Pour refuser poliment : Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
Faites une phrase simple : « Je suis vraiment désolé pour ce contre-temps » ou « je vous demande pardon pour mon retard ». Lors de votre arrivée à l'entretien, excusez-vous à nouveau et remerciez le recruteur de vous recevoir. N'insistez pas trop non plus une fois sur place, le but n'est pas de vous dévaloriser.
Exemple d'email à rédiger pour annuler un entretien d'embauche. Madame / Monsieur, Je tiens à vous remercier une nouvelle fois de l'intérêt porté à ma candidature pour le poste de {intitulé du poste}. Par cet e-mail, je souhaite vous informer que je ne pourrai, hélas, pas honorer notre rendez-vous du {date et heure}.
Après mûre réflexion, bien que votre entreprise m'ait séduit·e sur plusieurs aspects, j'ai le regret de décliner votre offre. Celle-ci ne correspond pas en tout point à mes aspirations professionnelles. Je vous souhaite de rapidement trouver la personne qui répondra à vos attentes.
Soyez concis, remerciez-les de l'intérêt qu'ils ont porté envers votre candidature et exposez de façon authentique et professionnelle les raisons de votre refus (ex. vous avez eu une autre offre qui concordait à votre désir de développer X compétences, le poste est plus près de chez vous, etc.).
Pour justifier un refus de candidature, il faut évoquer clairement les raisons qui ont motivé votre décision, avec tact et empathie. Personne n'aime être refusé, alors n'utilisez pas de fausses excuses par peur de froisser le candidat.
Lorsqu'un employeur décide de faire un entretien annuel d'évaluation, le salarié ne peut refuser de s'y présenter. Il ne peut pas non plus exiger la présence d'un délégué du personnel lors de l'entretien.
« J'ai pris connaissance que le poste de … allait se libérer. Monsieur X, qui se trouve être mon père est embauché chez vous et occupe le poste de …, m'a conseillé de déposer ma candidature… » « Sur recommandation de Monsieur (ou Madame) X, je me permets de vous envoyer ma candidature pour le poste de… »
La meilleure façon de bien s'excuser reste d'assumer sa responsabilité. Inutile d'adopter une posture défensive en disant: «Je ne le pensais pas» ou «c'était une blague». Des études montrent que mettre des mots sur ses sentiments peut permettre de mieux gérer l'anxiété et la dépression.
– Alors, par exemple « je vous prie de m'excuser d'avoir fait cela ». – Ou bien « je voudrais vous demander pardon de… » – « Je vous présente mes plus sincères excuses par rapport à l'incident d'hier soir ». – On peut tout simplement dire « je suis navré(e) » ou « je suis désolé(e) ».
Par la présente, je vous prie de bien vouloir excuser mon absence pour cause de maladie [ou de problèmes familiaux, de non transports...]. En effet, me sentant souffrant je suis allé consulter un médecin qui diagnostiqué un/une [préciser]. Je serai donc absent pendant [préciser] jours environ.
Réponse négative après entretien
(date de l'entretien) pour le poste de ..... (intitulé du poste). Nous sommes, toutefois, au regret de vous informer que nous ne donnerons pas suite à votre candidature. En effet, d'autres candidats présentent des caractéristiques professionnelles plus adaptées au poste à pourvoir.
Selon le cas, le refus d'un entretien professionnel est possible. Mais, il est recommandé de garder précieusement une trace écrite du refus. Ce peut être une lettre recommandée avec accusé de réception ou encore une remise contre décharge.
Une convention collective peut toutefois stipuler la nécessité de l'entretien annuel, le rendant ainsi obligatoire pour les employeurs, donc pour les salariés aussi. Le refus d'y assister peut être considéré comme une faute grave, et est un motif valide de licenciement.
Exemple : Bonjour [nom du destinataire], Je vous contacte pour vous rappeler notre rendez-vous du [date et heure]. J'ai joint toutes les informations dont vous pouvez avoir besoin avant notre rencontre dans ce mail.
Je vous prie de bien vouloir m'excuser, mais je ne pourrai pas me présenter à temps à notre rendez-vous. Un incident de personne a eu lieu sur le parcours de mon train, ne me permettant pas d'arriver à l'horaire prévu. Nous sommes actuellement bloqués sur les rails et le retard annoncé est d'au moins une heure.
J'ai passé un excellent moment lors de notre entretien et je tenais à vous remercier. Sincèrement. Merci beaucoup du temps que vous m'avez accordé et encore merci pour la qualité de nos échanges. Je reste bien sûr disponible pour toute autre question de votre part !
Merci d'avoir postulé au [titre du poste] chez [nom de l'entreprise]. Nous sommes au regret de vous informer que votre candidature n'a pas pu être retenue ; d'autres candidats présentaient un profil correspondant mieux à nos attentes. Toutefois, nous conserverons tout de même votre CV dans nos dossiers.
Merci d'avoir postulé au [POSTE] chez [ENTREPRISE]. Vos compétences ne nous conviennent pas pour le moment. Malgré votre entretien, nous avons sélectionné un autre candidat. Toutefois, nous conserverons tout de même votre CV dans nos dossiers.
Econduisez directement celui qui vous adresse sa demande, sans trop de palabres : "Non, cela ne sera malheureusement pas possible." Ensuite, taisez-vous. Dites-le gentiment mais fermement. Si l'autre personne insiste, c'est elle qui passera pour une enquiquineuse, pas vous.