Le scrutateur joue le rôle d'observateur de l'assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
Les scrutateurs peuvent être des personnes morales ou des personnes physiques. Bon à savoir : le bureau peut être composé d'un seul scrutateur en cas de refus des actionnaires d'exercer la fonction de scrutateur.
Le rôle du secrétaire de séance
Le secrétaire de séance établit le procès-verbal de l'assemblée générale, indique les votes pour chaque résolution, mentionne les éventuelles réserves, le tout sous le contrôle du président et, le cas, échéant, des scrutateurs.
Cette désignation est faite à la majorité simple (majorité des voix des copropriétaires présents ou représentés). Pendant l'AG, le secrétariat est assuré par le syndic mais l'assemblée générale peut toutefois désigner un copropriétaire comme secrétaire de séance.
Au delà des pouvoirs conférés par les textes, le rôle du président est celui d'animer et de diriger les débats. C'est lui qui donne la parole aux participants qui la sollicitent, la reprend si les débats s'éternisent, décide du moment de passer au vote lorsqu'il considère que toutes les opinions se sont exprimées.
Le scrutateur joue le rôle d'observateur de l'assemblée générale. Il vérifie la régularité de la feuille de présence (voir modèle ci-contre) et du décompte des voix des présents, représentés et absents. Il contrôle également les résultats des votes ainsi que le contenu du procès-verbal.
Qui peut être élu président de séance d'une AG ? Un copropriétaire peut être élu pour prendre la fonction de président de séance. Mais c'est souvent le président du conseil syndical qui assure plus généralement cette fonction.
Un procès-verbal des décisions prises en assemblée générale est réalisé par le syndic de copropriété. Ce document est signé à la fin de la séance ou au plus tard dans les 8 jours par les personnes suivantes : Président de séance de l'assemblée générale. Secrétaire.
Le vote du quitus en assemblée générale signifie la reconnaissance des copropriétaires d'une gestion conforme aux obligations, avec décharge de responsabilité du syndic de copropriété en place. En somme, donner quitus à son syndic de copropriété signifie lui reconnaître une gestion conforme aux clauses du mandat.
L'assemblée générale des copropriétaires (AG) se tient généralement dans la ville où se situe l'immeuble. Les copropriétaires peuvent participer à l'assemblée générale par présence physique, visioconférence, audioconférence ou tout autre moyen de communication électronique.
En début de réunion, le secrétaire de séance est désigné par le conseil municipal (article L 2121-15 du CGCT). Il est chargé de rédiger, ou de faire rédiger sous son contrôle, le procès-verbal (PV). Ce document rédigé pendant toute la durée de la réunion, n'est encadré par aucun texte légal.
Le secrétaire de séance est désigné au début de chacune des séances du conseil municipal (Art L2121-15 CGCT). C'est au conseil municipal seul et non au maire qu'il appartient de désigner le secrétaire de séance (conseiller municipal désigné pour la durée de la séance et rédige le PV).
Les rôles du secrétaire de conseil:
Il définit le programme annuel de travail du conseil avec les comités et les directions internes de la société qui sont impliquées, organise le déroulement des séances du conseil, gère le suivi et le règlement des jetons de présence en suivant l'assiduité des administrateurs.
Tout candidat ou délégué d'un binôme peut désigner des scrutateurs, à raison d'un scrutateur par table de dépouillement. Les scrutateurs doivent être pris parmi les électeurs présents sachant lire et écrire le français. Les délégués et les assesseurs suppléants peuvent être également scrutateurs.
Le président du bureau de vote a seul la police de l'assemblée. Nulle force armée ne peut sans son autorisation être présente dans la salle ou aux alentours. Il peut faire expulser tout électeur qui troublerait ou ralentirait les opérations de vote ou de dépouillement.
Lors de l'Assemblée générale (AG), des décisions sont votées. Chaque copropriétaire a le droit de voter. Il dispose d'un nombre de voix correspondant à sa quote-part de parties communes. La loi du 10 juillet 1965 prévoit différentes règles de majorité, selon la nature et l'importance des décisions à prendre.
L'approbation des comptes s'effectue dans le cadre d'une assemblée générale ordinaire (AGO) dont l'objectif est d'informer les associés ou actionnaires de la situation financière de la société, d'approuver la gestion de la société par le dirigeant au cours de l'exercice écoulé, de valider les comptes de l'exercice clos ...
Légalement, c'est le président du conseil syndical qui détient la qualité de syndic. Au contraire, refuser de donner quitus peut être perçu comme une preuve de méfiance envers le syndic de copropriété. Il faut cependant faire attention, car le quitus n'est pas uniquement un gage de confiance.
- Lorsque la copropriété est en difficulté, le syndic doit consulter au préalable le conseil syndical avant de demander la nomination d'un administrateur provisoire (art. 62-2, D. 1967). 6/La consultation consécutive à une décision de l'assemblée générale.
Le syndic a l'obligation d'élaborer l'ordre du jour de l'AG en concertation avec le conseil syndical. Toutefois, la réglementation ne mentionne pas de sanction si la concertation n'a pas lieu. L'ordre du jour récapitule l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de cette assemblée.
Ce compte rendu d'activité du conseil syndical doit être fait par écrit et joint à la convocation de l'assemblée générale annuelle en application de l'article 11 du décret du 17 mars 1967 : Ce compte-rendu est essentiel et sa rédaction ne doit pas être négligée. Il valorise l'action du conseil syndical.
Au terme de l'alinéa 2 de l'article R. 225-23 du Code de commerce, le procès-verbal est revêtu de la signature du président de séance et d'au moins un administrateur. En cas d'empêchement du président de séance, il est signé par deux administrateurs au moins.
Est-il obligatoire d'avoir un président de conseil syndical ? La loi stipule que la nomination d'un président de conseil syndical est obligatoire si un conseil syndical est formé dans la copropriété.
tout changement du PV d'AGOA doit être paraphé par les signataires initiaux du procès verbal d'assemblée ; à la fin du procès verbal d'assemblée, doit être récapitulé l'ensemble des corrections opéré puis, être signé par les signataires initiaux.
En théorie, non, l'ordre du jour ne peut pas être modifié, il n'existe plus d'ordre du jour complémentaire. Une fois que la convocation a été envoyée, l'assemblée doit s'en tenir à ce qui a été indiqué. Les copropriétaires peuvent demander au syndic l'inscription de questions à l'ordre du jour, et ce à tout moment.