - Des noms clairs. Les dossiers ou classeurs doivent avoir des noms clairs et lisibles, voire un descriptif de son contenu. ...
3. 3 - Mise à jour régulière. ...
4. 4 - Epuré ...
5. 5 - Fiabilité

Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?

- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.

Quels sont les trois modes principaux de classement utilisés ?

Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.

Quelle sont les différents types d'archivage ?

Comment mettre en place un archivage physique ?

Quels sont les outils d'archivage ?

Qu'est-ce qu'un plan d'archivage ?

Le plan d'archivage est l'outil de référence qui permet à tout le processus de gestion documentaire et d'archivage de se dérouler le mieux possible. Il doit refléter les missions de l'entité et l'ensemble de sa production documentaire.

Quelles sont les trois grandes fonctions des archives ?

Quel est l'objectif de l'archivage ?

L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.

Quelle est la 3ème étape de l'archivage ?

Étape 3 : stockage des documents

Dans le cas de l'archivage, la bonne conservation des documents répond également à des exigences légales. Par exemple, dans le cas de documents fiscaux, certaines archives seront ainsi à conserver durant 10 ans minimum.

Quels sont les procédés de classement ?

Quelles sont les caractéristiques d'un documents d'archives ?

Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.

Comment monter un projet d'archivage ?

C'est quoi l'archivage physique ?

L'archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l'archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.

Comment Peut-on constitué les archives ?

Les archives sont multiples : dans leur essence de traces, dans leur forme intellectuelle et matérielle, dans leur rôle (politique, économique, juridique, social), dans l'image qu'on en a et dans l'image qu'on en donne, dans le mode de production, de diffusion et de stockage.

C'est quoi un classement chronologique ?

Classement de faits, d'événements dans un ordre logique en débutant par le plus ancien pour en arriver au plus récent.

C'est quoi le classement vertical ?

Étymologie. Littéralement, « méthode de classement consistant à faire tomber (verticalement, par gravité) les documents indésirables dans la poubelle ».

Quel est le principe du classement debout ?

Le classement debout

Il consiste à classer les dossiers ou documents les uns à coté des autres sur leur partie la plus étroite. Le document se présente verticalement face à l'utilisateur et est ainsi visible. Seuls les livres et les classeurs à couverture renforcée peuvent être classés debout.

Quel est la durée d'archivage ?

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.

Pourquoi établir une procédure d'archivage ?

Le processus d'archivage a pour objectif de mettre sous contrôle de l'entreprise, dans un système (règles + outils + gestionnaires) les documents qui permettent de couvrir un risque ou qui présentent une valeur ajoutée de connaissance dans l'avenir, pour la défense des intérêts de l'entreprise.