Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Utiliser un système de gestion électronique des documents (GED) Un système de gestion électronique des documents est un outil essentiel pour archiver les factures dématérialisées. Il permet de créer une base de données centralisée où les factures peuvent être stockées, organisées et récupérées facilement.
Les entreprises peuvent ainsi conserver leurs factures sous deux formes : Un double de la facture délivrée : deux documents sont imprimés. L'original est destiné au client, le double papier est archivé par le fournisseur.
Conserver ses factures au format papier
Les factures reçues ou émises au format papier peuvent être conservées sur ce même support dans un endroit situé en France et accessible à l'administration fiscale. Cependant, les factures papiers peuvent également être numérisées pour être stockées de manière dématérialisée.
Lorsque le délai légal de conservation est passé, les documents concernés peuvent être jetés. Aussi, les factures électroniques sont des pièces justificatives des opérations menées par une entreprise. La loi exige ainsi de les conserver pendant 6 ans avant de les jeter.
Si c'est par nom, classez vos documents dans l'ordre alphabétique. Si c'est par numéro, classez-les par ordre croissant, ou décroissant, etc. Ayez toujours le même mode de fonctionnement, de façon à être le plus efficace possible lorsque vous allez rechercher un document.
Les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives (bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.) doivent être conservés pendant dix ans.
Comment archiver des documents papier
Commencez par une identification des documents fixe. Décidez si le classement est alphabétique, numérique ou thématique pour que les documents soient rapidement trouvés une fois archivés. Distinguez les différentes catégories de dossier.
Garder une pièce comptable comme justificatif des opérations
Les factures sont des pièces justificatives. Elles attestent des mouvements enregistrés dans votre comptabilité. Les entreprises sont tenues de les conserver. Elles peuvent être demandées lors d'un contrôle de l'Administration (impôts, TVA, URSSAF, etc.).
Pour l'impôt sur le revenu, vous devez conserver vos documents relatifs à votre déclaration -et bien sûr tous les justificatifs- une durée minimum de 3 ans, ce délai s'entendant 3 ans à partir de l'année qui suit l'année d'imposition.
Le Code de commerce stipule dans son article L123-22 que « les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés sur une période de dix ans ». Ces documents peuvent être utilisés pour prouver la valeur réelle d'un bien auprès d'une société d'assurance en cas de catastrophes.
Optez pour une organisation la plus simple possible
Faites simple : un classeur ou un gros trieur cartonné pour les papiers à garder à vie (fiches de salaire, contrats d'embauche…), un autre pour les papiers à conserver un certain temps seulement, avec quelques intercalaires (électricité, gaz, téléphone, impôts…).
Les dossiers administratifs peuvent être classés de plusieurs manières : par ordre alphabétique, chronologique, thématique ou catégorique. Ils doivent être régulièrement mis à jour. La meilleure méthode de classement en secrétariat reste le classement selon un numéro.
Il est fortement conseillé de garder vos relevés de compte pendant 5 ans minimum. Rien ne vous y oblige, mais en cas de problème vos relevés vous seront utiles.
Assurances : les contrats d'assurance habitation et leurs avenants avenants sont à garder 10 ans après la résiliation du contrat. Si l'assuré est impliqué dans un sinistre ayant provoqué des dommages corporels graves, les documents afférents sont à conserver à vie.
Concernant votre situation fiscale, vos déclarations de revenus, vos avis d'imposition et tous vos justificatifs ouvrant droit à un crédit/diminution/réduction d'impôts doivent être gardés au minimum 3 ans (délai classique du droit de reprise de l'administration fiscale).
L'archivage consiste à classer des documents qui n'ont plus d'intérêt immédiat pour les utilisateurs. Le classement consiste à gérer de manière structurée et organisée des documents. En d'autres termes, c'est ordonner et mettre des documents à la place qui leur a été définie.
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
Les contrats d'acquisition ou de cession de biens immobiliers ou fonciers doivent être conservés 30 ans. La promesse de vente n'a pas besoin d'être conservée plus de 10 ans, après sa signature. De son côté, le notaire conserve l'acte authentique de vente pendant 75 ans dans ses propres archives.