La gestion des documents d'entreprise s'effectue généralement en 4 étapes clés, qui sont : L'identification des documents. Le stockage des documents archivés. La destruction ou le classement définitif des archives, constituant ainsi le patrimoine économique et social de l'entreprise.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Dans chaque domaine, classez vos documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Ce mode de classement est valable aussi bien pour vos documents papier…
Les archives sont organisées et gérées par des archivistes selon les principes et techniques de la science de l'information qu'est l'archivistique.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Il prend des mesures pour assurer la conservation, la restauration et la sécurisation des documents. Il assure également le rangement des documents, met en place leur conditionnement et supervise la destruction de certains documents, selon les dispositions réglementaire en vigueur.
Les archives permettent à la société de jouer toute une gamme de rôles, et aux communautés civilisées de s'enraciner et de se développer, en favorisant la recherche et l'éducation, en offrant des sources de loisir, mais aussi en protégeant les droits de l'homme et en affermissant les identités.
Un document d'archives est un document qui provient des archives. « Le document d'archive a l'avantage de légitimer le propos, d'intégrer un contenu de qualité et de constituer une source unique pour raconter des histoires intéressantes », écrit Benjamin Suc dans le billet cité en introduction.
Il doit être sélectif, avoir un bon esprit de synthèse pour réaliser un travail de qualité. Il se doit également d'être minutieux et soigneux pour manipuler les documents qui souvent sont très vieux et fragiles. Mais il doit aussi être méthodique et consciencieux pour réaliser ses tâches.
Les documents d'archives sont polymorphes : il existe d'autres formats que le format papier. Un document d'archives peut avoir un format écrit : texte, plan, dessin, un format oral : enregistrement radio, un format visuel : enregistrement d'images, photographies, un format en 3 dimensions : maquette, format numérique.
Le service d'archives a pour mission de collecter, conserver, communiquer et mettre en valeur l'ensemble des documents d'archives produits ou reçus. Pour cela, il effectue un tri et procède à l'élimination des archives qu'il gère conformément aux règles et aux termes des durées légales de conservation.
La procédure de tri consiste à séparer les documents qui seront éliminés de ceux qui seront conservés. Elle est basée principalement sur le tableau de gestion du service qui détermine la durée de rétention et le sort final des documents (voir le Guide d'utilisation des tableaux de gestion).
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
Conserver ses factures au format papier
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
Tous les types de support per- mettent l'écriture : l'argile, le bois, la poterie, la pierre, le marbre, le tissu, le papyrus… Les musées et centres d'archives offrent des témoignages de ces pratiques anciennes, aujourd'hui bien connues.
Le traitement du document se décompose en plusieurs étapes successives qui peuvent varier selon la nature du document traité. Il couvre des tâches allant de la réception du document à sa mise à disposition auprès des publics : c'est-à-dire une grande partie de ce que l'on nomme circuit du document en bibliothèque.
La conservation des archives répond à trois besoins : assurer le fonctionnement du service producteur, qui doit pouvoir disposer des informations utiles à son activité ; garantir les droits de l'usager (valeur de preuve) ; permettre la constitution d'une mémoire nationale et locale (valeur historique).