Dématérialiser un document, c'est le produire directement au format numérique à partir d'un système d'information. Par exemple une facture PDF est générée automatiquement par un ERP, un bulletin de paye par un SIRH (système d'information ressources humaines), un contrat client par un applicatif métier…
Comment cela se passe ? La dématérialisation doit être accompagnée d'un outil de gestion de documents. Appelé GED pour « Gestion Electronique de Documents », ce logiciel de GED facilite la gestion des flux documentaires qui circulent au sein d'une entreprise et permet donc le bon échange de l'information.
Mais, concrètement, comment dématérialiser les documents ? Cette transition implique plusieurs étapes. L'identification du périmètre du projet des documents concernés, la numérisation des documents papier et enfin la gestion des documents dans un système d'information électronique.
Définition de la dématérialisation :
Dématérialiser ses documents a pour but de transformer les documents aux formats papiers en fichier numérique via un logiciel de dématérialisation/système d'information. Par exemple, une facture PDF générée par un ERP devient donc une facture dématérialisée.
Connectez-vous à votre espace à l'aide de vos identifiants. Accédez à la rubrique "Mes échanges avec mon Pôle Emploi" puis "Envoyer un document". Suivez ensuite la procédure de transmission en ligne.
Les domaines concernés par la dématérialisation
Que ce soit pour les entreprises du secteur privé ou celles du secteur public, dématérialiser englobe de multiples aspects, notamment en ce qui concerne les services comptables, les services de ressources humaines, ou même les services d'achat et vente.
La dématérialisation améliore la qualité de vie en facilitant l'accès au télétravail dans les entreprises. Passer au numérique réduit par ailleurs les risques de perte de documents et garantit une traçabilité optimale. Travailler avec des documents numérisés vous apporte enfin un gain de place non négligeable.
Comme l'indique une haute fonctionnaire au sein du cabinet du commissaire général au développement durable, « la dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services ...
Absence de connexion internet et/ou d'équipement pour certaines personnes, absence de compte bancaire (500 000 personnes en France) et donc impossibilité de recevoir un virement bancaire par internet pour d'autres, problème de confusion entre sites publics et sites privés pour les demandes en ligne de carte grise par ...
Le format numérique correspond à l'appellation d'un document au format numérique. Un document au format numérique peut correspondre à la prise d'une photo avec un appareil numérique, la création d'un document sur un traitement de texte ou la numérisation d'un document papier, et bien plus encore !
La dématérialisation des courriers consiste à numériser, trier, indexer et distribuer les courriers le tout de manière automatique et entièrement digitale. Les bénéfices engendrés par ce processus sont conséquents pour les organisations.
La dématérialisation est le remplacement dans une entreprise ou une organisation de ses supports d'informations matériels (souvent papier) par des fichiers informatiques et des ordinateurs.
La dématérialisation des marchés publics est la possibilité de conclure des marchés par voie électronique, soit par l'utilisation de la messagerie électronique, soit par l'emploi d'une plateforme en ligne sur internet.
Les principaux outils de réponse à la dématérialisation sont la GED (Gestion Electronique de Documents) et la Case Management (Gestion des Cas) qui correspondent au traitement informatique des processus des métiers de l'entreprise et qui touchent également la relation BtoC de celle-ci.
L'un des principaux enjeux de la dématérialisation, c'est le passage des documents papier aux documents électroniques. Parce qu'ils permettent de centraliser l'information et d'en faciliter l'accès, de réduire l'empreinte écologique et de faire des économies.
Le principal inconvénient de la dématérialisation concerne surtout la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte de document numérisé et de fraude est bien réel. Par exemple, on peut citer la présence de virus, le piratage, etc.
Transformation numérique de l'action publique : les risques de la dématérialisation pour les usagers. La dématérialisation des services publics facilite l'accès aux démarches administratives pour une majorité d'usagers, mais peut aussi augmenter la fracture numérique et éloigner des citoyens de leurs services publics.
Pour faire des économies ! Le gain de productivité est le principal objectif des entreprises qui suppriment le papier. Le passage au numérique permet de gagner du temps. Vos fournisseurs auront la satisfaction de pouvoir suivre l'état de leurs factures dématérialisées et ils pourront être payés plus vite.
Lorsqu'une archive perd son support papier et devient document électronique natif, elle devient une archive dématérialisée. Il s'agit donc d'un document d'archive électronique créé sur un support informatique. Passer d'une archive papier à une archive numérique ou électronique est la finalité de la dématérialisation.
La dématérialisation croissante des services publics et des procédures administratives constituent des avantages. En effet, pour certaines personnes en situation de précarité par exemple, les démarches en ligne améliore l'accès aux droits (RSA, prime d'activité, APL, etc).
Parmi les principaux inconvénients de la GED on retrouve : Des heures de formation pour les collaborateurs. Un équipement informatique performant. Des risques de fraude et de perte des données.
Faible volumétrie de marchés à signer, Carences en termes de support informatique en interne, Signataires réfractaires à la dématérialisation, Pas d'archivage électronique nécessaire.
La dématérialisation est, en somme, un processus qui permet de numériser tous les documents d'une entreprise. La dématérialisation comptable peut donc être définie comme la numérisation de tous les documents relatifs à la comptabilité dans une entreprise.