A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l'avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ». Ensuite, tout dépend de la nature de la candidature.
Vous pourriez dire quelque chose comme ceci : « Bien que vous ayez été un candidat solide, la concurrence pour ce poste était très rude. Je suis désolé de vous informer que, malheureusement, vous n'avez pas obtenu le poste. »
“Madame X / Monsieur X, Nous avons bien reçu votre candidature et nous vous remercions de l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Cependant, après une étude approfondie de votre candidature, nous sommes au regret de vous informer que nous ne pouvons pas y donner une suite favorable.
*« Madame/Monsieur, Merci pour votre réponse rapide. Même si je suis déçu de ne pas avoir été retenu(e) pour le poste proposé, je tenais à vous remercier de m'avoir donné l'opportunité d'échanger avec vous et de rencontrer différents collaborateurs [si c'est le cas].
je fait suite à votre candidature pour le poste de XXX. Merci beaucoup pour l'intérêt que vous porté à notre offre, j'ai bien étudié votre profil et malheuresement, vous ne possédez par de compétences en XXX ne en XXX qui sont essentielles pour ce poste.
Bien que mon profil ne corresponde pas exactement à vos besoins actuels, je reste très intéressé par votre structure et serais ravi de pouvoir l'intégrer si d'autres opportunités se présentaient. Il me serait très utile dans ma recherche d'emploi à venir de comprendre les raisons de votre décision.
La parade: envoyer un mail au candidat pour l'avertir de son futur appel. Naturellement, il ne faut pas lui laisser de faux espoirs avec un message nébuleux qui laisserait croire qu'il est retenu. L'autre avantage de cette formule: cela laisse le temps au responsable du recrutement de préparer ce qu'il va dire.
Expliquer votre décision et argumentez si possible votre choix de refuser l'offre d'emploi : exprimer clairement votre refus et à en expliquer la raison. Ces éléments d'informations pourront également être repris à l'écrit si vous optez pour le mail de refus, plus formel.
Rester aimable sans se justifier
"Par exemple, en écrivant "je ne peux pas t'accorder ce jour de congé" - au lieu de "tu ne peux pas prendre ce jour de congé"- ou "je ne peux pas valider cette proposition", préconise Sylvie Azoulay-Bismuth. On peut, tout de suite après, ajouter une phrase de réconfort.
Pour rejeter poliment une candidature, il est important de garder une communication personnelle, que vous décidiez de le faire par téléphone ou par courriel. Ne suivez pas le même script, n'oubliez pas d'utiliser leur nom et mentionnez quelques éléments positifs dont vous avez parlé pendant l'entretien.
✓ Décrochez votre téléphone et prenez un moment pour échanger avec votre candidat de manière constructive et transparente, c'est-à-dire en prenant le temps d'argumenter votre décision, de répondre à ses éventuelles questions et en lui expliquant les raisons de votre choix et de votre refus, en toute sincérité.
Différentes raisons peuvent justifier le rejet d'une candidature ; un CV mal présenté, une lettre de motivation non convaincante, une mauvaise préparation de l'entretien d'embauche ou tout simplement, un candidat ne correspondant point aux critères demandés.
Il peut s'agir d'un manque d'expérience ou d'une compétence non acquise par le candidat. Il est important d'être honnête et d'aller droit au but. Il se peut aussi qu'un candidat soit surqualifié pour le poste proposé. Indiquez-lui si vous comptez le recontacter lorsque vous aurez besoin de ses services.
Gardez en tête quelques formules faciles pour affirmer votre refus, comme « je suis désolée mais je ne peux vraiment pas t'aider », ou « non, je ne suis pas disponible », ou encore « non, je ne veux pas ».
En pratique, lorsqu'un salarié refuse de passer d'un CDD à un CDI, son employeur va lui demander un courrier écrit formalisant ce refus. Pourquoi ? Tout simplement pour avoir la preuve de ce refus et s'en servir en cas de litige pour justifier sa décision de ne pas verser l'indemnité de précarité.
Il n'existe aucun formalisme à respecter pour informer une personne que sa candidature a été acceptée ou refusée, il est possible de le faire de vive voix, par email ou par courrier.
1 – Ta candidature n'a pas été retenue pour le poste que tu souhaitais. Et ce, pour les raisons suivantes : “……………”. Ce que j'aimerais voir avec toi, c'est comment tu peux travailler un ou deux de ces points pour postuler une autre fois avec de plus de chances de succès.
Tout d'abord, remerciez votre N+1 d'avoir pensé à vous pour cette promotion. C'est un témoignage de confiance qu'il vous faut reconnaître et apprécier. Ensuite, annoncez votre refus et expliquez-en les raisons. Veillez à être clair sur le message, tout en mettant les formes dans la façon de le présenter.
Madame, Monsieur, J'accuse réception de votre réponse positive à la demande que je vous ai soumise il y a peu de temps. Je prends acte que vous voulez bien y apporter une suite favorable et, par cette missive, je souhaite vous faire part de ma profonde reconnaissance.
Pour en revenir à la réponse au refus, vous vous demandez sans doute comment commencer votre message si vous ne pouvez pas aborder la question des motifs de refus. La réponse est simple : dites tout simplement merci. Non pas merci d'avoir reçu une réponse négative, mais merci pour ce qu'il a pu vous apporter.