Le style du procès-verbal
La rédaction d'un procès-verbal exige que l'on soit capable de saisir l'essentiel d'une intervention et de le transmettre en peu de mots. Pour les discussions, on peut choisir de s'en tenir au strict minimum; en revanche, on note intégralement le contenu des propositions et des décisions.
une conclusion : précisez les décisions qui ont été prises, les nouvelles actions à réaliser, leur(s) responsable(s) et leur échéance ainsi que la date de la prochaine réunion.
Le bureau du conseil est chargé de rédiger le procès-verbal, mais cet organe est facultatif. A défaut, un secrétaire doit être désigné pour établir matériellement le procès-verbal.
Qui rédige le compte rendu ? Le travail de rédaction va être attribuer à un secrétaire de séance désigné généralement par l'organisateur de la réunion. Il pourra être un participant ou une personne extérieure présente uniquement dans ce but, sans qu'elle puisse prendre part aux débats.
Un procès-verbal de réunion est un compte rendu de réunion formel, qui fournit un résumé des discussions de la réunion et de ses résultats.
Pourquoi s'obliger à rédiger des procès verbaux ? Un procès verbal est très utile, notamment s'il peut servir de moyen de preuve (Voyez le paragraphe suivant). Dans ce cas : Il pourra prouver les résolutions adoptées, en cas de conflit interne entre membres de l'association par exemple.
En effet, cette orthographe est acceptée. C'est le cas du dictionnaire Larousse 2018 où nous pouvons lire : « COMPTE RENDU ou COMPTE-RENDU : nom masculin, Rapport fait sur un événement, une situation, un ouvrage, la séance d'une assemblée, etc. ».
Le compte rendu est un document d'une grande utilité. Il sert à la fois d'outil de communication, d'aide-mémoire et de preuve en cas de litiges entre collaborateurs de travail, par exemple. Sa fonction de média lui permet également d'être largement diffusé au sein de la vie d'entreprise.
C'est une forme de rapport complet mais succinct, moins détaillé et moins rigide que le procès-verbal, et à caractère plus informatif que juridique. Comme tout écrit administratif, il doit être rédigé avec exactitude, clarté, objectivité et concision. Il est conseillé d'utiliser le temps présent.
Un rapport livre une analyse objective sur une situation ou des faits constatés et propose des préconisations. Un compte rendu témoigne de manière neutre, mais précise de faits ou d'un évènement. Un procès-verbal doit être signé et atteste du déroulement d'un débat ou de faits dont il établit la preuve.
Pour faire une introduction, il faut amener le sujet du contenu en incluant les éléments essentiels pour informer et éveiller la curiosité du lecteur. La première étape consiste à utiliser une accroche pour capter son attention, pour ensuite poser un contexte, énoncer une problématique et aborder le plan à suivre.
Signature des comptes-rendus ou des procès-verbaux
Ces documents doivent être signés, généralement par le président de la réunion et le secrétaire.
le PV est signé par le secrétaire de séance et quelques fois émargé par les personnes présentes ; le PV rédigé doit être soumis aux participants pour approbation lors de la séance suivante avant adoption.
Les registres des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseil d'administration : Selon l'Article 2224 du Code Civil, les registres des procès-verbaux d'assemblées et/ou de conseil d'administration sont à garder pour une période de 5 ans minimum à compter du dernier procès-verbal enregistré.
Les élus du CSE, après chaque réunion, doivent retranscrire les propos tenus, soit dans le cadre d'un compte rendu CSE, soit dans le cadre du procès verbal du CSE. Le compte rendu CSE s'apparente au procès verbal lorsqu'il relate le déroulement d'une réunion du CSE mais seul le procès-verbal a une force juridique.
Le compte rendu s'apparente au procès-verbal lorsqu'il relate le déroulement d'une séance. Il se présente le plus souvent de la même manière, mais il diffère du procès-verbal par son caractère moins officiel et une moins grande rigidité dans la description des faits mis en cause.
Dans les faits, le CR sert aux absents par témoignage d'une réunion, là où un PV atteste de ces mêmes faits pour les parties présentes à ces dernières, (et sans signature des présentiels, le PV à valeur de CR.)