Comprendre les différents types d'archivage électronique
Pour ce faire, il existe trois principaux outils mis à la disposition des entreprises : la GED, le SAE et le coffre-fort électronique.
Document sous format numérique
Si l'original du document est numérique et vous a été transmis par courrier électronique ou mis à disposition sur un site internet, il est conseillé de le conserver sous format numérique. Exemple : Relevé de compte bancaire, facture d'énergie ou d'accès à internet, avis d'imposition.
Stockage de vos données sur un support externe, comme un disque dur externe, une clé USB, une carte mémoire … Stockage de vos données sur un support en ligne ou « cloud », qui sont des services en ligne, gratuits ou payants, à choisir en fonction de la capacité de stockage dont vous souhaitez bénéficier.
Notre conseil. Le format privilégié pour tout document numérisé est le format PDF, quelle que soit sa version. Il garantit sa pérennité et sa bonne lisibilité quels que soient les systèmes ou applications qui le recevront.
Docuware. Il s'agit sans doute de l'un des logiciels les plus efficaces dans la gestion électronique du Workflow et de documents. Doté d'une grande expertise, il assure la gestion intelligente des documents électroniques.
Il vous faudra classer vos documents bien plus régulièrement qu'un particulier. Ainsi, un archivage quotidien vous permettra de ne pas vous laisser déborder par la paperasse. Chaque dossier concernera une affaire, ou thème administratif. Vous devez ensuite, à l'intérieur de chaque dossier, décider du classement.
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Un document numérique est une forme de représentation de l'information consultable à l'écran d'un appareil électronique. L'affichage de ce type de document peut être apparenté soit au « document » même, ou soit à l'interface logicielle.
Les problèmes engendrés sont les suivants : Lenteur et dégradation du temps de réponse des solutions logicielles. Complexité pour l'utilisateur qui doit manipuler / trier ses informations au quotidien parmi un volume très important de données. Complexité et durée des maintenances logicielles.
L'approche des documents structurés est basée sur deux principes: 1) Un document numérique est un fichier texte (en format texte, e.g., ASCII), auquel on superpose des conventions additionnelles qui permettent de représenter une structure hiérarchique (en arbre).
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
Écologique et économique l'archivage électronique réduit le nombre de contraintes liées à la gestion du papier, de dossiers et documents. Il simplifie, sécurise et rend plus efficace la gestion d'informations sans altérer l'intégrité des données.
La vocation d'un Système d'Archivage Electronique (SAE) est de permettre la conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de besoin.
La numérisation est un acte, la dématérialisation un processus. La numérisation peut se cantonner à un acte simple, mais fastidieux et sans valeur ajoutée. Scanner un document papier, c'est créer des données numériques à partir d'un support physique. Quand on crée un scan à partir d'un document, on le numérise donc.
La perte, la dégradation, ou la modification (fraude) des archives est sujet à beaucoup de craintes de la part des entreprises concernant les projets de numérisation. Si le projet n'est pas réalisé par des experts, il peut faire courir un risque à l'entreprise, notamment sur les archives à valeur légale.
Il existe deux techniques principales d'acquisition de l'image, qui se déclinent sur des matériels prenant en compte les contraintes du document : numérisation par prise de vue photographique et numérisation par balayage.
Deux types de périphériques de stockage sont utilisés comme stockage secondaire sur ordinateur : les disques HDD et SSD.
Support de stockage : disque dur, la valeur sûre
Mais le disque dur peut également être qualifié d'externe: dans ce cas, il prend la forme d'un boîtier en métal ou en plastique, amovible et transportable aisément, et se relie aux pc généralement via un port USB.
Conservation des factures au format numérique
Les contribuables qui le souhaitent peuvent désormais numériser leurs factures papier dès l'envoi ou la réception de ces dernières et peuvent les conserver sous forme dématérialisée jusqu'à la fin de la période de conservation fiscale (six ans).