Il existe sur le compte www.impots.gouv.fr, un modèle de bilan en version Pdf et en version remplissable. Si l'association ne possède d'autres patrimoines que le compte bancaire, la caisse et un livret de placement, une comptabilité de trésorerie sur un simple cahier est suffisante pour établir un bilan.
Pour faire votre bilan comptable rapidement, vous pouvez utiliser un tableur Excel, mais le plus simple est encore de vous procurer un logiciel de comptabilité capable de produire le bilan comptable. Faire soi-même son bilan comptable, sur Excel par exemple, nécessite des connaissances pointues en comptabilité.
Un bilan comptable est composé de deux parties : l'actif (à gauche) et le passif (à droite). Il est toujours équilibré de sorte que le total de l'actif soit égal au total du passif.
Les associations doivent, par nécessité démocratique et de bonne gestion, tenir une comptabilité. La loi du 1er juillet 1901 n'impose en la matière aucune obligation aux associations. Les statuts prévoient généralement que le trésorier rend compte de sa gestion et soumet les comptes à l'approbation de l'assemblée.
Le bilan d'une association loi 1901 est toujours composé de deux tableaux, l'actif et le passif. A l'actif, on trouve un inventaire du patrimoine de l'association ; au passif, la liste de ses ressources financières.
À l'inverse du bilan comptable, qui est une photo d'un moment T, le compte de résultat serait comparable à un film retraçant les produits et charges de votre entreprise. Il s'agit donc d'une analyse dynamique des charges et produits nécessaires pour faire fonctionner votre société.
Pour les petites associations, la comptabilité peut être tenue sur un simple cahier ou sur un tableur informatique. Il est conseillé de tenir régulièrement à jour ce cahier aussi appelé journal de recettes/dépenses et de faire un état mensuel des dépenses et des recettes.
Les comptes annuels doivent être établis à la clôture de chaque exercice au vu des enregistrements comptables et de l'inventaire. Les comptes annuels doivent être réguliers, sincères, et présenter une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entreprise.
Le bilan comptable comporte les éléments actifs (situés dans la colonne de gauche) et passifs (situés dans la colonne de droite) de l'entreprise. On y retrouve les grandes masses suivantes : les immobilisations, les créances et les dettes de l'entreprise, la trésorerie et les capitaux propres.
La présentation d'un bilan comptable est définie par des imprimés spécifiques composant la liasse fiscale. Le bilan financier est quant à lui organisé de manière à classer les comptes de tiers par échéance en fonction du degré de liquidité de l'actif et de l'exigibilité du passif.
Pour résumer, nous pourrions dire que le trésorier tient un rôle politique alors que le comptable a une fonction technique. Nous reviendrons plus loin sur cette différenciation. Ces deux fonctions peuvent être occupées par la même personne (le trésorier), mais aussi par deux personnes différentes.
Le président représente également l'association en justice. Il peut donc, sauf stipulation contraire des statuts, agir en justice au nom de l'association. C'est également lui qui ordonne et engage les dépenses. Le président est celui qui convoque l'assemblée générale, le conseil d'administration et le bureau.
Dans ce premier cas, l'association devra établir des comptes annuels composés d'un bilan, d'un compte de résultat et d'une annexe. Dans les autres cas, la comptabilité de l'association est obligatoire mais sa forme est libre : elle pourra opter pour une comptabilité de trésorerie ou une comptabilité d'engagement.
Le contrôle externe des comptes de l'association
Si un commissaire aux comptes est déjà présent, il peut endosser le rôle de contrôleur externe également. Sinon, une personne est nommée à cet effet. Si l'association est un employeur qui fait appel à des personnes salariées, elle est soumise au contrôle de l'URSSAF.
Le trésorier a un rôle clé dans l'association. En étroite collaboration avec le président, il est le garant d'une bonne gestion financière et de la bonne utilisation des fonds qui lui sont confiés au nom et pour le compte de l'association.
Nous voyons que le bilan peut se décomposer en cinq grandes catégories, deux à l'actif : l'actif immobilisé et le circulant, trois au passif : les capitaux propres, les provisions et les dettes. Le total de l'actif est toujours égal au total du passif.
De gauche à droite, vous trouverez l'actif et le passif du bilan. L'actif répertorie ce que possède l'entreprise : ses investissements (immobilisations) et ses créances envers des tiers. Le passif mentionne les dettes de l'entreprise : les créanciers et les ayants droit mobilisés pour financer son cycle d'exploitation.
Le bénéfice ou la perte de l'exercice est un compte de bilan à part entière : Le bénéfice apparaît au crédit du compte 120 « Résultat de l'exercice (bénéfice) » ; La perte apparaît au débit du compte 129 « Résultat de l'exercice (perte) ».