Cher (Monsieur, Madame), Nous avons bien pris en compte votre courrier (mail) du (date) concernant votre commande du (date), qui ne vous a pas apporté toute satisfaction. Nous vous présentons tout d'abord nos excuses pour ce désagrément et vous assurons de toute notre compréhension face à votre mécontentement.
Je vous remercie de votre courrier du [date] concernant votre réclamation. Je suis désolé/désolée pour les problèmes que vous avez rencontrés et je vous assure que nous prenons cette situation très au sérieux. Nous avons immédiatement mené une enquête et avons pris les mesures nécessaires pour corriger le problème.
Je suis sincèrement désolé de vous répondre si tardivement. Votre e-mail méritait une réponse rapide, je comprends donc parfaitement votre frustration. Comme vous l'avez demandé, j'ai [resolved original issue]. N'hésitez pas à me contacter si vous rencontrez d'autres problèmes.
Faites preuve d'empathie
Et même s'il est en tort, ne lui faites pas savoir. Privilégiez l'empathie et la considération, et montrez-lui que vous avez compris la situation. Par ailleurs, si vous êtes face au client, n'oubliez pas que le langage corporel parle pour vous.
Ne pas interrompre le client, le laisser exprimer sa colère, prendre le temps d'établir avec lui une relation individuelle et personnalisée, sont autant de techniques qui permettent à vos conseillers de déclencher l'écoute et de s'impliquer dans leur conversation avec le client.
Le client mécontent s'apaisera toujours plus rapidement face à la sincérité de son interlocuteur. Expliquez-lui honnêtement comment et pourquoi ce problème a eu lieu. Cela ne sert à rien de cacher la vérité ou de s'engager sur des promesses qui ne seront pas tenues, car le client s'en rendra compte très rapidement.
Une réponse calme et posée peut aider à apaiser la situation et à prévenir l'escalade du conflit. L'empathie joue également un rôle clé : montrer au client que vous comprenez son point de vue et que vous êtes là pour l'aider peut grandement contribuer à désamorcer la tension.
Je vous écris pour vous faire part de mon mécontentement suite à mon expérience avec notre entreprise. J'ai été déçu(e) par [problème rencontré] et je souhaite que cela soit résolu de manière satisfaisante. Je suis sûr(e) que vous comprenez ma frustration et j'espère que nous pourrons trouver une solution ensemble.
parler à la première personne, « je » : « Je suis déçu » ; clarifier votre besoin et constater le mécontentement : « Mon souhait est de me sentir épauler par mon équipe » ; exprimer les répercussions désastreuses pour vous : « En continuant comme ça, le projet ne sera pas bouclé dans les délais prévus ».
Répondez, mais restez toujours poli et sincère dans votre réponse. Essayez d'apprécier que quelqu'un prenne la peine de vous envoyer un message. Remerciez toujours ce « hater » de vous avoir écouté ou regardé. Une réponse correcte fait soudainement comprendre à certains que vous êtes une « vraie » personne.
Répondre à un avis négatif est essentiel pour la gestion de l'e-réputation et pour maintenir une bonne image de marque. En effet, avec l'avènement des réseaux sociaux, les avis et commentaires négatifs peuvent se propager rapidement, nuisant ainsi à la réputation d'un établissement ou d'une entreprise.
Restez calme, ne répondez pas et bien sûr ne l'agressez pas. Si votre interlocuteur voit que vous restez stoïque et impassible à ses critiques, il sera décontenancé et ses critiques vont s'évaporer rapidement et il restera silencieux.
Pour éviter le conflit avec un passif-agressif, abstenez-vous de jouer au même jeu que lui. Pour cela, il suffit de répondre simplement à la pique qu'il vous lance sans relever l'insulte cachée derrière le compliment. Par exemple : vous rendez un service à un ami, il vous remercie mais ne semble pas très content.
L'avis diffamatoire correspond à une allégation ou imputation faite à l'encontre d'une personne ou entreprise et portant atteinte à son honneur.
Merci d'avoir pris le temps de laisser un avis. Nous prenons bonne note de votre commentaire et de vos remarques. Je suis désolé que le [élément négatif] ait pu nuire à votre expérience. Je suis conscient que [élément] n'est pas acceptable.
Misez plutôt sur l'écoute active. Laissez le client aller au bout de son point de vue sans l'interrompre. Manifestez votre attention en ponctuant la conversation de « bien sûr », « je comprends », « tout à fait », « je saisis »... Remerciez-le d'avoir porté le problème à votre attention.
S'il est en colère, renforcez vos manifestations d'empathie. Un truc : placez-vous dans ses souliers et tentez de voir comment vous réagiriez dans la même situation. Montrez aussi que vous avez vraiment la volonté de résoudre le problème. Souvenez-vous que le client est persuadé que sa situation est unique.
Le client silencieux
Le client insatisfait et silencieux est celui qui passe le plus facilement sous les radars. En général, il n'exprime pas son insatisfaction lorsqu'il est en contact avec un conseiller clientèle. Cela est dû soit à la timidité ou à sa fidélité à une marque.