A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l'avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ». Ensuite, tout dépend de la nature de la candidature.
La parade: envoyer un mail au candidat pour l'avertir de son futur appel. Naturellement, il ne faut pas lui laisser de faux espoirs avec un message nébuleux qui laisserait croire qu'il est retenu. L'autre avantage de cette formule: cela laisse le temps au responsable du recrutement de préparer ce qu'il va dire.
➢ Exemple réponse négative (candidature spontanée)
Monsieur (ou) Madame, Nous avons bien reçu votre candidature et tenons à vous remercier pour l'intérêt que vous portez à notre entreprise. Nous avons toutefois le regret de vous indiquer que nous ne recrutons pas actuellement.
Expliquer votre décision et argumentez si possible votre choix de refuser l'offre d'emploi : exprimer clairement votre refus et à en expliquer la raison. Ces éléments d'informations pourront également être repris à l'écrit si vous optez pour le mail de refus, plus formel.
A minima, privilégiez une formulation simple et respectueuse du type : « Madame, Monsieur, merci pour votre candidature, nous ne l'avons pas retenue, nous avons porté notre attention sur des candidatures qui correspondaient mieux à notre cahier des charges ». Ensuite, tout dépend de la nature de la candidature.
Madame / Monsieur, Je vous remercie une nouvelle fois de la considération que vous avez apporté à ma candidature pour le poste de [intitulé du poste]. Je vous envoie ce mail pour vous informer que je ne pourrai malheureusement pas honorer notre rendez-vous qui était prévu le [date et heure].
Vous pourriez dire quelque chose comme ceci : « Bien que vous ayez été un candidat solide, la concurrence pour ce poste était très rude. Je suis désolé de vous informer que, malheureusement, vous n'avez pas obtenu le poste. »
✓ Décrochez votre téléphone et prenez un moment pour échanger avec votre candidat de manière constructive et transparente, c'est-à-dire en prenant le temps d'argumenter votre décision, de répondre à ses éventuelles questions et en lui expliquant les raisons de votre choix et de votre refus, en toute sincérité.
Cela peut s'expliquer par un problème de cohérence de la candidature par rapport au poste. C'est souvent le premier écueil qui ressort après un entretien. La première question que pose un recruteur quand il reçoit un candidat c'est souvent : "Expliquez-moi votre parcours".
Raison #8 : vous ne vous êtes pas préparé pour l'entretien
Et puis il y a également un paramètre que les candidats oublient souvent : à ce stade de la recherche d'emploi, le recruteur n'attend qu'une seule chose, trouver le bon candidat, car le recrutement, c'est beaucoup de temps et d'énergie.
Le recruteur produit du mensonge égoïste ou altruiste.
Secondement : créer un inconfort. Le mensonge permet de fluidifier ces relations entre humains, c'est ce qu'on appelle le mensonge social. Ainsi, il ne vous rejette pas avec violence et inversement, vous ne pouvez le rejeter. Personne n'aime être rejeté.
2) Restez professionnel et à l'écoute : Montrez-vous courtois en répondant au recruteur tout en notifiant que vous comprenez et acceptez sa décision. Ne soyez pas désagréable lors de vos échanges avec le recruteur car si une opportunité vous échappe d'autres pourront faire mouche.
Pour refuser poliment : Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
Exemple d'email à rédiger pour annuler un entretien d'embauche. Madame / Monsieur, Je tiens à vous remercier une nouvelle fois de l'intérêt porté à ma candidature pour le poste de {intitulé du poste}. Par cet e-mail, je souhaite vous informer que je ne pourrai, hélas, pas honorer notre rendez-vous du {date et heure}.
Annoncez votre décision de mettre fin au contrat de vive voix, par téléphone, à la personne qui vous a offert le poste. Cela permet de bien expliquer les motifs de votre renonciation, plutôt que par écrit.
Notre conseil Cadremploi : pour augmenter vos chances d'obtenir une réponse, appelez le recruteur ou envoyez-lui un e-mail maximum deux ou trois jours après le refus, de façon à ce qu'« il se souvienne encore bien de vous et que sa réponse soit de qualité », préconise Sébastien Bompard, directeur au sein du cabinet de ...
"Nous avons bien reçu votre candidature spontanée au poste de.... (intitulé du poste) et nous vous remercions de votre intérêt pour notre société. Votre profil présente un réel intérêt, mais nous ne pouvons actuellement vous proposer un poste en relation avec vos compétences.
Il n'existe aucun formalisme à respecter pour informer une personne que sa candidature a été acceptée ou refusée, il est possible de le faire de vive voix, par email ou par courrier.
Dès que vous avez pris votre décision, appelez le journaliste comme promis pour accepter ou refuser l'entrevue. Si vous refusez de faire l'entrevue, tentez d'être aussi coopératif que possible en suggérant d'autres solutions et en expliquant pourquoi il vous est impossible d'accorder l'entrevue.