La tenue de la caisse fonctionne selon les principes suivants : • Principe d'organisation : qui contraint toute structure à définir les tâches, les pouvoirs et les responsabilités ainsi que les circuits de cheminement de l'information, les procédures et les instructions relatives au traitement des données comptables.
Une caisse doit être tenue avec rigueur. Un simple petit écart de caisse doit trouver une explication et des mesures prises afin d'éviter que cela ne se reproduise. La tenue d'une caisse fait l'objet d'obligations légales qu'il convient de suivre au quotidien.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc.
Pour une entreprise, les opérations de caisse sont les décaissements et encaissements en espèces, par chèque et par carte bancaire réalisés au quotidien. Pour une banque, les opérations de caisse englobent les opérations effectuées par sa clientèle, dans les guichets physiques ou automatiques.
Comment utiliser votre bordereau d'expédition ? Un seul bordereau doit être collé sur votre colis, pli ou palette. Fixez-le solidement afin qu'il ne puisse pas se détacher durant l'acheminement. La meilleure pratique consiste à glisser son bordereau dans une pochette adhésive transparente collée au carton.
Le bordereau manuscrit contenant l'adresse du destinataire est généralement placé au centre du colis, tandis que l'adresse de l'expéditeur du colis, ou l'adresse de retour, est traditionnellement marquée dans la partie supérieure gauche du paquet.
Le bordereau de versement est une liste décrivant le contenu des boîtes ou articles à archiver, dossier par dossier, par référence au tableau de gestion. Il est obligatoire et doit être rédigé par le service versant en trois exemplaires.
Document dressé par un créancier, une banque ou leur mandataire, qui permet même après l'échéance, en cas de non-paiement, de recouvrer des factures.
Les documents comptables obligatoires à tenir en cours d'exercice et à conserver dans votre comptabilité sont les suivants : le livre-journal, le grand livre, et le livre d'inventaire. On peut ajouter la balance comptable, qui est facultative, mais précieuse.
Pour démarrer une petite caisse, vous devez nommer un ou deux responsables, provenant par exemple du comité des finances, et émettre un chèque à l'ordre de « renflouement de la petite caisse » d'un montant que vous voulez y garder.
Pour clôturer sa caisse, le commerçant peut procéder de deux façons : Manuellement, en éditant lui-même son X de caisse à la mi-journée puis du ticket Z (ou Z de caisse) en fin de journée. Automatiquement, via un logiciel de gestion de caisse.
Ce contrôle est effectué par un des superviseurs hiérarchiques du caissier. Un document d'inventaire de caisse doit être alors signé par le caissier et le superviseur hiérarchique. Après vérification, tout le montant doit être remis au caissier pour sa conservation dans le coffre-fort de l'association.
Un procès-verbal d'inventaire de caisse présente de façon très détaillée et chronologique le nombre d'encaisses physiques par nature pour la comptabilité générale et par destination pour la comptabilité analytique. Cela correspond à tous les flux (entrées/sorties) en espèces, chèques, effets, cartes bancaires…
Faîtes en fin de journée, un inventaire de la caisse afin de s'assurer qu'il n'y a pas d'écart entre l'inventaire théorique et l'inventaire physique. Laissez un fonds de caisse identique chaque jour et limitez le solde de caisse en réalisant des dépôts en banque régulièrement.
La caisse numérique ; La caisse alphanumérique ; La caisse moderne (dont la caisse tactile). La caisse numérique est la caisse enregistreuse la plus rudimentaire.