La gestion électronique des documents (GED) se déroule en quatre étapes distinctes. Ces dernières sont : l'acquisition des documents, leur indexation, leur stockage, puis leur diffusion au sein de l'entreprise.
La gestion électronique des documents au sein d'une entreprise se fait à l'aide d'un logiciel de gestion dédié. Ces logiciels sont disponibles en mode Saas ou via un serveur local dédié, et permettent à tous les collaborateurs d'avoir accès aux documents selon les règles pré-définies par l'entreprise.
GED est l'acronyme français pour Gestion Électronique des Documents et désigne une solution logicielle intégrée au système informatique (SI) d'une organisation afin de regrouper, organiser et diffuser l'ensemble de ses flux documentaires papier et électroniques.
La GED permet de développer une stratégie performante de gestion des flux de documents grâce à une amélioration de la traçabilité. Ce système permet également de faciliter la circulation et le traitement des documents entre les collaborateurs mais aussi auprès des assurés.
Pour faire une bonne GED, il faut déterminer les besoins spécifiques de son entreprise et créer des fonctionnalités en conséquence. Il est également primordial de s'assurer de la bonne sécurité des données lors de la gestion et de l'archivage des documents dans la GED.
Les documents de gestion sont aujourd'hui peu à peu intégrés dans les moyens de communication privilégiés par les entreprises dans leur stratégie marketing et publicité. Parmi les documents les plus utilisés on compte les factures, les relevés de compte et tout autre document destiné à être envoyés aux clients.
La GED offre évidemment de nombreux avantages pour les entités comme la réduction des coûts ou la centralisation des documents, mais cela n'est pas sans inconvénients puisqu'il faut former ses collaborateurs et se prémunir des risques de fraude en protégeant ses données.
Les documents électroniques sont des compositions structurées (texte, image, son, vidéo...) représentés sous forme numérique (codage binaire directement interprétable par les matériels informatiques) qui seront stockés sous forme de fichiers sur un support informatique (magnétique, optique, électronique).
Quatre étapes constituent la gestion des documents d'archive de leur émission à leur destruction : Identification et authentification. Stockage. Conservation et consultation.
Les limites de la GED
Des moyens techniques et financiers : il faudra des outils informatiques performants pour limiter les risques de panne ou de piratage informatique. Par ailleurs, mieux vaut utiliser un serveur internet sécurisé en mirroring pour éviter la perte de données.
Utiliser une GED est très simple. La numérisation d'un document papier se fait avec un téléphone ou une imprimante. On le retrouve via une barre de recherche, puis on peut travailler dessus en ligne, le partager grâce à des outils GED intégrés et gérer les droits des autres utilisateurs.
La gestion électronique des documents (GED) est un système qui aide les entreprises à organiser, stocker et partager des fichiers numériques. En utilisant la GED, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité et leur productivité, tout en réduisant le risque de perte de données.
Avantages de la GED :
Référentiel documentaire unique : chaque document existe en un seul exemplaire, officiel. Il n'y a plus de doublons. Accès protégé et rapide : les documents sont protégés contre les accès non autorisés; ils sont aisément accessibles grâce à des fonctions de recherche et de navigation.
Ce sont avant tout des solutions complémentaires avec comme objectif premier la sécurité des informations. Dans ce cas, la GED facilite la gestion des documents dans l'entreprise et le travail collaboratif, tandis que le SAE offre une solution de conservation des documents et de sécurité.
Il fut inventé par Jacques Guérin.
Les documents comptables obligatoires à tenir en cours d'exercice et à conserver dans votre comptabilité sont les suivants : le livre-journal, le grand livre, et le livre d'inventaire.
Le bilan, le compte de résultat et l'annexe
A la clôture de l'exercice comptable, l'entreprise doit établir les éléments de comptabilité générale : le bilan, le compte de résultat, l'annexe, qui sont des états financiers obligatoires.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.