Préparez votre conversation. Que ce soit par e-mail ou par téléphone, commencez par les remercier de l'opportunité qu'ils vous offrent. Dites quelque chose de positif à propos de l'entreprise, du processus de recrutement ou du poste, pour continuer à montrer votre enthousiasme pour le poste vacant.
Chère Madame/Cher Monsieur, Tout d'abord, je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré durant l'entretien. Après mûre réflexion, bien que votre entreprise m'ait séduit·e sur plusieurs aspects, j'ai le regret de décliner votre offre.
Exemples possibles : « Je suis désolé, mais j'ai déjà promis au collègue XYZ de l'aider pour ses missions. » « Je peux m'en charger, mais ce n'est pas mon domaine de compétence et j'aurais besoin auparavant d'un temps de formation. Cela serait peut-être plus rapide si collègue XYZ s'en chargeait.
Phrases pour refuser poliment par mail
Ensuite, il faut signifier clairement et poliment son refus: Cependant, il m'est impossible de… / Malheureusement, il n'est pas possible pour moi de… Je suis désolé, mais je ne peux pas accepter votre proposition… / Je ne voudrais pas vous décevoir, mais…
Dites simplement: 'Merci beaucoup. Je vérifie mon agenda et je reviens vers vous. ' Ou bien: 'Cette fête a l'air fantastique mais j'ai déjà autre chose de prévu. ' Il n'est d'ailleurs pas nécessaire d'avoir une excuse."
Ne dites pas : « Je suis désolé(e), mais je ne suis pas intéressé(e). » Mais, dites simplement : « Votre proposition de diner ensemble ne m'intéresse pas, mais je vous remercie vraiment pour l'offre. »
Pour dire non sans vexer,
L'art de dire non sans vexer passe par un principe important : ne lancez jamais un refus sans explication, et sans vous assurer que la personne en face de vous a compris vos raisons. Si vous n'avez pas suffisamment de temps pour expliquer pleinement votre décision, essayez de gagner du temps.
Donc tu commences par du positif, tu commences par remercier la personne. Pour ça, tu peux dire : « Merci d'avoir pensé à moi » ou encore « merci pour l'invitation », « j'apprécie l'invitation » ou encore « c'est gentil d'avoir pensé à moi ». Ensuite, on s'excuse pour le refus sans mentir, bien sûr.
Pour refuser poliment le projet d'un client, exprimez-lui votre reconnaissance d'avoir pensé à vous et à votre entreprise. Restez toujours poli et courtois. Faites-lui également savoir que vous ne disposez pas, pour le moment, du temps/de l'expertise/des moyens nécessaires pour pouvoir mener à bien ce projet précis.
Je vous écris pour discuter du salaire que vous avez proposé pour le poste que j'ai candidaté. Tout d'abord, je suis très intéressé par ce poste et j'apprécie l'opportunité que vous m'offrez. Cependant, j'aimerais discuter du salaire proposé. En ce qui concerne le salaire brut, je suis d'accord avec le montant proposé.
Avant d'accepter votre offre, j'aimerais discuter le salaire. J'ai examiné le salaire suggéré et, en raison de mon [nombre] ans d'expérience dans le secteur, je pense qu'un salaire de [chiffre 5 à 10% supérieur à l'offre] serait plus approprié. J'espère que vous serez d'accord.
Pour refuser poliment : Chère Madame / Cher Monsieur, Je tiens à vous remercier de l'opportunité que vous m'offrez et du temps que vous m'avez consacré, notamment durant l'entretien. Bien que votre entreprise m'ait séduit·e par son·sa XXXXX, j'ai accepté un poste ailleurs correspondant davantage à mes aspirations.
Voici un exemple de message pour dire non tout en proposant une alternative : « Merci d'avoir pensé à moi, je suis très touchée de [les raisons pour lesquelles vous appréciez que l'on vous ait contacté]. Je ne peux malheureusement pas répondre favorablement à votre proposition/demande, car [les raisons de votre refus].
Expliquez les raisons de votre réponse négative
Si vous trouvez sa requête abusive, vous pouvez simplement dire : « Je comprends ta demande, si je veux faire bien cette tâche, il me faut plus de temps et je n'ai pas envie de te présenter un travail bâclé ».
Assumer sa responsabilité pour s'excuser
On ne s'excuse pas pour faire le procès de l'autre. La meilleure façon de bien s'excuser reste d'assumer sa responsabilité. Mieux vaut reconnaître ses torts et exprimer ses remords plutôt que d'adopter une posture défensive.
Vous pouvez dire : « Je suis désolé, j'ai accepté trop vite. En fait, je dois refuser votre demande (refus après avoir dit oui).