L'accessibilité : identifier chaque document pour les retrouver et les rendre accessibles à tous. La mise à jour : il est nécessaire de remettre à jour les documents d'archives pour assurer leur traçabilité. L'épuration : il s'agit d'éliminer les documents inutiles comme des doublons par exemple.
Toute politique d'archivage doit être murement réfléchie. La gestion des archives en conformité avec la législation et la réglementation en vigueur. La conservation durable des documents et leur consultation à tout moment. La mise en place un plan de classement en respectant le cycle de vie des documents archivés.
Cours SECRETARIAT 8- L'archivage # Classement et archivage des documents physiques et électroniques
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Quels sont les différents types d'archivage ?
Renseignez-vous sur les différents délais de conservation des documents pour une administration et une personne morale publique ou un particulier, une entreprise, une association.
Archives courantes. Les archives courantes. ...
Archives intermédiaires. Les archives intermédiaires. ...
Quelle est la différence entre le classement et l'archivage ?
- Le classement consiste à mettre en ordre des documents sur le base de critères et règles pré établis. - L'archivage consiste à conserver et stocker les documents de manière sécurisée et organisée pour un accès simple et rapide par toutes les personnes intéressées.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
L'archiviste est chargé de collecter, classer, conserver et restaurer des archives et de les communiquer au public et aux chercheurs. Ces archives proviennent des administrations, des entreprises, des associations ou parfois même de particuliers.
Quelles sont les conditions d'un archivage de qualité ?
Pour preuve, la partie 4 « Principes et niveaux d'exigences » de la norme NF Z42-013 signale en 4.1 qu' « un système d'archivage électronique doit répondre aux principes suivants : intégrité, pérennité, sécurité, traçabilité ».
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
Les documents doivent être classés selon un ensemble cohérent, mais s'ils sont en vrac, un classement méthodique ou alphabétique est conseillé. Une période importante de l'histoire comme la Première ou la Seconde Guerre Mondiale doit être regroupée.
Pour trier les fichiers dans un ordre différent, cliquez sur une des colonnes de l'en-tête du gestionnaire de fichiers. Par exemple, cliquez sur Type pour trier par type de fichier. Cliquez une nouvelle fois sur cette colonne pour inverser l'ordre.
Il est (censé) aider à organiser ses feuilles de cours et à alléger le cartable. Le principe est simple : il est composé de plusieurs onglets, un pour chaque matière. On garde sur soi le chapitre en cours, qu'on range ensuite dans des classeurs à stocker à la maison.