Les documents comptables obligatoires à tenir en cours d'exercice et à conserver dans votre comptabilité sont les suivants : le livre-journal, le grand livre, et le livre d'inventaire. On peut ajouter la balance comptable, qui est facultative, mais précieuse.
Pour les petites associations, la comptabilité peut être tenue sur un simple cahier ou sur un tableur informatique. Il est conseillé de tenir régulièrement à jour ce cahier aussi appelé journal de recettes/dépenses et de faire un état mensuel des dépenses et des recettes.
Auprès du greffe des associations à la préfecture
Toute personne peut consulter gratuitement et/ou demander une copie des documents suivants au greffe des associations du département de son siège social : Statut et leur éventuelle modification.
L'ouverture d'un compte bancaire dédié à son fonctionnement n'est pas une obligation légale pour créer une association loi 1901. En effet, aucun texte de loi n'exige cette formalité. Toutefois, elle reste recommandée, voire incontournable si l'association exerce une activité commerciale et produit des bénéfices.
Quelques organismes publics peuvent en effet effectuer le contrôle des comptes de l'association. L'URSSAF vient vérifier la régularité des versements de cotisations sociales tandis que plusieurs autres autorités notamment l'administration fiscale, peuvent demander à consulter la comptabilité d'une association.
Les associations ayant une activité commerciale soumises aux impôts commerciaux (TVA, impôt sur les sociétés) doivent tenir une comptabilité conforme au plan comptable associatif, un bilan annuel et un compte de résultat. Elles doivent également tenir un livre d'enregistrement de la TVA.
Pour établir et certifier une liasse fiscale (bilan d'entreprise, compte de résultat, etc), le comptable doit garantir la conformité des comptes. Il n'est pas obligatoire de recourir à un expert-comptable, mais il est néanmoins rudement conseillé d'en avoir un.
En effet, aucune loi, ni aucun règlement n'impose aux entreprises d'avoir un expert-comptable. Si elles le souhaitent, elles peuvent choisir elles-mêmes de tenir leur comptabilité, de réaliser leurs déclarations fiscales, de tenir leurs fiches de paie ainsi que de rédiger leurs procès-verbaux d'assemblée générale.
L'association est dotée de la personnalité juridique dès son enregistrement auprès de la préfecture compétente. Par conséquent, elle peut émettre des factures en son nom. D'une manière générale, l'émission de factures traduit une activité lucrative de la part de l'association.
Il existe sur le compte www.impots.gouv.fr, un modèle de bilan en version Pdf et en version remplissable. Si l'association ne possède d'autres patrimoines que le compte bancaire, la caisse et un livret de placement, une comptabilité de trésorerie sur un simple cahier est suffisante pour établir un bilan.
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Le président représente également l'association en justice. Il peut donc, sauf stipulation contraire des statuts, agir en justice au nom de l'association. C'est également lui qui ordonne et engage les dépenses. Le président est celui qui convoque l'assemblée générale, le conseil d'administration et le bureau.
Le rôle du comptable bénévole est central et ses missions sont variées : gestion des comptes, classification selon le plan comptable, clôture des comptes, valorisation des contributions volontaires… C'est le garant de la santé financière de l'association !
Si aucun bénéficiaire n'est désigné, le patrimoine sera attribué à l'État. Selon la loi de 1901 sur la dissolution d'association, l'argent restant ne peut pas être redistribué aux membres de l'association, à moins que l'activité de l'organisme eût été à but lucratif.
Déléguer la signature
C'est généralement le président qui dispose des pouvoirs afférents à l'ouverture et à la gestion d'un compte en banque (et donc de la signature).
Le contrôle externe des associations est de deux ordres : un commissaire aux comptes « imposé » par la loi, un censeur ou « contrôleur » prévu, éventuellement, par les statuts.
L'extrait K ou Kbis permet à un entrepreneur ou une entreprise de justifier son inscription au registre du commerce et des sociétés (RCS) et de prouver son existence légale. Ce document peut être obtenu en ligne gratuitement par le chef d'entreprise.
Le RNA (Répertoire National des Associations) est le fichier national recensant l'ensemble des informations sur les associations. Il est développé par le ministère de l'Intérieur. Il remplace depuis 2010 le répertoire Waldec (Web des associations librement déclarées).
Les comptes courants des associations loi 1901 et l'ensemble des documents administratifs et comptables doivent pouvoir être contrôlés en interne par les adhérents eux-mêmes ou en externe par l'administration fiscale, ou tout demandeur.