Mettez en place les bons outils Visioconférence, messagerie d'équipe, gestion de projet, agenda partagé, suite bureautique en ligne… Toutes ces fonctions sont essentielles pour la collaboration à distance. Si vous n'avez pas encore investi dans ce type de solutions, il est donc temps de le faire !
Comment mettre en place une plateforme collaborative interne ? La mise en place d'une plateforme collaborative doit être pensée en quatre temps : d'abord la réflexion sur la meilleure solution à choisir, puis la réflexion sur les usages de la plateforme collaborative, sa mise en place ensuite, et enfin son animation.
Le travail collaboratif en ligne permet de partager des fichiers sur une plateforme d'échange à laquelle tous les collaborateurs (internes et externes) ont accès. Un projet peut être rapidement mis en route sans attendre l'installation d'un logiciel, chaque membre y accède directement et y apporte sa contribution.
En 2022, Talkspirit a été désigné outil collaboratif numéro 1 par le classement de GetApp (groupe Gartner). Découvrez les avis des utilisateurs de Talkspirit.
Une plateforme collaborative est un espace de travail virtuel qui centralise des outils, applications et informations liées à la conduite de projet. Cet outil permet aux collaborateurs de partager entre eux des documents de travail (tableur, Word, agenda…).
Un outil ou logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les collaborateurs de l'entreprise et en externe avec des partenaires, des prestataires, des clients. Chacun est en mesure de modifier et d'ajouter des informations en ligne.
Comment collaborer efficacement au travail
Incitez les membres de votre équipe à faire preuve de souplesse et à tirer profit des outils à leur disposition. Préparez le terrain en définissant les attentes et les responsabilités, puis faites-leur confiance. Votre équipe fera de son mieux pour faire avancer le projet.
– Pour faire passer un partenariat auprès de sa direction, le plus simple est d'adopter une présentation simple des gains pour l'entreprise et de généraliser les gains du partenaire, plutôt que de lister les gains pour l'entreprise et mettre en face les gains du partenaire.
Google Agenda : des agendas intégrés en ligne, conçus pour le travail d'équipe. Google Forms : création facile d'enquêtes et de formulaires pour les équipes. Google Sites : créez des sites d'équipe attrayants en toute simplicité. Google Keep : restez organisé.
Les outils de communication à distance
Site, blog, forum, e-mail, wiki, réseaux sociaux, téléphone, chat, skype… Ils peuvent être synchrones (communication immédiate dans le temps) ou asynchrones (communication différée dans le temps).
Le projet collaboratif est synonyme de : Coopération fructueuse entre partenaires complémentaires. Partage d'expériences, des savoir-faires, des risques. Mutualisation des dépenses de recherche et développement.
Les outils de stockage de fichiers
Les outils collaboratifs de stockage les plus répandus sont Google Drive et Dropbox.
Le déséquilibre entre vie professionnelle et personnelle
L'inconvénient du télétravail , favorisé par l'organisation collaborative, est l'absence de frontière physique entre la vie personnelle et professionnelle.
Le travail collaboratif crée des synergies et favorise une coordination renforcée à tous les niveaux. Chacun bénéficie d'un meilleur suivi de l'avancement des projets et peut s'articuler plus efficacement avec ses collègues pour atteindre les objectifs communs.
communication, de coordination et de production.
L'outil collaboratif contribue surtout à optimiser le travail et les processus au quotidien d'un point de vue opérationnel : le fait que l'information soit centralisée, que les contenus soient mis à jour en temps réels et qu'ils soient accessibles en tout temps permet aux collaborateurs et collaboratrices de travailler ...
Google Drive
En temps réel, il devient possible de modifier un texte, de travailler dessus à plusieurs, d'ajouter des commentaires, d'avoir un historique des modifications. Traitement de texte, tableur, présentation sous forme de slides, jusqu'à 50 collaborateurs peuvent travailler sur un même document.
Mettre en place un management collaboratif efficace au sein d'une organisation passe donc par la mise en place de ces 4 notions. il est crucial que ces quatre piliers – communication, coopération, autonomie et confiance – soient intégrés dans toutes les interactions entre collègues et avec leur hiérarchie.
Selon la Harvard Business Review, les leaders collaboratifs recherchent régulièrement une diversité d'opinions et d'idées parmi leurs coéquipiers pour élaborer des stratégies et résoudre des problèmes . En conséquence, les employés sont plus engagés, se sentent en confiance et sont plus susceptibles de s’approprier leur travail.