La façon la plus simple pour structurer la documentation d'entreprise est de l'organiser en groupes en créant un répertoire commun pour chaque département d'entreprise. Le dossier avec le nom spécifié sera créé dans la section Commun. De la même manière vous pouvez ajouter autant de dossiers que vous souhaitez.
La gestion des documents est un système ou un processus utilisé pour capturer, suivre et stocker des documents électroniques tels que des PDF, des fichiers de traitement de texte et des images numériques de contenu sur papier.
Établir une procédure… de la procédure !
La protection des documents papiers ou numériques (tant au niveau de l'accès que l'archivage) La révision, la mise à jour (si besoin) et l'approbation des nouveaux documents. La maîtrise des modifications (contrôle des versions)
de faciliter la diffusion et le partage de l'information ; de gagner en temps et productivité ; d'améliorer la collaboration (lien vers article GED et travail collaboratif) ; de réduire les coûts relatifs à l'achat de papier, d'encre, etc. ; liés à la reprographie.
Il s'agit d'un modèle pour organiser la documentation d'un système de management de la qualité (SMQ). La pyramide permet de comprendre comment les documents sont articulés entre eux. En haut de la pyramide se trouve le manuel qualité qualité qui inclut ou fait référence aux processus.
La documentation augmente le savoir collectif de tous ceux avec qui vous travaillez. Lorsque le partage d'informations devient la norme dans votre équipe, vous profitez d'une transparence accrue et d'une culture plus collaborative et stratégique.
Une base de données documentaire est une base de données qui contient de l'information sur des documents, c'est-à-dire au sujet de documents.
Mettre en place une GED permet le stockage, le classement et l'archivage des documents dans un même logiciel. Un projet de GED améliore donc la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie, ainsi que la productivité des collaborateurs de l'entreprise.
Qu'est-ce que la méthodologie de la recherche documentaire ? La recherche documentaire est un travail consistant à identifier, collecter et traiter des données informatives sur un sujet donné à travers l'étude de sources officielles ou universitaires.
Plusieurs formations (à partir de bac +2) permettent l'accès au métier de documentaliste. En effet, le métier de documentaliste peut se pratiquer dès l'obtention du BUT information-communication option « gestion de l'information et du document dans les organisations » (DUT Infocom GIDO, Niveau 5, bac +3).
En ce qui concerne le métier de documentaliste en CDI, il convient de passer le concours du Capes, dans la section documentation. Un master métiers de l'enseignement, de l'éducation et de la formation (MEEF) est nécessaire pour l'accès au Capes externe.
C'est la première mission de la documentation : rendre la connaissance accessible. Cet objectif n'est pas propre aux pionniers de la documentation. En effet, cette volonté d'accès s'inscrit dans la lignée des Lumières et notamment du projet encyclopédique.
La documentation est donc l'action de sélectionner, de classifier, d'utiliser, et de diffuser des documents. Par extension, la documentation désigne l'ensemble des renseignements et des documents : par exemple, la Documentation française.
un service qui dépouille les documents et en dégage tous les éléments utilisables en vue de la préparation de répertoires, de dossiers, d'analyses, etc. ; un service qui met la documentation à la disposition du public, par information, communication, publication, reproduction, traduction, etc. »
La codification d'un document est unique à ce dernier et est composée de deux éléments : le code d'identification et la version. document (ex. : GQ pour Gestion de la qualité); c) la troisième composante est une séquence numérique de trois chiffres qui indique le numéro du document.
L'approche processus est un outil très utilisé en gestion de projet pour mettre en place un système de management de qualité (SMQ). Elle fait partie des sept principes de la qualité et est donc utilisée en corrélation avec d'autres fondements des démarches qualité.
Ce qu'il faut savoir sur le sujet : le manuel qualité (structure de ce document), les procédures, les instructions, les spécifications et enregistrements.