Portez quand même une attention particulière à la façon de nommer les dossiers et les documents, qu'ils soient physiques ou numériques. ... Les archives peuvent servir à...
Faire valoir ses droits lorsque nécessaire.
Prouver ses possessions.
Confirmer son état civil.
Témoigner de ses revenus et de son statut professionnel.
Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Quelle est la différence entre Classer et archiver ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Ce qu'il faut simplement faire est d'attribuer un nombre à chaque dossier en respectant l'ordre chronologique de leur arrivée. On procède alors par ordre croissant. Mais il est bon d'ajouter un libellé à chaque élément classé afin de ne pas perdre de temps lors des recherches urgentes.
Pour chaque catégorie, vous pouvez ranger les papiers par ordre chronologique, en ajoutant les plus récents au début puisque c'est ceux dont vous aurez le plus besoin. En faisant comme ça, vous pourrez aussi plus facilement déterminer les documents à jeter une fois qu'ils auront passé la date de conservation.
La première étape de l'organisation d'un classeur consiste à créer un système de classement. Ce système sera la pierre angulaire de votre classeur et sera la méthode avec laquelle vous classerez vos papiers et documents. Un système de classement peut être aussi général ou aussi détaillé que vous le souhaitez.
Comment créer un fichier et le classer dans un dossier ?
Accédez à l'endroit où vous souhaitez créer le dossier, puis cliquez sur Nouveau dossier. Tapez le nom de votre dossier, puis appuyez sur Entrée. Pour enregistrer un document dans le nouveau dossier, ouvrez-le, cliquez sur Fichier > Enregistrer sous,accédez au nouveau dossier, puis cliquez sur Enregistrer.
Quelques différences entre les 2 types d'archivage.
Un document peut avoir 2 supports différents : physique ou numérique. Les documents papier sont physiques puisqu'on peut les toucher, contrairement aux documents numériques qui sont sauvegardés et stockés sur un disque dur visible depuis un ordinateur.
Une bonne astuce pour ranger sa chambre est de créer une ambiance musicale qui donne envie et qui permet de garder le rythme. Avec les bons titres, le temps passe plus vite et tout devient un pur plaisir. C'est parti pour regagner de l'espace et se simplifier le ménage !