Différents documents sont utilisés lors de ce processus : le devis, le bon de commande, le bon de réception, le bon de livraison, la facture et le règlement. La facture est la pièce de base de la comptabilité car ce document déclenche l'écriture comptable.
Ce sont les documents émis par l'entreprise : courriers, tarifs et documents publicitaires, conditions générales de vente, devis, bons de commande, factures, bons de livraison, etc.
Le processus achats peut se décomposer en six phases essentielles: la définition du besoin, la recherche de fournisseurs, le lancement d'appel d'offres, l'analyse des offres, la négociation et la contractualisation.
La demande d'achat ou d'approvisionnement est un document émis par tout service de l'entreprise lorsqu'il y a besoin d'acquérir un produit ou un service. Ce document recense l'ensemble des renseignements nécessaires pour l'évaluation et ensuite l'acquisition du besoin.
La fonction achats remplit 3 objectifs : Réduire les coûts d'achat des produits et ainsi accroître la marge de l'entreprise ; Augmenter la qualité de la marchandise achetée auprès des fournisseurs ; Prévenir l'entreprise de problèmes d'approvisionnement ou de tout autre incident.
Le processus d'achat vise principalement à déterminer ce qu'il convient d'acheter et à qui, dans le cadre de la politique générale de l'entreprise. L'approvisionnement va quant à lui se pencher sur la logistique matérielle et administrative de cet achat ainsi que sur la gestion des stocks.
Les achats peuvent être classés en trois types : les achats directs (ou productifs), les achats indirects (ou improductifs ou de frais généraux), et les achats d'investissements (ou CAPEX[1]).
Définition du processus d'achat
Le processus d'achat est un ensemble d'actions dont l'objectif est d'amener un client à réaliser un achat. Il compte 5 étapes : la reconnaissance du besoin, la recherche de solutions, la comparaison des options, la prise de décision et l'évaluation post-achat.
Le processus d'achat s'engage généralement lorsque l'acheteur prend conscience qu'il éprouve un besoin pour un produit et en définit les spécifications. L'analyse du marché, par le processus de sélection ou l'appel d'offres, permet d'identifier un produit ou un fournisseur approprié.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc. Les délais de conservation de ces documents sont également évoqués.
En résumé, les pièces comptables représentent toutes les pièces justificatives qui peuvent légitimer les écritures comptables passées dans votre comptabilité générale. Il peut s'agir de factures d'achat, de vente, les relevés bancaires, les talons de chèque, mais aussi les tickets de carte bancaire.
L'indication du service ou du bien fourni ainsi que leurs montants ; La somme totale à payer ; Le taux de TVA ; Le délai de paiement à respecter et les pénalités de retard.
Ces 5 critères qui l'emportent désormais sur le prix et la qualité sont les suivants : la santé et la sécurité, le service et l'accompagnement personnel, la facilité et le confort, l'origine des produits, et la confiance et la réputation.
L'utilisateur : c'est le consommateur du bien ou du service. L'acheteur : Celui qui effectue l'acte d'achat (i.e. la transaction) Le payeur : c'est-à-dire qui finance l'achat (il engage les fonds nécessaires à la transaction) Le décideur : c'est celui qui décide de l'achat (ou le non-achat !)
Un même client peut être sensible à deux voire trois motivations d'achat, selon des degrés divers. Les motivations les plus rationnelles sont Sécurité, Confort, Argent : soyez rationnel, démonstratif, apportez des preuves, des chiffres.
La fonction Achats est chargée de procurer les matières premières et composants nécessaires à la production. Ces composants doivent être livrés dans les délais, tout en étant conformes en qualité et en quantité au cahier des charges (c'est à dire aux besoins) de l'entreprise.
L'audit passe en revue tout le processus d'achat tels que la conformité des produits et des services, le suivi et la livraison des produits, la réactivité des fournisseurs face à une difficulté, le respect des commandes et des délais, la prise en compte des normes de management.
La gestion de stock est une opération de l'entrepôt qui consiste à organiser l'enregistrement des produits, l'approvisionnement de marchandises et leur expédition. Le stock comprend tous les biens physiques qu'une entreprise utilise pour répondre à la demande des clients.
B - Les différentes fonctions dans les achats
Il existe de nombreuses fonctions dans le domaine des achats. Dans les entreprises, on peut néanmoins distinguer deux grandes familles: les acheteurs de production et les acheteurs hors production.
Le ou la responsable achats négocie et conclut les achats de tout produit ou service, nécessaire à la production de l'entreprise et à son bon fonctionnement, aux meilleures conditions de qualité, prix et délais. Il ou elle contribue à assurer une meilleure rentabilité de la production.