Pour 6 000 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 5 CV, vous pouvez faire état d'un montant de frais réels égal à : (6 000 km x 0,339) + 1 320 = 3 354 €.
Exemple : pour 4 000 kilomètres parcourus à titre professionnel en 2021 avec un véhicule de 6 CV, le contribuable peut faire état d'un montant de frais réels égal à 2 524 € (4 000 km x 0,631) pour la déclaration de revenus faite en 2022.
Selon le barème auto 2019, pour les véhicules de 5 CV, l'on applique un barème de 0,305 pour un kilométrage compris entre 5001 et 20 000 km. Ainsi l'on fera 0,305 multiplié par 15 000 additionnés à 1188, ce qui donnera une somme de 5763 euros qui correspond à l'indemnité remboursable.
Si vous travaillez à votre compte, vous êtes libre de fixer vous-même le nombre de kilomètres à partir duquel vous souhaitez facturer vos clients. cette distance est définie en moyenne à 20 kilomètres, mais vous pouvez parfaitement la fixer à zéro kilomètre et ainsi facturer des frais kilométriques à tous vos clients.
Pour les auto-entrepreneurs, les frais de déplacement ne peuvent pas être déduis de la déclaration de revenus. Il faut donc les facturer au client en ajoutant une ligne dédiée dans la facture.
La formule de calcul est : 0,25 x nombre de km parcours aller et retour entre le domicile et le lieu de travail x nombre de jours de travail. Cette indemnité est exonérée de cotisations sociales dans la limite de 200 euros par an et par salarié.
Exemple : si votre voiture consomme 5 litres au 100 kilomètres, que le prix à la pompe est de 2€ le litre et que vous faites 140 kilomètres en covoiturage, le coût du carburant pour le trajet sera de : 5 x 140 x 2 / 100, soit 14 €.
La note de frais n'est pas imposable
La note des frais étant une dépense engagée à des fins professionnelles, elle n'est pas soumise au barème progressif de l'impôt sur le revenu du salarié.
En effet, comme le rapportent nos confrères, rouler avec un véhicule électrique coûterait en moyenne 2,90 €/ kilomètre, contre 6,30 € pour du gazole et 8,40 € pour de l'essence.
Comment est ensuite calculé le prix d'un covoiturage ? Pour les trajets uniques, ce prix total est divisé par 3 : c'est le prix recommandé, à payer par chaque passager au conducteur. Dans notre exemple précédent avec le trajet de 50 km sans autoroute, chaque passager paiera 2 euros.
Autre inconvénient, il se peut que la manière de conduire du conducteur ne plaise pas à tous. Sans adopter une conduite dangereuse, vous pouvez trouver ces accélérations un peu brusques ou une conduite trop hésitante. Privilégier toujours les personnes qui ont de l'expérience dans la conduite.
Le montant des Frais de Service pour un covoiturage est compris entre 0 et 30% (avec un minimum de 1€) de la Participation aux Frais du conducteur et est calculé en fonction de différents facteurs, notamment de la longueur et du prix du trajet.
Exemple : pour 8 000 kilomètres parcourus à titre professionnel avec un véhicule automobile d'une puissance de 6 CV, le montant des frais kilométriques s'élève à : (8 000 * 0,323) + 1 256 = 3 840 euros.
En tant que micro-entrepreneur, vous êtes soumis au régime fiscal de la micro-entreprise et vous êtes imposé sur votre chiffre d'affaires ou vos recettes bruts (c'est-à-dire encaissés) et non sur votre résultat. Vous ne pouvez donc déduire aucune charge professionnelle pour un montant réel.
Et pour calculer les frais de déplacement d'artisan avec cette méthode, il faut prendre en compte la puissance fiscale du véhicule de fonction, à multiplier par le nombre de kilomètres à parcourir entre l'entreprise et le lieu du chantier.
Une note de frais peut comprendre des dépenses comme les frais de repas, des frais engagés pour le transport en commun ou des frais d'hébergement, par exemple. Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel à des fins professionnelles, il peut aussi recevoir des indemnités kilométriques.
Une déclaration sur l'honneur consiste à rédiger une lettre expliquant le contexte, le type de frais ainsi que tous les détails utiles (nom du fournisseur, dates, lieux, etc) afin de pallier l'absence de facture.
Elles se justifient par l'exercice de l'activité et/ou l'intérêt de l'entreprise, mais attention, pour être remboursées, les sommes engagées par le salarié doivent être proportionnelles au besoin réel. Les notes de frais sont à la seule charge de l'employeur et ne peuvent venir réduire le salaire versé.