Qui peut convoquer à l'AG ? En principe, ceux qui convoquent les AG sont les dirigeants de la SAS. Les statuts peuvent cependant autoriser d'autres personnes à convoquer une AG (qu'elle soit de la forme ordinaire ou aussi pour une assemblée générale extraordinaire) : Le directeur général de la structure.
En pratique, c'est le président de la SAS qui convoque les actionnaires à une AG. Les statuts peuvent cependant autoriser d'autres personnes à convoquer une AG comme le directeur général de la structure ou un ou plusieurs actionnaires présentant une certaine quote-part du capital.
Par ailleurs, le conseil d'administration peut déléguer à son président le pouvoir de convoquer l'assemblée générale ordinaire. Toutefois, le directeur général n'est pas habilité à convoquer tout seul l'assemblée mais il peut en faire la demande auprès du président du conseil d'administration.
Le PV doit être signé et paraphé par tous les associés. Le rédacteur doit être le gérant (pour un PV d'assemblée générale de SARL) ou l'un des membres de l'organe exécutif (pour le PV d'assemblée générale de SAS). Si une autre personne tient le rôle, elle doit être expressément nommée et compétente pour la mission.
Tous les membres de l'association sont autorisés à prendre part à une assemblée générale extraordinaire. Cependant, si les statuts ou le règlement intérieur le prévoient, seuls certains membres peuvent assister à la réunion. Ces derniers sont généralement les membres du conseil d'administration.
La convocation doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l'Assemblée générale (AG) par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou électronique (LRE) avec l'accord écrit du copropriétaire.
Pour cela, il doit envoyer une convocation aux copropriétaires au moins 21 jours avant la tenue de l'assemblée générale et joindre avec elles le contrat du syndic qu'il souhaite proposer.
Comment convoquer une Assemblée générale extraordinaire ? Elle peut être convoquée par le Conseil d'administration dans les cas prévus par la loi ou les statuts ou lorsqu'un cinquième des membres en fait la demande.
Ce n'est pas le Commissaire aux Comptes qui va officiellement établir les comptes inventaire, comptes annuels, rapport de gestion ). C'est en général le Président de la SAS ou alors un groupe d'associés ou de personnes désignés dans les statuts.
L'AG est présidée par le président du conseil d'administration. En son absence, l'AG est présidée par la personne désignée dans les statuts. A défaut de clause statutaire, l'AG élit elle-même le président de séance. Dans une SARL, l'AG est présidée par le gérant.
Le plus souvent, il peut s'agir du président, du secrétaire, du bureau, du CA, voire d'une proportion de membres. En l'absence de cette mention dans vos statuts, la convocation à une assemblée générale revient généralement au président de l'association.
Pour la première consultation, les actionnaires sur la feuille de présence, les membres présents et représentés, doivent représenter au moins le cinquième des parts sociales ayant le droit de vote. Aucun quorum n'est requis pour la deuxième consultation.
Les copropriétaires doivent être convoqués officiellement à l'assemblée générale au moins 21 jours avant la date prévue. Par exception, et notamment en cas d'urgence, il est possible de déroger à ce délai légal.
La convocation peut être envoyée par courrier postal, envoi simple ou en lettre recommandée avec ou sans accusé de réception, par mail, par affichage ou dans un bulletin de liaison interne.
S'il manque à cette obligation, le conseil syndical ou 1 ou plusieurs copropriétaires (représentant au moins ¼ des voix de tous les copropriétaires) peuvent lui demander de convoquer une AG. Le règlement de copropriété peut prévoir un nombre de voix moins élevé.
La nouvelle rédaction de l' article 48 issue de la loi constitutionnelle du 23 juillet 2008 dispose que l'ordre du jour est fixé par chaque assemblée et instaure un partage de celui-ci entre le Gouvernement et le Parlement.
Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l'administrer et gérer ses finances. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires. La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans (ou 1 an dans certains cas).
La loi du 1901 n'oblige pas une association à se réunir lors d'une assemblée générale tous les ans, sauf si les statuts de l'association le prévoient. En règle générale, les statuts mentionnent que « les comptes sont approuvés annuellement » ce qui impose la convocation d'une assemblée générale annuelle.
Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).
Le délai de convocation pour une AG est de 21 jours
Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long à respecter.
Qui est concerné par le pouvoir de représentation ? En principe, tous les membres sont concernés. Il est même conseillé d'y recourir lorsqu'on doit s'absenter afin d'avoir la possibilité d'exprimer son vote. Pour cela, il est important de donner le pouvoir à une personne de confiance.
Ces assemblées sont en général organisées grâce à un bureau constitué d'un président, d'un secrétaire et d'un modérateur (éventuellement chacun de ses postes peut être assumé par plusieurs personnes).
L'assemblée générale ordinaire est convoquée à l'initiative du dirigeant. Lorsque ce dernier est inerte, le commissaire aux comptes ou encore le mandataire peuvent décider de procéder à la convocation.
quorum : un quart des parts sociales composant le capital social, majorité : deux tiers des parts sociales des associés présents ou représentés.