Le classement des documents comptables peut être fait par ordre chronologique ou par ordre alphabétique. Vous pouvez également envisager un classement selon le type des documents : documents clients, documents fournisseurs, documents relatifs à la banque, etc.
Un classement précis des pièces comptables
Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Le principe est simple, il faut que vous utilisiez 4 classeurs pour chaque exercice comptable. Chaque classeur doit contenir 12 intercalaires pour chacun des mois de l'exercice. Les classeurs sont utilisés comme ceci : le classeur 1 est utilisé pour la banque et vous stockez les relevés bancaires, CB, etc.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Qu'est-ce qu'un “bon classement” ? Un bon classement permet gain de temps et économie. A contrario, l'égarement d'un document peut coûter cher en temps de recherche et/ou avoir un coût sonnant et trébuchant pour l'obtention d'un duplicata (par exemple pour les factures Orange ou pour les documents bancaires).
Les différentes pièces comptables
Plus concrètement, ces documents justificatifs comptables sont vos factures d'achat, vos factures de vente, notes de frais, relevés de banque, bulletins de salaire, déclarations fiscales...
Quatre étapes constituent la gestion des documents d'archive de leur émission à leur destruction : Identification et authentification. Stockage. Conservation et consultation.
Les documents comptables obligatoires sont le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire.
Pour tenir sa comptabilité et produire ses comptes, l'entreprise doit obligatoirement appliquer plusieurs principes comptables : principe de prudence, principe de continuité d'exploitation, principe d'indépendance des exercices, principe d'intangibilité du bilan d'ouverture…
le résultat financier, le résultat courant, le résultat exceptionnel, le résultat net, que vous retrouvez également au passif du bilan comptable dans les capitaux propres.
Dans tous les cas, les grandes méthodes de classement sont toujours les mêmes : le classement chronologique, alphabétique et thématique, le tout soumis à différentes exigences temporelles.
Les objectifs d'un classement peuvent être de rendre compte de l'activité et des résultats scientifiques d'un établissement, d'aider les étudiants dans leur choix, d'attirer des partenaires institutionnels, ou d'accroître la visibilité de l'établissement auprès des décideurs politiques et des citoyens.
La collecte des documents est la première étape du traitement des archives. Elle consiste à identifier et à rassembler tous les documents pertinents pour l'organisation. Cela peut inclure la recherche dans des bases de données, la collecte de documents papier et la récupération de documents numériques.
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.