L'objectif d'un système d'archivage électronique est de recevoir, conserver, communiquer et restituer des archives, au moyen d'une plate-forme informatique. A partir du moment où un document est intégré au SAE, il n'est plus modifiable, ce qui lui permet de conserver sa valeur probante (probatoire).
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
Deux principaux types d'archivage électronique existent : la GED (Gestion électronique de documents), le SAE (Système d'archivage électronique).
Le Système d'Archivage Électronique prend en charge des archives, c'est-à-dire des documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de conservation légales.
L'archivage permet de protéger ses droits en cas de contentieux et de justifier son activité lors d'un contrôle. L'archivage permet également de se plier aux obligations légales en matière de tri, de conservation et de communication des documents.
Le bordereau est une pièce réglementaire, déchargeant le service des archives (demandeur de la destruction) de toute responsabilité quant à la conservation définitive des documents. Ce formulaire dument rempli doit être conservé de manière définitive. Un certificat de destruction est délivré et à conserver également.
L'archivage électronique commence dès la création des documents et permet à l'organisation productrice de l'information de les exploiter pour toute la durée de leur cycle de vie.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Ce système permet donc également un gain de temps significatif. Fini les heures passées à chercher les documents sans savoir où ils se trouvent, la gestion électronique des documents permet aux collaborateurs d'avoir immédiatement accès à l'information qu'ils cherchent et donc de gagner du temps.
Deux colonnes « lacunes » qui correspondent aux deux types de collection : greffe (double des greffes judiciaires versé aux archives) et commune (collection toujours en commune ou déposée aux archives).
Collecter, conserver et communiquer sont les trois principales missions des archivistes. Il est tout à la fois un conservateur responsable des archives, un gardien de la mémoire, un médiateur, un gestionnaire et aussi un décideur.
L'archivage de documents est un moyen de pérenniser votre patrimoine documentaire et de faciliter son exploitation dans la conduite courante de votre activité. Ainsi, un accès facile et rapide à vos documents et dossiers vous permet de les traiter de façon optimale.
Une discipline intégrée et systémique. En 1984, l'archivistique était résumée à quatre fonctions : création, traitement, conservation et utilisation, déterminées par le cycle de vie du document d'archives.
Le plan d'archivage est l'outil de référence qui permet à tout le processus de gestion documentaire et d'archivage de se dérouler le mieux possible. Il doit refléter les missions de l'entité et l'ensemble de sa production documentaire.
La mise en place d'un système d'archivage électronique (SAE) permet de regrouper et de référencer au sein d'un unique outil informatique les différents flux documentaires et opérations réalisées, et donc de faciliter le classement et réduire le temps de restitution des documents.