lorsqu'aucun syndic n'a été désigné au cours d'une AG (notamment en cas de désaccord), un ou plusieurs copropriétaires(*) peuvent saisir le président du tribunal judiciaire pour qu'il convoque une AG et nomme un syndic.
La convocation s'effectue obligatoirement par lettre recommandée, accompagnée des documents devant être obligatoirement transmis. Ainsi, pour l'assemblée annuelle, devront être envoyés les comptes annuels, du rapport de gestion, du texte des résolutions et, le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes.
La convocation à l'assemblée générale de l'association doit être composée au minimum : du nom de l'association ; de la date, de l'heure et du lieu de la réunion. Ce sont les statuts ou le règlement intérieur qui doivent déterminer le lieu des réunions.
Il s'agit du conseil d'administration, en sa qualité d'organe collégial, qui convoque l'assemblée générale ordinaire. Un administrateur seul ne peut pas convoquer tout seul l'assemblée générale ordinaire.
Chaque copropriété doit avoir un syndic pour l'administrer et gérer ses finances. Le syndic peut être un professionnel ou un non professionnel choisi parmi les copropriétaires. La durée maximale du mandat du syndic est de 3 ans (ou 1 an dans certains cas).
Faire exécuter le règlement de copropriété. Suivre le carnet d'entretien de l'immeuble et lancer les travaux si nécessaire. Administrer la résidence, établir la fiche synthétique de copropriété contenant les données financières et techniques. Organiser et faire le suivi des assemblées générales.
La convocation peut être envoyée par courrier postal, envoi simple ou en lettre recommandée avec ou sans accusé de réception, par mail, par affichage ou dans un bulletin de liaison interne.
Le syndic bénévole et le syndic coopératif sont généralement plus avantageux pour les petites copropriétés. En effet, cela permet de réduire les charges de copropriété en s'affranchissant des honoraires dus à un syndicat professionnel.
Le syndic bénévole doit être élu par l'assemblée générale des copropriétaires. Un compte bancaire séparé doit être ouvert au nom du syndicat des copropriétaires. Le syndic bénévole doit avoir un contrat d'une durée d'un an renouvelable. Une période suffisante pour évaluer ses capacités à gérer la copropriété.
Qu'est-ce qu'une petite copropriété ? Les petites copropriétés : comportent au maximum cinq lots à usage de logements, de bureaux ou de commerces (sans comptabiliser les lots annexes comme les caves ou les parkings par exemple)
Le syndic doit convoquer l'assemblée générale avant l'expiration de son mandat pour désigner le nouveau syndic. Les projets de contrat de syndic doivent être annexés à l'ordre du jour de cette assemblée générale. L'assemblée doit voter pour chaque candidature à la majorité absolue.
Les honoraires du syndic professionnel liés au forfait annuel se traduisent par un coût par copropriétaire. En moyenne, ils se situent entre 120 et 200 euros par an et par copropriétaire. Cela correspond approximativement à un peu plus de 10% du montant global des charges de la copropriété.
Selon la loi ALUR, peuvent être syndic bénévole tous les membres de la copropriété, c'est-à-dire : Tout propriétaire, personne physique, de plein droit, d'un ou plusieurs lots dans la copropriété.
La convocation doit, sauf urgence, être adressée à chaque copropriétaire au moins 21 jours avant la tenue de l'Assemblée générale (AG) par lettre recommandée avec avis de réception (LRAR) ou électronique (LRE) avec l'accord écrit du copropriétaire.
La convocation à l'assemblée générale de l'association doit être préparée et envoyée par la personne ou l'organe désigné par les statuts (voire par le règlement intérieur) : président, secrétaire, bureau, conseil d'administration, voire, plus rarement, une certaine proportion de sociétaires, par exemple le dixième ou ...
Pour vérifier le respect du délai légal de convocation de 21 jours, le mieux est de se munir d'un calendrier et de compter 21 jours à partir du lendemain de la première présentation de la lettre recommandée (ou de la signature de l'émargement – ou du récépissé remis au syndic).
Madame, Monsieur, Nous vous informons qu'à la date du (date de la réunion) aura lieu la réunion des membres du Conseil d'administration au (lieu de la réunion), se tiendra à (préciser l'heure) précises. En espérant votre présence, je vous prie d'agréer, Madame, Monsieur, l'assurance de mes salutations distinguées.
Le délai de convocation pour une AG est de 21 jours
Le règlement de copropriété peut prévoir un délai plus long à respecter.
Documents à communiquer aux associés
Les associés doivent recevoir, au moins quinze jours avant l'assemblée annuelle d'approbation des comptes, un certain nombre de documents sociaux parmi lesquels : les comptes annuels et l'inventaire; le rapport de gestion du gérant.
Notification. Les décisions d'assemblée générale doivent être notifiées par le syndic de copropriété dans un délai de 1 mois aux copropriétaires opposants ou défaillants (qui ne sont ni présents, ni représentés). Cette notification peut être faite par lettre recommandée avec accusé de réception ou par mail.
Un ou plusieurs membres du conseil syndical, habilités à cet effet par ce dernier, peuvent prendre connaissance et copie, au bureau du syndic, ou au lieu arrêté en accord avec lui, toutes pièces ou documents, correspondances ou registres se rapportant à la gestion du syndic et, d'une manière générale, à l' ...