✓ Décrochez votre téléphone et prenez un moment pour échanger avec votre candidat de manière constructive et transparente, c'est-à-dire en prenant le temps d'argumenter votre décision, de répondre à ses éventuelles questions et en lui expliquant les raisons de votre choix et de votre refus, en toute sincérité.
A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l'avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ». Ensuite, tout dépend de la nature de la candidature.
Vous pourriez dire quelque chose comme ceci : « Bien que vous ayez été un candidat solide, la concurrence pour ce poste était très rude. Je suis désolé de vous informer que, malheureusement, vous n'avez pas obtenu le poste. »
“Madame X / Monsieur X, Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Cependant, après une étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable.
*« Madame/Monsieur, Merci pour votre réponse rapide. Même si je suis déçu de ne pas avoir été retenu(e) pour le poste proposé, je tenais à vous remercier de m'avoir donné l'opportunité d'échanger avec vous et de rencontrer différents collaborateurs [si c'est le cas].
J'ai bien reçu votre proposition d'embauche pour le poste de XXX et vous remercie de la confiance que vous me témoignez. Après avoir longuement réfléchi, j'ai le regret de décliner votre offre car elle ne correspond pas en tout point à mon projet professionnel.
N'hésitez pas en exprimant votre refus : assume pleinement votre position, montre que ce refus est catégorique et qu'il ne peut en être autrement. Vous pouvez par exemple utiliser des mots comme « je pense que … », « je veux … », « j'ai moi aussi envie de … », ou encore « je crois que tu profites un peu de moi… ».
Madame, Monsieur, Nous vous remercions de l'attrait que vous avez manifesté pour notre société, en sollicitant un stage, dans notre service (précisez). Malheureusement, malgré tout l'intérêt que représente votre candidature, nous ne sommes pas en mesure de donner une suite favorable à votre demande.
Pour refuser poliment : Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
Pour en revenir à la réponse au refus, vous vous demandez sans doute comment commencer votre message si vous ne pouvez pas aborder la question des motifs de refus. La réponse est simple : dites tout simplement merci. Non pas merci d'avoir reçu une réponse négative, mais merci pour ce qu'il a pu vous apporter.
Dites non dès que possible. Le plus rapidement vous indiquez votre refus, le plus il sera facile pour le destinataire de le recevoir avec l'espoir de recevoir des «oui» de ses autres invités. Remerciez la personne de vous avoir invité. Si vous avez un autre engagement, mentionnez-le au début de votre conversation.
Proposez une alternative
Soit vous ne pouvez rien y faire, soit vous ne voulez pas, peu importe si vous proposez vous-même une alternative. 'Non, ce n'est pas possible mais je peux en revanche vous proposer ceci…' Posez ainsi vos limites. Vous déplacerez le problème de façon magistrale.
La parade: envoyer un mail au candidat pour l'avertir de son futur appel. Naturellement, il ne faut pas lui laisser de faux espoirs avec un message nébuleux qui laisserait croire qu'il est retenu. L'autre avantage de cette formule: cela laisse le temps au responsable du recrutement de préparer ce qu'il va dire.
Rester aimable sans se justifier
"Par exemple, en écrivant "je ne peux pas t'accorder ce jour de congé" - au lieu de "tu ne peux pas prendre ce jour de congé"- ou "je ne peux pas valider cette proposition", préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. On peut, tout de suite après, ajouter une phrase de réconfort.
Dites toujours non à une idée, jamais à une personne.
C'est la meilleure chose à faire pour qu'il se braque. A éviter donc. Plutôt que de dire "Tu n'as pas pensé à ceci", dites plutôt "je pense qu'il serait pertinent d'approfondir tel point".