Doivent être conservés dans les archives de l'entreprise pendant une durée minimale de 10 années à compter de la clôture de l'exercice : Les bons de commande et bons de livraison émise ou reçus. Les factures clients/fournisseurs.
Un classement précis des pièces comptables
Elles peuvent être classées par numéro, par ordre alphabétique ou chronologique. Les documents comptables doivent aussi être rangés en fonction de leur nature (frais généraux, banque…) par ordre chronologique et alphabétique avec la pièce la plus récente au-dessus.
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans.
La méthode de classement des documents comptables
Après avoir été comptabilisé, les pièces sont classées directement dans des classeurs distincts : Factures d'achats > dans un classeur « Achat » Factures de ventes > dans un classeur « Ventes» Relevés bancaires > dans un classeur « Banque »
Les actes de naissance et de mariage du défunt ainsi que son livret de famille doivent être conservés à vie. Le testament du défunt doit aussi être gardé à vie, car il peut être nécessaire pour régler la succession. Les documents relatifs à la succession (actes notariés, inventaire du mobilier, etc.)
Je suis retraité, dois-je garder mes bulletins de salaire ou puis-je les détruire ? Il est conseillé de conserver ses bulletins de salaire. Cependant, ils ne servent qu'à rectifier votre relevé de carrière en cas d'erreur. Une fois retraité de tous vos régimes de base et complémentaires, ils n'ont donc plus d'utilité.
Il faut les conserver jusqu'à la liquidation de sa retraite
Autres documents à conserver sur le long terme : tous ceux qui sont liés à son activité professionnelle. Ces documents restent incontournables dans le calcul des droits à la retraite.
Une pièce justificative comptable est un document qui permet d'appuyer une écriture comptable, elle doit être obligatoirement datée. La pièce justificative peut être une pièce qui justifie une seule écriture comptable isolée ou un récapitulatif qui justifie un ensemble d'opérations.
Il s'agit des pièces justificatives comptables : factures d'achats, factures de ventes, brouillards de caisse, relevés de banque, journaux de paie, bordereaux de charges sociales, etc.
Il existe différentes sortes de journaux selon l'opération comptable à classer. Il est alors question de : journal des ventes. journal des achats.
Durée légale de conservation des documents comptables
Pour les exercices avant cette date, il est à garder 10 ans. Le délai de 10 ans commence à la clôture de l'exercice comptable.
Déclaration de revenus Avis d'imposition sur le revenu Justificatifs utilisés. Par exemple, justificatifs des frais réels [24] 3 ans à partir de l'année qui suit l'année d'imposition. Ce délai correspond au droit de reprise de l'administration. Exemple : déclaration 2023 à conserver jusqu'à la fin 2026.
L'archivage, c'est le stockage des pièces comptables d'entreprise en respectant les durées de conservation imposées par la loi. En effet, une fois traitées, les données sont classées selon un ordre établi, de façon à garantir leur intégrité et leur traçabilité.
Qu'est-ce que l'archivage de la comptabilité ? L'archivage de la comptabilité consiste à conserver de manière organisée et accessible les documents comptables et financiers d'une entreprise.
1) LE LIVRE-JOURNAL
Ce document comptable retrace la chronologie jour après jour des transactions réalisées par l'entreprise. Selon la nature des opérations (banque, achat, vente), elles sont retranscrites dans des journaux différents : journal des achats, journal des ventes ou journal de banque.
Pour tenir sa comptabilité et produire ses comptes, l'entreprise doit obligatoirement appliquer plusieurs principes comptables : principe de prudence, principe de continuité d'exploitation, principe d'indépendance des exercices, principe d'intangibilité du bilan d'ouverture…
Les documents comptables obligatoires sont le livre journal, le grand livre et le livre d'inventaire. La balance comptable est quant à elle facultative, mais peut également être un outil précieux pour tenir la comptabilité d'une SARL.
L'enregistrement comptable doit permettre à toutes les entreprises, quelle que soit leur forme juridique, de faire apparaître chaque transaction (abonnement, etc.) réalisée dans l'année. Cela implique un respect des règles comptables françaises, ainsi que de leurs différentes obligations.
Les factures fournisseurs sont placées dans un classeur « achats » par année et rangées dans l'ordre suivant la numérotation de leur saisie. Une autre solution consiste à les trier par ordre alphabétique, puis par numéro. Le chemin de recherche est simple : année, achats, nom, numéro de pièce.
Brouillard de Caisse et Brouillard Comptable
Dans le cadre de la gestion des espèces, un brouillard de caisse peut être utilisé pour retracer le détail des ventes quotidiennes. Ce brouillard de caisse, lorsqu'il existe encore, est un document manuscrit qui retrace le détail des ventes quotidiennes.
Certains papiers comme le livret de famille, l'acte de décès, la pièce d'identité ou encore les titres de propriété du défunt seront à conserver toute votre vie.
D'un point de vue légal, dans le domaine de l'assurance véhicule, il faut savoir que les avis d'échéance, les courriers de résiliation et le contrat liés à votre assurance véhicule doivent-être gardés pendant une durée de 2 ans à compter du jour de commencement du document.
Conserver ses bulletins de salaire à l'abri
Mais comme personne n'est à l'abri d'une inondation, d'un incendie ou d'un cambriolage, mieux vaut également les scanner et les conserver dans votre ordinateur, disque dur externe ou dans votre boîte mail, au cas où il devrait arriver quelque chose à votre ordinateur.