Créé au moment de l'embauche, le dossier personnel du salarié comporte tous les éléments liés à son identité tels que ses nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, coordonnées postales et téléphoniques, numéro de sécurité sociale et, si requis, un extrait de casier judiciaire.
Créé au moment de l'embauche, le dossier personnel du collaborateur comprend tous les éléments concernant son identité : nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance, ses coordonnées postales et téléphoniques, son numéro de sécurité sociale et, si besoin, un extrait de casier judiciaire.
Accès du salarié à son dossier.
Cet accès est par principe gratuit et peut s'exercer sur place ou par écrit. L'employeur quant à lui a un délai d'un mois pour répondre à une telle demande, délai qui peut être prolongé de deux mois compte tenu de la complexité et du nombre de demandes.
Toutefois, il est souvent indispensable à la bonne gestion des ressources humaines de votre entreprise. En effet, le dossier du personnel permet de conserver tous les documents et informations utiles relatifs aux ressources humaines et à la paie de chaque salarié de votre entreprise.
CV, lettre de motivation, diplômes, certificats de travail, • Contrat de travail, fiche de poste ou lettre d'embauche, • Relevé des heures et des absences, • Etat des congés, • Fiches de travail, • Suivi médecine du travail, • Fiches d'évaluation, • Certificat /rapport médical, • Demande d'explication, avertissement, ...
Le dossier du personnel est un document interne à l'entreprise qui rassemble toutes les données relatives à un salarié (nom, prénom, sexe, âge, coordonnées postales et téléphoniques, formations, évaluation personnelle, compétences, rémunération, recrutement…).
Toutes les informations qui pourraient faire l'objet de discrimination au sein de l'entreprise ne doivent surtout pas être mentionnées dans le dossier du salarié.
Un dossier est utilisé pour ranger/classer les fichiers afin de les retrouver plus facilement. Il peut aussi contenir des sous-dossiers qui contiendraient des fichiers. Un dossier peut ainsi se comparer à un classeur, une chemise de rangement, un album photo, un carton…
De même, il est interdit à l'employeur de demander au candidat à l'embauche, des informations relatives à la composition de sa famille. En effet, seules des informations présentant un lien avec l'appréciation de ses qualités et compétences professionnelles peuvent être recueillies.
Le droit d'accès aux données et courriels professionnels
Toute personne peut demander à un organisme la communication des données qu'il détient sur elle et en obtenir une copie. Un salarié peut ainsi demander à son employeur l'accès et la communication des données personnelles qu'il a en sa possession. …
La gestion administrative du personnel est un domaine relativement vaste. Cette fonction traite diverses problématiques, chacune indispensable à la vie de l'entreprise. Elle couvre notamment : Le respect et le suivi de la législation (code du travail, convention collective, lois et réglementations en vigueur)
« Le dossier du personnel est constitué d'un ensemble de données informatives, personnelles et professionnelles, au sujet d'un salarié de l'entreprise. »
Classez les documents par ordre chronologique, du plus récent au plus vieux, le plus récent étant dessus. Pensez à libeller chaque dossier. Choisissez enfin l'endroit où les stocker : étagère, meuble dédié,...
Illustrez : ajoutez des photos, schémas, tableaux, infographie pour illustrer votre propos et n'oubliez pas de citer vos sources ! Faire des phrases courtes et aller à l'essentiel. Si c'est autorisé, n'hésitez pas à ajouter un peu de couleur à votre dossier.
Notamment, il est interdit de tenir des informations relatives aux origines raciales, opinions politiques ou religieuses par exemple. Utiliser un outil dédié, comme celui de Factorial, pour tenir ce dossier est donc tout à la fois plus pratique pour le RH, sûr pour le salarié et évite de se mettre hors la loi.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Les documents RH et les obligations de conservation. La conservation des documents RH permet de prouver le respect des obligations de l'employeur. Leur durée de conservation varie donc selon les durées de ces obligations et la date de prescription en cas de contentieux ou de litige.
Lors de son embauche : coordonnées bancaires, contrat de travail, numéro de sécurité sociale. Au cours de son contrat : avenants au contrat, congés, arrêts maladie, déclarations sociales et fiscales, bulletins de paie, compte professionnel sur des outils informatiques (email etc.).
L'essentiel des lois, des ordonnances et des décrets en droit du travail se trouve dans le Code du travail.
Le gestionnaire du personnel gère toute l'administration des ressources humaines d'une entreprise, c'est-à-dire que c'est lui qui s'occupe des recrutements, des contrats, des fiches de paie, des dossiers des salariés et autres documents règlementaires comme les cotisations sociales par exemple.
La Gestion du Personnel se concentre sur la maintenance de tous les systèmes administratifs et de gestion du personnel, tandis que la Gestion des Ressources Humaines a une approche plus stratégique, prévoyant les besoins de l'organisation et contrôlant et ajustant en permanence tous les systèmes.
De plus, elle prend en compte les aspirations du personnel au sein de l'entreprise. En revanche, l'administration du personnel consiste en la gestion quotidienne du personnel. Elle met en exergue les différentes tâches administratives qui entrent en compte dans la gestion des ressources humaines.